Chất liệu: Nhựa
Màu sắc: Nhiều màu
Xuất xứ: Việt Nam
Loại bìa gáy mỏng giữ tài liệu bằng một thanh cài luồn qua hàng lỗ, nên chiều dày gáy gần như cố định chứ không phồng ra theo lượng giấy như bìa có cơ cấu còng. Chính vì cố định nên nó là loại bìa duy nhất cho phép tính trước số hồ sơ nằm vừa trên một khoang kệ.
Vấn đề phát sinh khi mỗi đợt mua lại một kiểu gáy khác nhau. Hàng bìa trên kệ trở nên so le, nhãn ghi nội dung nằm ở những độ cao khác nhau, và người đi tìm phải dò mắt theo từng chiếc thay vì lướt một lượt dọc theo cả khoang kệ một lượt.
Chuẩn hoá gáy vì thế là quyết định của cả kho chứ không phải của riêng người mua. Khi mọi bìa cùng dày như nhau, nhãn xếp thành một hàng thẳng ngang tầm mắt, và buổi kiểm kê cuối năm rút ngắn lại đáng kể vì không ai phải kéo từng chiếc ra để đọc.
Chỗ dùng hợp lý là hồ sơ mỏng gom theo một vụ việc hoặc theo một tháng: bộ chứng từ của một đơn hàng, hồ sơ một ứng viên, biên bản của một kỳ họp. Nhóm văn phòng phẩm dùng cho kho hồ sơ theo vụ việc gần như xoay quanh loại bìa này.
Chỗ không nên dùng là tập tài liệu dày. Thanh cài chỉ giữ tờ giấy bằng lực xuyên qua lỗ chứ không có cơ cấu khoá, nên dốc ngược một tập dày là các tờ trượt tuột khỏi thanh; việc giữ tập dày thuộc về loại bìa có cơ cấu còng bấm mở được ở giữa gáy.
Cũng đừng cố nhồi thêm khi tập đã đầy tới sát mép thanh cài. Lỗ trên tờ giấy sẽ bị kéo rách thành đường dài, tờ rách rơi ra khỏi bìa và phải đục lỗ lại ở vị trí khác, mà mỗi lần đục thêm là một lần bản giấy mất đi một phần lề trắng vốn dành cho việc đóng tập.
Cùng với số lượng, nên chốt luôn cách ghi nhãn: dùng nhãn in sẵn dán vào ô gáy hay viết tay trực tiếp lên bìa. Chọn nhãn dán rời cùng khổ cho toàn kho thì mọi gáy nhìn giống nhau, và khi hồ sơ đổi tên chỉ cần bóc nhãn cũ thay nhãn mới.
Nên mua trọn một đợt đủ cho cả kho thay vì bổ sung lẻ nhiều lần trong năm. Hàng bổ sung lẻ thường lệch màu so với lô cũ và đôi khi lệch cả khoảng cách giữa hai lỗ, khiến bìa mới và bìa cũ không dùng chung được cùng một xấp tài liệu đã đục sẵn.
Lúc nhận hàng, cần đếm thanh cài kèm theo chứ không chỉ đếm số bìa. Thanh cài thiếu hoặc gãy một nhánh thì chiếc bìa đó thành vô dụng, và đây lại là chi tiết rất hay bị bỏ sót trong biên bản giao nhận vì người kiểm chỉ đếm phần vỏ bìa cho nhanh.
Xếp bìa dựng đứng khít nhau trên kệ, đủ chặt để chúng đỡ lẫn nhau nhưng không chặt tới mức phải giật mạnh mới rút ra được. Bìa nghiêng ngả trong khoang rộng sẽ cong dần theo hình chữ nêm, còn giật mạnh mỗi lần rút là nguyên nhân làm rách mép gáy.
Năm dấu hiệu nhìn thấy được cho biết nên thay chiếc bìa: thanh cài nứt hoặc gãy một nhánh; hàng lỗ trên bìa đã rách nối liền nhau; gáy cong vênh khiến bìa không đứng thẳng; mặt nhựa nứt trắng ở đường gấp; và nhãn gáy bong ra để lại vệt keo bám bụi.
Một kho hồ sơ có gáy đồng nhất giúp người mới tiếp quản tìm được đúng tập tài liệu ngay trong ngày đầu nhận việc. Kho lưu nên kê hồ sơ trên tấm pallet nhựa lót dưới kệ hồ sơ lưu trữ để tránh hơi ẩm từ nền.
| Màu sắc | Nhiều màu |
|---|---|
| Chất liệu | Nhựa |
| Xuất xứ | Việt Nam |
