Lô bìa còng nên được nghiệm thu như một lô vật tư, không nhận đếm thùng
Bìa còng thường được nhập theo thùng và nghiệm thu bằng cách đếm số thùng khớp hoá đơn. Cách làm đó bỏ qua toàn bộ phần dễ hỏng nhất của sản phẩm, vốn nằm ở cơ cấu kim loại bên trong chứ không nằm ở bề ngoài tấm bìa mà người nhận hàng nhìn thấy.
Điểm yếu của mọi chiếc bìa còng là chỗ tiếp giáp giữa hai nửa vòng kẹp và bộ lẫy giữ. Sai lệch rất nhỏ ở chỗ đó không nhìn ra khi hàng còn trong hộp, nhưng sau vài tháng đóng mở sẽ thành khe hở, và giấy bắt đầu trượt ra khỏi lỗ mỗi lần nhấc bìa lên khỏi giá.
Vì vậy với đơn hàng số lượng lớn, cách hợp lý là lấy mẫu ngẫu nhiên vài chiếc trong mỗi thùng, mở ra thao tác thử rồi mới ký nhận. Vài phút bỏ ra lúc nhận hàng tiết kiệm hàng buổi làm việc về sau, vì hồ sơ đã đưa lên giá rồi thì việc đổi bìa rất tốn công.
Loại hồ sơ nào đặt vào đây thì yên tâm và loại nào thì không
Đặt vào đây thì yên tâm với hồ sơ đã chốt số và cần đứng trên giá lâu dài: tập chứng từ theo kỳ, hồ sơ dự án đã nghiệm thu, tài liệu kỹ thuật của thiết bị, bộ quy trình nội bộ. Đây là nhóm ít bị rút ra rút vào nên cơ cấu kẹp chịu ít chu kỳ đóng mở.
Không nên đặt vào đây tài liệu quá mỏng. Vài chục tờ nằm trong một chiếc bìa gáy lớn sẽ đổ nghiêng, cong mép, và chiếm chỗ trên giá tương đương một tập dày. Trường hợp này nên dùng bìa mỏng hoặc gộp nhiều tập nhỏ cùng chủ đề lại rồi ngăn bằng tờ phân cách.
Cũng không nên đặt vào đây tài liệu có phần đính kèm cứng hoặc dày cục bộ. Chỗ dày làm tập giấy phồng lệch, nắp bìa không khép được, và toàn bộ lực dồn vào một bên cơ cấu còng. Phần đính kèm dạng đó nên tách ra hộp riêng và ghi chỉ dẫn tham chiếu qua lại.
Sáu điểm kiểm nên viết thành một tờ phiếu duy nhất
Phiếu kiểm nên gồm sáu điểm và vừa trong một mặt giấy. Một là hai nửa vòng còng khép kín không để khe hở. Hai là lẫy bấm giữ chắc khi buông tay và mở ra nhẹ nhàng. Ba là cơ cấu còng được tán chắc vào mặt bìa, không lung lay khi lắc nhẹ.
Bốn là nếp gập gáy dứt khoát, không nhăn trắng ngay từ lần gập đầu tiên. Năm là rãnh nhãn gáy đúng khổ nhãn mà đơn vị đang in sẵn. Sáu là mặt bìa không phồng rộp, không tách lớp ở góc và không có vết ố do ẩm trong quá trình vận chuyển.
Tờ phiếu này nên do người nhận hàng ký và lưu kèm phiếu nhập kho. Khi có lô lỗi, nó là căn cứ để làm việc lại với nhà cung cấp; khi không có lỗi, nó vẫn giúp bộ phận mua tích luỹ dữ liệu về độ ổn định của từng nguồn hàng qua các kỳ đặt.
Xếp lô hàng trong kho và các lỗi lộ ra sau vài tháng
Lô hàng mới nên để nguyên thùng ở khu khô ráo, không kê trực tiếp xuống nền mà đặt lên pallet nhựa kê hàng trong kho để tránh hơi ẩm bốc lên từ sàn. Không chồng quá cao vì trọng lượng dồn xuống làm móp cơ cấu còng của các thùng dưới đáy.
Các lỗi thường chỉ lộ ra sau vài tháng sử dụng: vòng còng lệch trục dần và không còn khép sát, lò xo lẫy yếu khiến còng bật ra khi nghiêng bìa, gáy nứt dọc theo đường gập, góc bìa sờn tưa do cọ vào thành giá, và nhãn gáy tuột khỏi rãnh do rãnh quá nông.
Nghiệm thu chặt ngay từ lúc nhận hàng là cách rẻ nhất để kho hồ sơ giữ được trật tự qua nhiều năm, vì không có cách nào sửa một chiếc bìa đã hỏng cơ cấu kẹp. Khi lên kế hoạch mua theo kỳ, xem thêm văn phòng phẩm nghiệm thu theo lô.
