Bút gel xoá được không hoạt động theo kiểu tẩy cơ học. Ruột bút dùng mực nhạy nhiệt: khi đầu chà xát tạo ma sát, nhiệt sinh ra làm hợp chất màu chuyển sang trạng thái trong suốt, nên mắt thấy nét biến mất trong khi lớp mực vẫn nằm nguyên trên sợi giấy.
Ngưỡng nhiệt thường được công bố cho họ mực này là khoảng 60 độ C. Điều đó nghĩa là một tờ giấy để trong ô tô đóng kín giữa trưa, một tập tài liệu đi qua máy ép plastic hay máy sấy, đều có thể tự xoá sạch nội dung mà không ai chạm vào trang giấy.
Chiều ngược lại còn ít người biết hơn: ở nhiệt độ rất thấp, khoảng dưới âm 10 độ C, nét mực có thể hiện trở lại. Một trang tưởng đã xoá sạch vẫn có khả năng lộ nội dung cũ sau khi để trong kho lạnh. Tính chất hai chiều này khiến loại mực ấy không thích hợp cho bất kỳ bản ghi nào cần ổn định.
Ghi ở đâu thì tiện, ghi ở đâu là tự tạo rủi ro
Chỗ dùng tiện nhất là sổ tay cá nhân, lịch công việc, bảng phân ca dán tường, phiếu theo dõi vận hành cho thiết bị công nghiệp phục vụ nhà xưởng và mọi bản ghi còn phải sửa nhiều lần. Sửa mà không để lại vết gạch xoá giúp trang giấy vẫn đọc được sau chục lần chỉnh.
Chỗ tuyệt đối không dùng là chữ ký, hợp đồng, biên bản, phiếu thu chi, hoá đơn, sổ kho có giá trị đối chiếu và mọi giấy tờ nộp cho cơ quan quản lý. Chính nhà sản xuất họ bút này cũng khuyến cáo không dùng cho chữ ký, bài thi và văn bản chính thức cần lưu nét lâu dài.
Rủi ro ở đây không chỉ là mất dữ liệu. Một chứng từ có thể bị xoá bằng nhiệt rồi ghi lại nội dung khác mà không để lại dấu vết tẩy sửa nào, nên bản thân việc dùng loại bút ấy cho chứng từ đã làm suy yếu giá trị chứng minh của tài liệu khi có tranh chấp.
Doanh nghiệp đưa loại bút này vào định mức thì kèm điều kiện gì
Nếu đưa vào định mức cấp phát, hãy kèm điều kiện bằng văn bản về phạm vi được dùng. Một dòng ngắn trong quy chế văn thư nội bộ, kiểu chỉ dùng cho bản nháp và sổ tay, đủ để bộ phận kiểm soát nội bộ có căn cứ khi phát hiện chứng từ ghi sai loại bút.
Nên tách kho và tách màu. Giữ nhóm bút xoá được ở một màu riêng, khác hẳn màu dùng cho chứng từ, thì người kiểm tra nhìn màu mực là biết ngay tài liệu có được ghi đúng công cụ hay không, không cần thử nhiệt hay hỏi lại người viết.
Khi đặt mua số lượng, hỏi nhà cung cấp về khả năng cấp ruột thay và về hạn dùng ghi trên bao bì. Ruột gel để lâu trong kho nóng dễ đặc lại ở phần đầu. Nếu bên bán không đưa được thông tin nào về ngưỡng nhiệt của mực, đừng tự phỏng đoán con số cho tài liệu nội bộ.
Cách giữ bút và những biểu hiện cho thấy nên loại ra
Giữ bút ở nơi mát, tránh để trong ngăn kéo áp sát máy in hoặc trên bậu cửa sổ có nắng. Nắp đậy kín giúp đầu bi không khô. Không nên để chung túi với đồ đựng nước nóng, và cũng không nên kẹp bút vào tài liệu sắp đưa qua máy ép hay máy đóng cuốn có gia nhiệt.
Biểu hiện cho thấy nên loại cây bút ra khỏi hộp dùng chung: nét ra nhạt và đứt dù ruột còn nhiều mực, đầu bi kẹt không lăn khi kéo ngang, phần đầu tẩy mòn vẹt tới sát thân, thân nứt hoặc nắp gãy khấc, và vệt mực rỉ đọng quanh đầu ngòi làm bẩn trang giấy.
Với đơn vị có bộ phận kế toán và văn thư, giá trị lớn nhất của mặt hàng này nằm ở chỗ dùng đúng vùng: rất tiện cho bản nháp, rất nguy cho chứng từ. Khi lập danh mục mua, nên xem trong kho văn phòng phẩm phục vụ chứng từ để chọn thêm nhóm bút ghi bền nét.
