Điểm khác biệt lớn nhất của con dấu khắc sẵn nằm ở chỗ nội dung của nó là một bản khắc cứng. Chữ đã khắc thì không sửa được: đổi người phụ trách, đổi chức danh hay đổi một chữ trong tên đều buộc phải khắc lại thân dấu mới, còn thân cũ phải thu hồi chứ không để lẫn trong ngăn bàn.
Phần mực nằm trong khay rời phía sau thân dấu chứ không thấm sẵn trong lòng dấu. Khi nét nhạt, người dùng nhỏ mực vào khay theo từng giọt rồi chờ khay ngấm đều, sau đó đóng thử vài lượt lên giấy nháp cho tới khi nét ra đủ rõ mới đóng lên phiếu thật. Khay ngấm chưa đều thì nửa dòng chữ đậm, nửa còn lại gần như không đọc được.
Nghị định 30 năm 2020 về công tác văn thư quy định văn bản hành chính trình bày bằng chữ màu đen. Nét dấu màu đỏ vì thế nằm tách hẳn khỏi phần nội dung in sẵn, người soát hồ sơ nhìn một lượt là thấy ngay chỗ nào do người lập đóng thêm vào sau khi in.
Đóng lên phiếu nội bộ lặp lại, không đóng thay chữ ký
Chỗ dùng đúng là những dòng phải viết đi viết lại nhiều lần trong ngày: ô người lập ở phiếu xuất kho, sổ giao nhận hàng, phiếu bàn giao ca và bìa tập tài liệu nội bộ. Đây là nhóm vật tư văn phòng phẩm phục vụ thao tác ghi lặp mỗi ngày tại bộ phận kho.
Việc con dấu này không làm được là thay cho chữ ký. Bản khắc nằm trong tay ai thì người đó đóng được, nét ra giống hệt nhau ở mọi lần đóng, nên nó không chứng minh được ai là người thực hiện. Ô chữ ký trên chứng từ vẫn phải do chính người có trách nhiệm ký tay, và phần ghi tay đó mới là chỗ người kiểm tra hồ sơ căn cứ vào.
Cũng không nên đóng lên màng nhựa bóng, băng dán trong hay bề mặt phủ sáp. Mực dấu cần một lớp giấy hút được nước mới bám; trên bề mặt không thấm, nét nằm lại thành giọt, khô rất lâu rồi bị quệt nhoè ngay khi có người chạm tay vào.
Duyệt bản mẫu chữ trước khi cả lô được khắc
Khi đặt số lượng cho nhiều bộ phận, việc phải làm trước tiên là duyệt bản mẫu chữ trên giấy. Sai một dấu thanh trong tên riêng hay thiếu một chữ trong chức danh sẽ được nhân bản y hệt lên toàn bộ số thân dấu, và lỗi đó chỉ lộ ra khi phiếu đầu tiên chạy tới phòng kế toán.
Với lô nhiều con dấu giống nhau về hình thức, nên đánh số hiệu lên thân từng con rồi ghi vào một danh sách kèm tên người giữ. Khi có phiếu bị đóng nhầm, danh sách đó cho biết thân dấu nào đang ở bộ phận nào mà không phải đi hỏi vòng quanh.
Mực bù nên đặt cùng đợt và cùng loại với thân dấu. Trộn hai loại mực khác gốc vào chung một khay làm nét bệt, lâu khô và ăn loang ra mép chữ; khay đã bị trộn lẫn thì phải thay chứ rửa lại rất khó sạch hoàn toàn. Nên ghi mã mực đang dùng ngay lên mặt dưới hộp đựng dấu.
Mất chân chữ và viền bệt là lúc nên thay thân dấu
Cất dấu ở tư thế nằm, mặt khắc úp xuống khay và luôn đóng nắp bảo vệ. Để dấu dựng đứng lâu ngày, mực dồn về một phía làm nét đậm nhạt lệch hẳn giữa hai đầu dòng chữ; để hở nắp thì mặt cao su khô lại và bám đầy bụi giấy.
Năm dấu hiệu nhìn thấy được báo đã tới lúc thay: chân chữ mất nét dù khay vừa được nhỏ mực; viền khung bệt lại thành vệt liền; mặt cao su nứt chân chim khi soi nghiêng; thân dấu ấn xuống không bật lên hết; nét in lệch hẳn một bên dù đã đặt vuông góc.
Một thân dấu tên đúng quy ước nội bộ rút ngắn thao tác ghi lặp của bộ phận kho và kế toán mỗi ngày, đồng thời giữ cho ô chữ ký thật sự là chữ ký. Doanh nghiệp đặt kèm trang phục công sở cấp cho khối hành chính để gom về một lần giao nhận.
Thêm thông tin
Thêm thông tin
Màu sắc
Nhiều màu
Chất liệu
Nhựa
Xuất xứ
Việt Nam
Viết nhận xét của riêng bạn
Vui lòng đăng nhập trước để thêm sản phẩm vào danh sách yêu thích
