Giấy in dùng hằng ngày và giấy đạt yêu cầu bền lâu là hai dòng riêng
Con số 70 trên vỏ ram là định lượng, tức khối lượng của một mét vuông giấy tính bằng gam. Phép xác định định lượng nằm trong ISO 536, còn cách viết tắt gsm chỉ là quy ước của thị trường chứ không phải ký hiệu của tiêu chuẩn đó. Đây là chỉ tiêu về khối lượng, không nói gì về tuổi thọ tờ giấy.
Tuổi thọ được xét ở một bộ tiêu chuẩn khác. ISO 9706 đặt yêu cầu cho giấy bền lâu gồm kiềm dự trữ tối thiểu tương đương 0,4 mol axit trên một kilôgam giấy, tức ít nhất hai phần trăm canxi cacbonat hoặc chất tương đương, chỉ số kappa nhỏ hơn 5,0 và pH dịch chiết nước lạnh trong khoảng 7,5 tới 10,0.
Lý do phải có lớp kiềm dự trữ khá dễ hình dung: bản thân tờ giấy sinh axit dần theo năm tháng, lại còn hấp thụ thêm axit từ không khí, chẳng hạn khí lưu huỳnh đioxit. Phần cacbonat dư nằm sẵn trong tờ giấy đóng vai trò trung hoà, giữ cho giấy không giòn và không ngả vàng sớm.
Hợp với bản luân chuyển, không hợp với hồ sơ giữ vài chục năm
Chỗ dùng đúng của dòng giấy in phổ thông là các bản có vòng đời ngắn: bản trình ký, bản sao gửi nội bộ, bản nháp họp, phiếu in hằng ngày từ phần mềm. Đây là nhóm vật tư văn phòng phẩm tiêu hao theo sản lượng in mà kho phải đặt bù đều đặn.
Chỗ không nên dùng là hồ sơ phải giữ nhiều năm. Luật Lưu trữ năm 2024 tính thời hạn lưu trữ bằng năm kể từ năm công việc kết thúc, với mức tối thiểu hai năm và mức tối đa bảy mươi năm, chưa kể nhóm tài liệu bảo quản vĩnh viễn. Hồ sơ nằm ở nhóm giữ lâu cần dòng giấy có công bố về tính bền lâu.
Cũng không nên suy tuổi thọ từ vẻ trắng của tờ giấy. Độ trắng cao có thể đến từ chất tăng trắng quang học phủ trong quá trình sản xuất, và chất đó không làm thay đổi lượng kiềm dự trữ hay chỉ số kappa của giấy. Trắng hơn không đồng nghĩa giữ được lâu hơn.
Đặt theo thùng nguyên và ghi số lô ngay lúc nhập kho
Với khối lượng in lớn, nên đặt theo thùng nguyên thay vì gom nhiều ram lẻ từ nhiều đợt. Thùng nguyên có cùng số lô, nghĩa là cùng một mẻ sản xuất, nên độ dày và độ nhám giữa các ram bằng nhau; máy in không phải chỉnh lại lực kéo giấy giữa chừng.
Khi so hai báo giá, cần quy tất cả về đơn giá cho một tờ ở cùng khổ và cùng định lượng. Đây là chỗ hai nhà cung cấp hay lệch nhau vì một bên báo theo ram, một bên báo theo thùng, và số ram trong mỗi thùng không phải lúc nào cũng như nhau.
Ghi số lô đọc được trên vỏ thùng vào phiếu nhập là việc chiếm chừng ít hơn một phút nhưng rất đáng làm. Khi máy in kẹt giấy hàng loạt, số lô cho biết vấn đề nằm ở một mẻ hàng cụ thể hay ở chính chiếc máy, và nhà cung cấp có căn cứ để đối chiếu.
Viền mép nâu và góc tờ gãy khi gập là lúc ngừng dùng cho bản chính
Ram giấy nên nằm ngang trong kho tối, tránh để một cạnh thùng hứng nắng chiếu qua cửa sổ suốt buổi chiều. Vệt nắng đó làm mép ram ngả màu trước phần lõi, và chồng thùng quá cao thì các tờ dưới cùng bị nén thành nếp không phẳng lại được.
Năm dấu hiệu nhìn thấy được cho biết ram giấy chỉ nên dùng cho bản nháp: mép ram xuất hiện viền nâu rõ rệt; góc tờ gãy khi gập nhẹ thay vì chỉ hằn nếp; tờ cong vênh không nằm phẳng trên mặt bàn; mặt giấy có vệt lốm đốm do ẩm; bụi giấy rơi ra thành lớp mỗi lần rút tờ.
Chọn đúng dòng giấy cho đúng vòng đời tài liệu giúp doanh nghiệp không tốn tiền in lại các hồ sơ đã ngả màu trước hạn lưu. Phần giấy loại thải ra nên gom riêng tại điểm phân loại rác đặt trong khu văn phòng để bán lại theo lô sạch.
