Chín mươi sáu trang không phải chín mươi sáu tờ, và độ trắng cũng có hai cách đo
Số ghi ngoài bìa là số trang, tức số mặt giấy, nên một quyển chín mươi sáu trang chỉ gồm bốn mươi tám tờ. Đây là chỗ hai nhà cung cấp báo giá theo hai cách và bảng so sánh của bộ phận mua lệch hẳn đi mà không ai nhận ra cho tới lúc hàng về kho.
Chỉ số thứ hai in trên bìa là định lượng giấy, được xác định theo ISO 536 và tính bằng gam trên mét vuông. Giấy nhẹ thì quyển mỏng và nhẹ tay, nhưng nét bút dễ hiện sang mặt sau; giấy nặng hơn thì ngược lại. Không có mức nào đúng cho mọi mục đích, chỉ có mức hợp với cách dùng.
Riêng độ trắng thì có tới hai cách đo khác nhau và người bán hay gộp làm một. Độ trắng theo ISO 2470 đo phản xạ ánh sáng xanh ở bước sóng 457 nanomet, còn độ trắng CIE theo ISO 11475 tính trên toàn dải nhìn thấy và chịu ảnh hưởng của chất tăng trắng quang học có trong giấy.
Quyển tập này phục vụ tốt việc nào, đừng bắt nó gánh việc nào
Quyển tập kẻ ô ly phục vụ rất tốt việc ghi chép trong lớp đào tạo, ghi thông số theo dõi trong ca, chép bài giảng an toàn lao động và ghi biên bản họp nhóm. Dòng kẻ ô giúp chữ và số thẳng hàng, điều có ích khi nội dung ghi là bảng số liệu chứ không phải văn xuôi.
Đừng bắt quyển tập gánh vai trò sổ gốc có giá trị đối chiếu. Giấy đóng bằng ghim kẹp lưng cho phép xé tờ ra mà không để lại dấu vết rõ ràng, nên nó không đáp ứng yêu cầu về tính toàn vẹn của một sổ ghi bắt buộc. Việc ấy thuộc về sổ đóng gáy có đánh số trang liên tục.
Cũng đừng dùng nó làm nơi lưu kết quả kiểm tra chất lượng hay số liệu đo phải giữ nhiều năm. Giấy định lượng thấp ngả vàng và giòn nhanh hơn giấy văn phòng thông thường, và mực viết trên nền giấy đó cũng phai sớm hơn khi để trong kho không có điều hoà.
Mua cho lớp đào tạo hoặc cho tổ sản xuất thì tính theo buổi học
Cách tính lượng đặt sát thực tế nhất là quy về số buổi học hoặc số ca ghi chép. Ước lượng số tờ dùng mỗi buổi, nhân với số buổi trong kỳ, chia cho số tờ mỗi quyển rồi cộng phần dự phòng. Cách này chính xác hơn nhiều so với việc phát cho mỗi người một quyển theo đầu danh sách.
Nên chốt một quy cách duy nhất cho cả kỳ đào tạo. Trộn nhiều loại kẻ dòng và nhiều khổ khiến việc thu bài, chấm và lưu hồ sơ học viên trở nên lộn xộn, nhất là khi bộ phận nhân sự phải lưu lại bản ghi của từng người để chứng minh đã tổ chức đào tạo.
Với các khoá học nghề có phần thực hành, nên dự trù cùng lúc phần trang phục cho học viên, chẳng hạn rà lại đồng phục học viên và tạp vụ trước khi khai giảng. Gộp một lần mua giúp bộ phận hành chính không phải làm nhiều đợt thủ tục.
Cất tập không bị quăn và biết lúc nên thay quyển mới
Tập nên cất nằm phẳng trong hộp hoặc trên kệ có vách chắn, không dựng nghiêng lâu vì bìa mỏng sẽ cong theo. Kho cần thoáng, tránh nắng và tránh nền ẩm. Giấy nói chung ổn định nhất ở khoảng 20 tới 25 độ C với độ ẩm tương đối 40 tới 60 phần trăm.
Dấu hiệu cho thấy nên thay quyển mới: mép giấy ngả vàng rõ so với phần giữa, các tờ quăn sóng không nằm phẳng, ghim kẹp lưng gỉ để lại vệt nâu trên giấy, gáy bung khiến tờ rời ra khỏi quyển, và mặt giấy có vết ố loang do ẩm làm mực nhoè khi viết lên.
Với đơn vị tổ chức đào tạo thường xuyên, chọn đúng quy cách và mua đủ một lần cho cả kỳ giúp lớp học không phải dừng giữa chừng vì thiếu vật tư. Xem thêm văn phòng phẩm cấp cho lớp học nghề khi dự trù cho khoá tới.
