Màu Sắc: Xanh, Đen, Đỏ
Trọng Lượng: 10g
Xuất Xứ: Việt Nam
Trong mọi kho vật tư văn phòng, bút viết là mặt hàng có đơn giá thấp nhất và tần suất hết hàng cao nhất. Nghịch lý ấy đến từ chỗ không ai coi nó là việc đáng lập kế hoạch, nên nó được mua theo trí nhớ và luôn phát hiện thiếu vào lúc bận nhất trong tháng.
Chi phí thật của việc hết bút không nằm ở giá cây bút. Nó nằm ở người phải rời bàn đi tìm, ở phiếu mua gấp phải làm ngoài kỳ, và ở việc một chứng từ nằm chờ vì chưa ai ký được. Cộng lại, những khoản đó lớn hơn nhiều lần khoản tiết kiệm nhờ mua ít một.
Vì thế cách tiếp cận đúng với mặt hàng này không phải chọn cho kỹ từng cây, mà là dựng một quy tắc bổ sung đơn giản rồi để nó tự chạy. Khi quy tắc đã có, việc mua bút không còn chiếm thời gian của ai nữa và cũng không còn xuất hiện trong danh sách việc gấp.
Nhịp tiêu hao chênh nhau rất lớn giữa các vị trí. Bàn tiếp nhận hồ sơ, thủ kho ghi thẻ, kế toán thanh toán và tổ trưởng ghi sổ ca là nhóm dùng liên tục. Nhóm kỹ thuật, thiết kế hay bảo trì phần lớn làm việc trên màn hình và có thể vài tháng mới cần thay cây mới.
Vì vậy phát đồng loạt cho mọi người vào đầu quý gần như luôn sai. Nhóm dùng nhiều vẫn thiếu giữa kỳ, còn nhóm dùng ít tích lại một ngăn bàn đầy bút chưa mở nắp. Cách sát hơn là chia hai ba mức cấp phát theo tính chất công việc rồi theo dõi mức tiêu hao thực tế.
Với các bộ phận có tiếp xúc khách hàng, có thể gộp đợt cấp phát vật tư cùng đợt phát trang phục, chẳng hạn khi rà lại áo thun đồng phục cấp phát theo đợt cho cả năm. Gộp như vậy giúp mỗi người chỉ ký nhận một lần.
Tồn an toàn nên quy ra số ngày dùng thay vì số cây. Lấy lượng tiêu hao trung bình mỗi ngày, nhân với thời gian từ lúc đặt tới lúc hàng về, cộng thêm một khoảng dự phòng. Con số ra chính là ngưỡng phải đặt hàng, và nó không phụ thuộc cảm giác nhìn thùng còn đầy hay vơi.
Đặt ngưỡng đó thành một dòng trên bảng theo dõi kho là đủ. Khi lượng còn lại chạm ngưỡng, người giữ kho lập phiếu mà không cần xin ý kiến. Cách này loại bỏ hoàn toàn tình huống phải mua gấp với giá cao chỉ vì không ai để ý thùng vật tư đã cạn.
Nên tránh gom quá nhiều chỉ vì được chiết khấu. Bút để lâu trong kho nóng bị khô đầu bi, và số cây phải bỏ đi có thể vượt phần lợi từ chiết khấu. Mua đủ cho một tới hai chu kỳ tiêu hao là mức cân bằng hợp lý với đa số doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Kho nên xuất theo nguyên tắc nhập trước dùng trước, ghi ngày nhập lên thùng và xếp lô cũ ra phía ngoài. Thùng cất ở nơi khô mát, tránh nắng chiếu và tránh kê sát tường nóng. Không mở hết các hộp cùng lúc, vì hộp đã mở thì bút bay hơi mực nhanh hơn hộp còn nguyên bao.
Cây bút nên bỏ khi thấy: đầu bi kẹt phải viết lòng vòng mới ra nét, nét đứt quãng trên giấy phẳng, mực đọng cục ở đầu bi rồi lem xuống trang, ruột mực tách lớp nhìn thấy qua vỏ, và thân bút nứt làm ngòi lệch không giữ đúng góc viết.
Quản trị tốt một mặt hàng nhỏ như thế này giúp cả guồng chứng từ không bị vướng, và đó là lợi ích lớn hơn nhiều so với chênh lệch đơn giá. Khi lập bảng định mức cho năm, xem thêm văn phòng phẩm tính theo định mức đầu người.
| Màu sắc | Nhiều màu |
|---|---|
| Chất liệu | Nhựa dẻo |
| Xuất xứ | Việt Nam |
