Con số ghi trên hộp ghim là quy ước kỹ thuật, không phải tên thương mại
Ghim bấm được ký hiệu theo dạng hai số ngăn bởi dấu gạch chéo, ví dụ hai bốn trên sáu hoặc hai sáu trên sáu. Số đầu chỉ cỡ dây kim loại, số càng lớn thì sợi dây càng mảnh; số sau chỉ chiều dài chân ghim tính bằng milimet. Đây là quy ước kỹ thuật, không phải tên gọi do hãng đặt.
Bên cạnh hệ hai số ấy còn một quy ước riêng là ghim số 10, được dùng phổ biến cho các máy bấm cỡ nhỏ. Ghim số 10 mảnh và ngắn hơn nhóm ghim văn phòng thông thường, nên nó chỉ ăn được tập giấy mỏng và không thay thế được cho các cỡ lớn hơn.
Nắm quy ước này giải quyết được lỗi mua hàng phổ biến nhất ở khối văn phòng: mua máy một cỡ rồi mua ghim một cỡ khác. Ghim quá dày làm kẹt cứng đầu bấm, ghim quá dài thì chân không gập gọn và đâm ra ngoài mép giấy, cả hai đều làm hỏng máy chứ không chỉ hỏng mối ghim.
Máy cỡ này đóng được tới đâu và khi nào phải nhường việc
Máy dùng ghim số 10 hợp với tập vài tờ: phiếu thu, hoá đơn kèm bảng kê ngắn, phiếu khảo sát, tờ rời trong sổ tay. Ưu điểm là nhỏ gọn, để trong ngăn kéo hoặc mang theo người, và lực bấm nhẹ nên người dùng thao tác liên tục không mỏi tay.
Khi tập giấy dày lên, việc phải nhường cho máy dùng ghim cỡ lớn hơn. Nhóm ghim văn phòng phổ thông cho biên độ rộng hơn nhiều: loại dây mảnh hơn giữ được khoảng hai chục tờ, còn loại dây chắc hơn xử lý được tới khoảng ba chục tờ giấy thường theo mô tả của các nhà cung cấp.
Đừng cố ép máy nhỏ đóng tập dày bằng cách nhấn mạnh hai tay. Chân ghim không xuyên hết sẽ gập ngược ở giữa, tập giấy bị xé rách quanh vết bấm, và bộ phận đe của máy cong đi vĩnh viễn. Sau lần đó máy sẽ kẹt cả với tập mỏng mà nó vốn xử lý tốt.
Đặt máy và ghim cùng lúc để kho không sinh vật tư chết
Khi lập đơn, hãy ghi cỡ ghim ngay cạnh tên máy trong cùng một dòng. Nhiều kho có máy nằm im vì hết đúng cỡ ghim trong khi tủ vật tư còn cả chồng hộp ghim cỡ khác. Ghi chung một dòng biến chuyện tương thích thành thứ không thể quên khi đặt hàng.
Tỉ lệ đặt nên dựa trên số lần bấm thực tế chứ không chia đều theo đầu máy. Bàn tiếp nhận chứng từ có thể tiêu hết một hộp ghim mỗi tuần trong khi máy ở phòng kỹ thuật dùng cả quý chưa hết. Thống kê một tháng là đủ để chia đúng tỉ lệ cho các lần sau.
Nên chuẩn hoá còn một hoặc hai cỡ ghim cho toàn đơn vị, rồi thanh lý dần các máy lẻ cỡ. Việc gom cỡ này giống cách các tổ kỹ thuật gom đầu vặn cho bộ dụng cụ cầm tay cho tổ bảo trì, và nó cắt hẳn nhóm vật tư mua về rồi không ai dùng.
Giữ máy chạy êm và nhận ra lúc phải thay
Máy nên để nơi khô, tránh ẩm vì lò xo và đe bằng kim loại rất dễ gỉ. Nạp ghim đúng chiều và đẩy hết vào rãnh trước khi đóng nắp. Không tra dầu tuỳ tiện vào khe bấm, vì dầu giữ bụi giấy lại thành lớp bết khiến máy kẹt nhiều hơn trước khi tra.
Dấu hiệu nhìn thấy được cho biết nên thay máy: đầu bấm không nhả hết chân ghim nên mối ghim hở, đe gập bị lõm hoặc lệch rãnh, lò xo đẩy yếu làm ghim tụt lại giữa rãnh, thân máy nứt ở khớp bản lề, và mối ghim ra thường xuyên bị vênh dù đã dùng đúng cỡ.
Đây là món hàng nhỏ nhưng nằm đúng điểm nghẽn của luồng chứng từ, nên chọn đúng cỡ và đặt bù đều đặn có ích hơn nhiều so với việc chọn hàng rẻ. Xem thêm văn phòng phẩm và vật tư tiêu hao theo tháng khi lên kế hoạch mua.
