Có một dòng tiêu chuẩn riêng cho bút dùng vào tài liệu làm bằng chứng
Bút bi không phải nhóm hàng vô danh về tiêu chuẩn. Bộ ISO 12757 chia làm hai phần: phần một dành cho bút bi dùng thông thường, phần hai dành riêng cho bút bi dùng cho tài liệu, thường được ký hiệu bằng ba chữ cái DOC ngay trên thân bút hoặc trên bao bì.
Phần thứ hai đặt ra yêu cầu chất lượng tối thiểu cho bút và ruột bút dùng vào những tài liệu cần làm bằng chứng, với các phép thử về khả năng chịu tác động của nhiều loại chất và điều kiện khác nhau, nhằm giữ cho nét viết khó bị sửa đổi và vẫn đọc được sau thời gian dài.
Tiêu chuẩn ấy cũng yêu cầu ghi nhãn gồm tên hoặc nhãn hiệu nhà sản xuất, ký hiệu tiêu chuẩn và ngày sản xuất hoặc số lô. Nghĩa là với một cây bút được công bố theo dòng này, người mua có thể truy được lô hàng, còn với bút không công bố thì đơn giản là không có gì để truy.
Cây bút này viết vào đâu là hợp lý và ở đâu thì phải cân nhắc
Ghi chép nội bộ, điền biểu mẫu làm việc, ký sổ giao nhận, ghi phiếu kiểm kê là những chỗ cây bút thông dụng phục vụ tốt. Nét ra đều, mực khô nhanh trên giấy in thông thường, và người dùng không phải chờ để lật trang là các yêu cầu chính ở nhóm việc này.
Chỗ phải cân nhắc là hồ sơ được giữ nhiều năm và có khả năng dùng làm chứng cứ: hợp đồng viết tay, biên bản hiện trường, sổ theo dõi vận hành có giá trị đối chiếu, giấy uỷ quyền. Với nhóm này, cách làm đúng là chọn bút có công bố theo dòng tài liệu, không suy đoán từ cảm nhận nét viết.
Cần nói rõ một điều để tránh hiểu nhầm: nét đậm hay mực khó phai theo cảm nhận thông thường không đồng nghĩa với việc đạt yêu cầu của tiêu chuẩn. Chỉ có công bố và kết quả thử nghiệm mới nói lên điều đó, và người mua doanh nghiệp hoàn toàn có quyền yêu cầu chúng.
Ba thứ nên hỏi nhà cung cấp trước khi đặt hàng nghìn cây
Thứ nhất là tài liệu công bố tiêu chuẩn áp dụng cho chính mã hàng đang chào, kèm số lô. Thứ hai là màu mực có sẵn, vì văn bản hành chính theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP được trình bày bằng màu mực đen, và bộ phận văn thư cần đúng màu đó chứ không chỉ cần bút tốt.
Thứ ba là khả năng cung ứng ổn định của cùng một mã trong suốt năm. Đổi mã giữa chừng làm nét viết trên cùng một quyển sổ thay đổi rõ rệt, điều rất khó giải thích khi có người soát lại hồ sơ. Cam kết giữ mã đáng giá hơn một khoản chiết khấu nhỏ.
Với đơn hàng lớn cho nhiều chi nhánh, nên gộp cùng các đợt cấp phát khác để giảm số lần làm thủ tục, chẳng hạn đặt chung kỳ với đồng phục công sở đặt may theo bộ. Kho nhận một lần và bộ phận mua chỉ theo dõi một hợp đồng.
Cách giữ ruột bút và những biểu hiện báo hết vòng đời
Bút nên để nằm ngang hoặc dựng đầu bi hướng xuống trong ống cắm, tránh cất ngửa lâu ngày vì mực có thể tụt khỏi đầu bi tạo khoảng trống trong ruột. Kho cần khô mát, tránh nắng gắt vì nhiệt làm mực loãng và rỉ ra khi viết. Không để hộp bút đè dưới vật nặng.
Những biểu hiện cho thấy cây bút đã hết vòng đời: nét ra ngắt quãng thành nốt dù đã viết vài dòng khởi động, viên bi lăn rít và cào xước mặt giấy, mực đọng thành cục ở đầu bi rồi lem xuống trang, thân bút nứt dọc, và mực trong ruột tách lớp nhìn thấy rõ qua vỏ trong.
Với khối văn phòng, chọn đúng nhóm bút theo tính chất tài liệu là cách rẻ nhất để giảm rủi ro về sau, vì chi phí thay bút không đáng gì so với chi phí giải trình một hồ sơ mờ nét. Xem thêm văn phòng phẩm phục vụ ghi chép chứng từ khi rà danh mục.
