Vì sao cùng một cây bút lại lem trên tập giấy này mà không lem trên tập kia
Mực dạ quang là mực gốc nước, nhả qua ngòi nỉ vát nên lượng mực xuống giấy thay đổi theo lực tay và theo tốc độ kéo. Đó là lý do một cây bút vừa mua có thể cho nét gọn trên tập tài liệu này rồi lại loang sang mặt sau ở tập khác, dù người dùng không đổi cách cầm.
Hai chỉ tiêu của tờ giấy quyết định chuyện đó nhiều hơn chính cây bút. Định lượng giấy được xác định theo ISO 536, tính bằng gam trên mét vuông; độ đục được xác định theo ISO 2471. Giấy nhẹ và ít đục thì nét dạ quang hiện sang mặt sau, còn giấy dày và đục hơn thì giữ nét lại một mặt.
Vì vậy trước khi kết luận bút kém, hãy vạch thử vài nét trên chính loại giấy in mà đơn vị đang dùng hằng ngày, rồi lật mặt sau soi dưới đèn. Phép thử này ngốn chừng ít hơn một phút và giúp bộ phận mua tách bạch được lỗi vật tư với lỗi thói quen sử dụng.
Đánh dấu ở đâu thì hợp lý, chỗ nào nên dừng tay
Chỗ dùng hợp lý là bản in làm việc, tài liệu phát trong cuộc họp, bản nháp hợp đồng đang rà soát, sơ đồ và biểu mẫu nội bộ. Ở những trang ấy vệt màu giúp mắt bắt nhanh dòng cần chú ý, và bản thân trang giấy vốn không có giá trị lưu giữ lâu dài nên đánh dấu thoải mái.
Chỗ nên dừng tay là bản gốc hồ sơ lưu, chứng từ kế toán và hợp đồng đã ký. Vệt mực phủ lên là một can thiệp không gỡ lại được trên bản gốc. Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định văn bản hành chính trình bày bằng màu mực đen, nên phủ màu lên chữ ký hay con dấu là làm sai lệch diện mạo bản gốc.
Tài liệu chuẩn bị quét lưu số hoá cũng cần cân nhắc. Một số sắc đậm khi qua máy quét chế độ đen trắng sẽ thành mảng xám che mất chữ bên dưới, khiến bản số hoá đọc kém hơn bản giấy. Cách an toàn là quét thử một trang có đánh dấu rồi mới xử lý cả tập hồ sơ.
Mua theo bộ nhiều màu cho cả phòng ban thì tính thế nào
Bộ nhiều màu chỉ phát huy tác dụng khi mỗi màu được gán một nghĩa cố định và dùng thống nhất trong toàn phòng. Không có quy ước, mỗi người tô một kiểu thì trang tài liệu chuyển tay chỉ còn là mớ màu sắc, người nhận vẫn phải đọc lại từ đầu và lợi ích đánh dấu biến mất.
Khi đặt bù nên đặt theo màu lẻ chứ không chỉ theo bộ trọn. Thực tế các phòng dùng lệch rất mạnh, thường một hai màu hết trước trong khi các màu còn lại nằm nguyên. Mua trọn bộ để bù cho một màu là cách nhanh nhất khiến tủ vật tư đầy hàng tồn không ai dùng tới.
Nếu đặt định kỳ, hãy yêu cầu nhà cung cấp giữ đúng đời hàng và ghi lại thông tin lô. Sắc độ giữa hai lô sản xuất có thể lệch nhẹ, và trong tài liệu đã có quy ước màu thì lệch sắc gây nhầm nghĩa. Có thể đặt chung đợt với trang phục công sở cấp cho nhân viên để gọn thủ tục.
Cất nằm hay cất đứng, và khi nào nét đã báo hết mực
Nên cất nằm ngang trong hộp hoặc khay, đậy nắp thật kín ngay sau khi dùng, tránh nắng chiếu và tránh đặt cạnh nguồn nhiệt như máy in laser. Ngòi nỉ để hở chỉ vài giờ trong phòng máy lạnh khô là đã se lại, và cây bút còn gần đầy mực vẫn có thể viết ra nét cụt.
Những dấu hiệu nhìn thấy được cho biết đã tới lúc thay: nét kéo ra thành sọc trắng ở giữa, đầu ngòi nỉ tòe ra hoặc bị lõm một bên, mặt ngòi khô cứng và mất độ đàn hồi khi ấn nhẹ, nét đứt quãng dù đã lắc và dốc ngược, mực khô đóng vành quanh cổ ngòi.
Với khối văn phòng, bút đánh dấu là khoản chi nhỏ nhưng ảnh hưởng trực tiếp tới tốc độ đọc tài liệu của cả nhóm, nên mua đúng loại còn đáng giá hơn mua rẻ. Xem thêm danh mục văn phòng phẩm dùng chung cho khối văn phòng khi lập kế hoạch mua quý.
