Một lớp phủ đặt chồng lên nét cũ, không phải nét tự mất màu
Cần phân biệt rõ ngay từ đầu: dụng cụ này che nét bằng cách đặt thêm một lớp vật chất màu trắng đục lên trên. Nét mực cũ vẫn nằm nguyên bên dưới lớp phủ đó, không bị lấy đi khỏi tờ giấy, và cũng không liên quan gì tới loại mực tự chuyển sang trong suốt khi gặp nhiệt.
Hệ quả nhìn thấy được là chỗ đã che luôn dày hơn phần giấy xung quanh. Soi nghiêng dưới ánh đèn sẽ thấy gờ nổi lên và mặt phủ bắt sáng khác hẳn nền giấy, còn soi ngược sáng thì vùng đó tối hơn hẳn vì có thêm một lớp vật liệu chắn ánh sáng nằm giữa mắt người đọc và nét mực cũ.
Phần dung môi trong lọ có nhiệm vụ giữ chất phủ ở dạng lỏng cho tới lúc được trải ra mặt giấy, sau đó bay hơi và để lại lớp màng. Vì vậy nên dùng ở chỗ có luồng khí lưu thông, đậy nắp ngay sau khi dùng và không để lọ mở miệng trên bàn suốt buổi.
Che lỗi trên bản nháp, không che lỗi trên chứng từ đã ký
Chỗ dùng hợp lý là các bản chưa có giá trị chứng minh: bản nháp trình bày, biểu mẫu nội bộ chưa ký, bản in thử trước khi in hàng loạt, bảng treo nội bộ cần sửa nhanh. Đây là phần văn phòng phẩm cấp cho bàn soạn thảo tài liệu chứ không phải cho bàn chứng từ.
Chỗ tuyệt đối không nên dùng là chứng từ đã ký, sổ sách kế toán và hoá đơn giấy. Lớp phủ che mất nội dung ghi trước đó, nên người kiểm tra về sau không còn đối chiếu được giá trị cũ với giá trị mới; một chỗ sửa mà không đọc lại được phần gốc luôn là điểm yếu khi giải trình.
Cũng không nên xoá rồi đem tờ đó đi nhân bản. Mặt phủ phản xạ ánh sáng khác nền giấy nên bản sao thường hiện một mảng xám đúng chỗ đã che, và trên giấy mỏng thì dung môi ngấm qua làm nhoè cả nét nằm ở mặt sau của tờ, khiến một lần sửa hỏng luôn cả hai mặt giấy.
Đặt cho nhiều bàn thì tính cả phần hao do bay hơi
Khi cấp cho nhiều bàn cùng lúc, nên chọn theo cỡ nét cần che chứ không theo dung tích lọ. Nét mảnh của bút bi cần đầu che nhỏ đi theo dòng chữ, còn mảng lớn do máy in ra thì cần đầu trải rộng; chọn sai thì người dùng quét đi quét lại và lớp phủ dày lên thành cục.
Hàng có dung môi bay hơi nên không lợi khi trữ nhiều. Lọ để lâu trong kho, dù chưa mở, vẫn đặc dần và tới lúc dùng thì chảy không đều. Lượng đặt vừa cho một quý dùng thực tế thường kinh tế hơn so với gom một đơn lớn để được chiết khấu sâu.
Nên ghi rõ trên phiếu cấp phát rằng nhóm hàng này chỉ dành cho bàn soạn thảo. Khi kho chia ngăn và ghi chú ngay tại chỗ để, nhân viên mới không cầm nhầm sang bàn xử lý chứng từ, và người quản lý cũng biết tháng nào bộ phận nào dùng vượt mức thường thấy.
Lắc không nghe tiếng và lớp phủ bong vảy là lúc bỏ lọ
Cất lọ ở tư thế nằm ngang trong khay, nắp vặn chặt, tránh chỗ hứng nắng và tránh đặt cạnh nguồn nhiệt như mặt sau máy photo. Nhiệt làm dung môi bay hơi nhanh ngay cả khi nắp còn kín, và lọ nóng lên rồi nguội đi nhiều lần sẽ tách lớp bên trong.
Năm dấu hiệu nhìn thấy được cho biết nên bỏ lọ: lắc không còn nghe tiếng chất lỏng chuyển động; chất phủ chảy ra thành cục vón thay vì thành dòng; lớp phủ khô rồi bong vảy khi gạt móng tay; đầu bút bết cứng không lăn được; và miệng lọ đóng cặn trắng làm nắp không vặn kín.
Phân định rạch ròi bàn nào được dùng bút xoá giúp doanh nghiệp tránh những cuộc tranh cãi về một con số bị che trên chứng từ nhiều tháng sau đó. Với khu vực kín, nên xem thêm nhóm phương tiện bảo vệ đường hô hấp cho phòng thiếu thông gió.
