Màu sắc: Nhiều màu
Chất liệu: Nhựa PP
Kích thước: A4
Bìa lá bán theo tệp nhiều màu, và phần lớn văn phòng dùng màu theo cảm hứng người cầm. Cách dùng đáng giá hơn hẳn là gán mỗi màu cho một nhóm thời hạn lưu trữ, rồi dán bảng quy ước ngay trên tủ hồ sơ để cả phòng nhìn màu là biết tài liệu đi về đâu.
Luật Lưu trữ năm 2024 quy định thời hạn lưu trữ hồ sơ tài liệu tính bằng năm, thấp nhất là 2 năm và cao nhất là 70 năm, bên cạnh nhóm tài liệu bảo quản vĩnh viễn. Một hệ ba tới bốn màu bám theo các mốc ấy đủ để phân loại phần lớn hồ sơ phát sinh hằng ngày.
Lợi ích thấy ngay ở khâu rà soát cuối năm. Người phụ trách chỉ cần rút theo màu thay vì mở từng tập đọc tiêu đề, nên buổi kiểm kê rút ngắn đáng kể và ít bỏ sót. Màu không thay thế được sổ mục lục, nhưng nó biến sổ mục lục thành thứ chỉ phải mở khi thật sự cần.
Bìa lá làm tốt việc gom một nhóm tờ rời lại với nhau trong lúc chúng còn di chuyển giữa các bàn, đi họp, trình ký rồi quay về. Nó nhẹ, mở nhanh, không cần đục lỗ nên bản gốc không bị thủng, và xếp chồng trong ngăn kéo vẫn gọn.
Điều nó bỏ rơi là khả năng cố định thứ tự. Không có kẹp nào giữ tờ giấy lại, nên chỉ cần dốc ngược hoặc rút vội là cả tập tuột ra và mất trật tự. Vì thế bìa lá không nên là nơi cất giữ cuối cùng của hồ sơ đã đóng, dù nhìn bề ngoài rất gọn gàng.
Nó cũng không chống được ẩm và không chống được nắng lâu. Để trên bàn cạnh cửa sổ vài tháng, tấm nhựa mỏng sẽ ngả màu và giòn ở nếp gấp. Hồ sơ cần giữ nhiều năm phải chuyển sang bìa còng hoặc hộp lưu, còn bìa lá chỉ nên coi là vật chứa tạm thời.
Chia tỉ lệ theo màu nên dựa trên thống kê hồ sơ phát sinh chứ không chia đều. Hầu hết đơn vị có rất nhiều tài liệu thời hạn ngắn và rất ít tài liệu bảo quản vĩnh viễn, nên đặt bằng nhau cho tất cả các màu chắc chắn dẫn tới thừa màu này và thiếu màu kia.
Cách làm gọn là đếm số tập phát sinh của quý trước theo từng nhóm thời hạn, rồi nhân lên cho cả năm và cộng thêm phần dự phòng. Con số này cũng dùng luôn được để dự trù giá kệ và hộp lưu, vì cả ba thứ đều tăng giảm theo cùng một dòng tài liệu.
Khi đặt, nên yêu cầu giữ đúng tông màu giữa các đợt. Bìa lá của hai lô khác nhau có thể lệch sắc rõ rệt, và trong một hệ đã quy ước màu thì lệch sắc gây tranh cãi ngay tại tủ hồ sơ. Nếu bên bán không cam kết được, hãy mua gom một lần đủ cho cả chu kỳ.
Cất bìa lá nằm phẳng trong ngăn kéo hoặc dựng đứng trong khay, tránh gập ngược nắp và tránh để chồng vật nặng lên. Nơi cất nên khô mát, xa cửa kính hướng nắng. Tấm nhựa mỏng chịu nhiệt kém, và một mùa hè áp tường nóng đủ làm nó cong vênh không phẳng lại được.
Chiếc bìa hết vai trò khi nhìn thấy: nếp gấp trắng đục và nứt thành đường, mép miệng rách chạc chân chim, mặt nhựa xước mờ tới mức không đọc được nhãn dán bên trong, tấm bị cong lượn sóng không nằm phẳng, và màu bạc lệch hẳn khỏi bảng quy ước của phòng.
Hồ sơ hết thời hạn được huỷ đúng cách thì cả hệ màu mới có ý nghĩa, nên khu vực huỷ tài liệu cần thùng rác phân loại đặt tại văn phòng chứ không dồn chung một giỏ. Xem thêm danh mục văn phòng phẩm phân loại hồ sơ khi chuẩn hoá lại tủ lưu.
| Màu sắc | Nhiều màu |
|---|---|
| Chất liệu | Nhựa PP |
| Xuất xứ | Việt Nam |
