Sáng thứ hai, người vừa nhận việc đứng ở cổng nhà máy trong chiếc áo của chính mình. Cả tổ đi qua đều có mũ đồng phục, riêng người mới thì không, nên bảo vệ ở chốt phải hỏi lại tên rồi gọi điện xác nhận trước khi cho vào. Chiếc mũ chưa được phát không phải chuyện hình thức: nó khiến ngày làm việc đầu tiên bắt đầu bằng một lần bị chặn ngay trước mặt đồng nghiệp.
Chiếc mũ nên xuất hiện ở bước nào của quy trình nhận việc
Phần lớn đơn vị đặt việc phát đồng phục ở cuối quy trình, sau khi hồ sơ hoàn tất và sau khi ký xong hợp đồng thử việc. Nhưng người mới lại cần được nhận ra ngay từ buổi đầu, lúc chưa ai trong xưởng biết mặt. Đưa chiếc mũ lên sớm, ngay tại buổi định hướng, gỡ được phần lớn phiền toái ở cổng, ở nhà ăn và ở các cửa kiểm soát nội bộ.
Cách làm gọn là tách thành hai mốc. Mốc thứ nhất rơi vào ngày đầu tiên: phát một chiếc mũ có khoá chỉnh, vòng đầu nào cũng đội vừa, kèm thẻ tạm. Mốc thứ hai rơi vào lúc hết thử việc: phát bộ đồng phục đầy đủ theo cỡ đo thật và ghi vào sổ cấp phát chính thức. Tách hai mốc giúp bộ phận nhân sự không phải đặt may cho người có thể không ở lại.
Ai giữ kho và ai ký khi trao chiếc mũ đầu tiên
Ở nhiều đơn vị, mũ đồng phục nằm rải rác: một ít trong kho vật tư, một ít trong tủ của quản đốc, một ít do hành chính giữ. Người mới đến đúng lúc quản đốc đang họp thì không ai dám mở tủ. Vì vậy nên chỉ định một đầu mối duy nhất giữ số mũ dành riêng cho người mới, và để lại chìa khoá dự phòng cho ca trực.
Chữ ký nhận nên nằm cùng trang với các giấy tờ khác của ngày đầu, đừng tách thành một biểu mẫu riêng dễ thất lạc. Một dòng ghi ngày, tên, số lượng và tình trạng mũ là đủ. Khi cần đối chiếu cuối năm, đúng dòng đó cho biết chiếc mũ đã đi qua tay ai và kể từ thời điểm nào.
Phần chi phí cũng nên nói rõ ngay lúc trao. Nếu đơn vị quy định người nghỉ trong thời gian thử việc phải trả lại mũ, hãy nói câu đó ở buổi đầu chứ đừng để tới lúc làm thủ tục nghỉ. Người nhận giữ mũ cẩn thận hơn hẳn khi biết chiếc mũ vẫn thuộc về đơn vị chứ không phải quà tặng.
Cỡ, số lượng và những gì kho phải chuẩn bị trước
Trước khi bàn tới số lượng, cần đặt chiếc mũ đúng chỗ trên bảng danh mục: nó nằm ở danh mục trang phục làm việc, còn phần bảo vệ đầu thuộc một danh mục khác, đi theo con đường duyệt khác và do bộ phận an toàn quyết định. Người mới nhận mũ ở quầy nhân sự, còn nón cứng thì nhận ở kho an toàn kèm hướng dẫn riêng.
Về số lượng, cách tính dễ nhất là lấy số người dự kiến tuyển trong quý nhân với hệ số dự phòng, rồi cộng thêm phần bù cho những đợt tuyển gấp. Hệ thống không lưu số lượng tồn theo từng cỡ, cũng không lưu thời gian bổ sung kho của từng đợt nhập, nên con số này phải do chính đơn vị theo dõi bằng bảng riêng của mình.
Với mũ có khoá chỉnh sau gáy, một cỡ phủ được phần lớn người trưởng thành, nên kho không cần chia nhiều ô. Đây chính là lý do nhiều nơi chọn mũ làm món phát trước: trong cả bộ đồng phục, đây là món ít rủi ro sai cỡ nhất, và người mới không phải chờ tới buổi đo.
Ba việc nhỏ khiến tháng đầu tiên trôi êm
Việc thứ nhất là ghi tên hoặc mã nhân sự vào mặt trong. Người mới hay để quên mũ ở nhà ăn, mà một chiếc mũ không dấu vết thì không ai trả lại được cho đúng chủ. Việc thứ hai là chỉ chỗ treo mũ ngay trong buổi đầu, thay vì để người mới tự đoán rồi vắt tạm lên máy.
Việc thứ ba là hẹn trước ngày đổi. Nếu đơn vị dự định phát bộ chính thức sau hai tháng, hãy ghi ngày đó lên tờ giấy người mới cầm về. Không có mốc hẹn, chiếc mũ tạm sẽ ở lại vô thời hạn, và người dùng sẽ tự đi mua chiếc khác không cùng tông màu với cả tổ.
