Đặt hai trăm chiếc mũ đồng phục khác hẳn mua hai chiếc ngoài chợ. Người mua doanh nghiệp không cầm được cả lô lên xem, chỉ cầm được một chiếc mẫu, rồi từ chiếc mẫu đó suy ra cả lô. Toàn bộ rủi ro của đơn hàng nằm gọn trong khoảng cách giữa chiếc mẫu và những chiếc còn lại.
Chiếc mũ mẫu phải được đội thử, không chỉ đặt trên bàn nhìn
Mũ là món hiếm hoi mà nhìn không ra lỗi. Đặt trên bàn, chiếc nào cũng cân đối. Chỉ khi có người đội lên mới lộ ra lưỡi trai hơi lệch tâm, thân sau ôm quá cao khiến mũ bị đẩy về trước, hay mép vải cọ vào vành tai. Vì thế buổi duyệt mẫu nên mời đúng nhóm sẽ đội hằng ngày, không phải chỉ người ký duyệt.
Nên cho ba người có vòng đầu khác nhau đội thử cùng một chiếc mẫu, mỗi người mười phút, có cúi xuống và ngẩng lên vài lần. Mười phút ấy phát hiện được nhiều hơn cả buổi họp bàn về kiểu dáng, và kết luận thì viết ngay vào biên bản duyệt mẫu để bên may không phải đoán ý.
Ba câu hỏi nên trả lời trong biên bản: mũ có tự xoay lệch khi người đội quay đầu nhanh không, đường viền phía trước có in hằn lên trán sau mười phút không, và người tóc dày nhất trong nhóm có đội vừa không. Ba câu đó phủ gần hết những khiếu nại xuất hiện về sau.
Vì sao hai lô cùng một mã vẫn lệch nhau
Vải kaki nhuộm theo từng mẻ, và hai mẻ nhuộm cách nhau vài tháng gần như không bao giờ ra đúng cùng một sắc độ. Đặt bổ sung ba tháng sau, đơn vị dễ nhận về những chiếc mũ nhạt hơn hoặc đậm hơn lô cũ, đứng riêng thì không sao nhưng xếp cạnh nhau trong một tổ thì nhận ra ngay.
Cách xử lý phổ biến là đặt gộp một lần cho cả năm và cộng thêm phần dự phòng, thay vì chia nhỏ nhiều lần. Phần dự phòng dùng cho người mới vào giữa năm, cho mũ hỏng và cho cỡ đầu lớn hơn dự kiến. Nhiều đơn vị lấy khoảng một phần mười số lượng chính làm mức dự phòng.
Hệ thống không lưu thời gian sản xuất và số lượng tối thiểu cho một lô đặt may, vì hai con số này thay đổi theo mùa và theo mức độ phức tạp của mẫu. Đơn vị hỏi bên bán ngay khi bắt đầu trao đổi, trước lúc chốt lịch cấp phát cho người lao động.
Chia đợt giao thay vì nhận một lần
Nhận trọn lô trong một chuyến nghe có vẻ gọn, nhưng nếu lô đó lệch mẫu thì cả đơn hàng phải xử lý lại. Chia làm hai đợt, đợt đầu một phần nhỏ để đưa vào dùng thật một tuần, sau đó mới chạy phần còn lại, giúp phát hiện sai lệch khi vẫn còn sửa được.
Tuần dùng thử nên giao cho nhóm làm việc nặng nhất, không phải nhóm ngồi văn phòng. Mũ đội trong xưởng nóng một tuần sẽ nói rõ hơn nhiều so với mũ đội trong phòng máy lạnh, và bất kỳ điểm yếu nào của đường may cũng lộ ra trong đúng tuần đó.
Khi so nhiều bản chào từ nhiều bên may, cần so trên cùng một cấu hình: cùng loại vải, cùng cách hoàn thiện, cùng có hay không có phần thêu. Hai bản chào chênh nhau thường là do khác cấu hình chứ không phải do bên nào rộng rãi hơn bên nào.
Bốn thứ nên chốt bằng văn bản trước khi chạy lô
Thứ nhất là chiếc mẫu đã duyệt, được niêm phong và giữ lại để đối chiếu khi hàng về. Thứ hai là số lượng theo từng cỡ, kèm phần dự phòng. Thứ ba là mốc giao từng đợt. Thứ tư là cách xử lý khi có chiếc lỗi, gồm cả việc ai chịu chi phí gửi trả.
Bốn mục này viết đủ trong một trang, nhưng đó là trang giấy giúp đơn vị không phải tranh luận vào lúc hàng đã nằm trong kho. Đơn hàng đồng phục hỏng thường không hỏng vì tay nghề, mà hỏng vì hai bên hiểu khác nhau một chi tiết chẳng ai ghi lại.
