Bộ phận hành chính vừa chốt xong mẫu mũ mới cho năm tới, màu đậm hơn, dáng gọn hơn, hợp với bộ nhận diện vừa cập nhật. Cùng lúc đó, kho vẫn còn hơn ba trăm chiếc theo mẫu đang dùng, phần lớn chưa bóc túi. Câu hỏi khó không nằm ở chỗ chọn mẫu nào, mà nằm ở quãng giữa hai mẫu.
Quãng giao thời kéo dài hơn mọi người tưởng
Trên giấy tờ, việc đổi mẫu chỉ mất một ngày ra thông báo. Trên thực tế, quãng hai kiểu cùng tồn tại thường kéo vài tháng, vì người đang có mũ tốt sẽ không tự nguyện đổi, còn người mới thì nhận ngay mẫu mới. Sau ba tháng, một tổ hai mươi người có thể mang hai kiểu mũ khác nhau và không ai thấy sai.
Điều đáng nói là quãng giữa này ảnh hưởng đúng vào thứ mà việc đổi mẫu muốn cải thiện: sự thống nhất khi nhìn từ bên ngoài. Cũng cần nhắc để tránh hiểu nhầm khi lập tờ trình: đổi kiểu dáng là chuyện của bộ nhận diện, và dù đổi bao nhiêu lần thì nhóm sản phẩm vẫn là mũ vải đồng phục, không nhích sang nhóm trang bị an toàn.
Đổi theo bộ phận hay đổi theo mốc thời gian
Cách thứ nhất là đổi dứt điểm từng bộ phận. Tổ nào đến lượt thì thu mũ cũ và phát mũ mới trong cùng buổi, xong hẳn tổ đó rồi mới sang tổ kế tiếp. Nhìn từ ngoài, mỗi tổ luôn đồng nhất, chỉ khác nhau giữa các tổ, và người ngoài hiếm khi để ý điều đó.
Cách thứ hai là ấn định một mốc chung cho cả đơn vị. Cách này dứt khoát hơn nhưng buộc kho phải có đủ hàng cùng lúc cho toàn bộ nhân sự, kể cả phần dự phòng. Nếu chỉ thiếu vài chục chiếc vào ngày đổi, tinh thần dứt điểm mất hết và mọi việc quay lại tình trạng lẫn lộn.
Nên chọn theo mức độ xuất hiện trước mặt khách. Bộ phận nào tiếp xúc bên ngoài nhiều thì đổi trước, bộ phận làm phía sau đổi sau. Thứ tự đó cho phần lớn lợi ích của mẫu mới xuất hiện sớm mà không cần đặt hàng dồn một đợt.
Số mũ theo mẫu đang dùng còn trong kho đi về đâu
Nguyên tắc đơn giản: đừng trộn hai kiểu trong cùng một tổ, nhưng cũng đừng ép phải xếp xó số hàng còn tốt. Số mũ theo mẫu cũ nên dồn về những vị trí ít xuất hiện trong ảnh chụp và ít gặp khách, chẳng hạn kho hàng, khu vực kỹ thuật hoặc ca đêm.
Một hướng khác là chuyển toàn bộ phần tồn thành quỹ mũ dự phòng cho người quên mang, đặt tại phòng bảo vệ. Người mượn đội một buổi rồi trả, và việc mũ khác kiểu với cả tổ lại thành dấu hiệu rõ ràng rằng chiếc mũ này là mũ mượn.
Hệ thống không lưu ngày bắt đầu và ngày kết thúc của từng đợt sản xuất, nên không thể tra ngược để biết một chiếc mũ cụ thể thuộc đợt nào. Nếu đơn vị muốn phân biệt về sau, cách khả thi là tự đánh dấu bằng một ký hiệu nhỏ ở mặt trong ngay khi nhập kho.
Chốt trước bốn việc rồi hãy ra thông báo
Việc thứ nhất là chốt tông màu chuẩn và giữ lại một chiếc mẫu niêm phong. Đợt bổ sung sau nửa năm sẽ được đối chiếu với chiếc đó chứ không đối chiếu với trí nhớ. Việc thứ hai là chốt ai chịu phần chi phí cho số hàng chưa dùng hết.
Việc thứ ba là chốt ngày cuối cùng mẫu cũ còn được chấp nhận, viết rõ trong thông báo. Việc thứ tư là dặn bộ phận chụp ảnh truyền thông tạm hoãn các buổi chụp có đông người cho tới khi tổ trong khung hình đã đổi xong.
