Ở phần lớn nhà máy, mũ được phát theo cách nhanh nhất có thể: gọi tên, đưa mũ, ký nhận, người tiếp theo. Cả quy trình ngốn chừng một quãng rất ngắn cho mỗi người, và cũng chính vì thế mà sáu tháng sau tổ trưởng phải đi nhắc từng người những chuyện lẽ ra chỉ cần nói một lần lúc phát.
Mười phút lúc bàn giao đổi lại sáu tháng bớt nhắc
Trang bị nào cũng vậy, người nhận cần biết dùng nó thế nào trước khi cầm về. Với mũ vải, phần hướng dẫn ngắn hơn nhiều so với thiết bị an toàn, nhưng vẫn nên có, và nên nói cho cả tổ cùng nghe thay vì nói riêng từng người ở bàn phát.
Mười phút đó gồm ba việc: chỉnh cho vừa đầu ngay tại chỗ, thống nhất khu vực nào đội và khu vực nào bỏ ra, và chỉ rõ ai là người nhận báo khi mũ hỏng. Ba việc này nghe hiển nhiên nhưng nếu không nói thành lời thì mỗi người sẽ tự hiểu theo một cách.
Nên làm ngay tại nơi làm việc, không làm trong phòng họp. Đứng giữa xưởng, chỉ tay vào từng khu vực rồi nói ở đây đội gì, người nghe nhớ lâu hơn hẳn so với ngồi nghe đọc quy định. Tổ trưởng ca cũng nên có mặt để về sau nhắc lại đúng một nội dung.
Những gì người nhận cần nghe rõ
Câu đầu tiên người phát mũ phải nói ra thành lời: chiếc mũ này không thay cho nón cứng ở bất kỳ khu vực nào. Nói một câu ngắn như vậy hiệu quả hơn nhiều so với ba trang quy định, vì nó chặn ngay cách hiểu sai phổ biến nhất về một chiếc mũ có chữ lao động trong tên hàng.
Tiếp theo là phần chỉnh vừa đầu. Người nhận đội thử ngay tại bàn phát, chỉnh phần sau cho vừa, rồi lắc đầu vài cái để chắc mũ không xoay. Ai thấy chặt tới mức hằn trán thì đổi luôn lúc đó, đừng để mang về rồi bỏ trong tủ vì đội khó chịu.
Cuối cùng là chỗ để mũ giữa ca. Mỗi tổ nên có một chỗ treo cố định, tránh để mũ trên máy, trên bàn nguyên liệu hay vắt lên tay nắm cửa. Đây là chi tiết nhỏ nhưng quyết định phần lớn tuổi thọ của chiếc mũ, hơn cả chuyện vải dày hay mỏng.
Ai báo hỏng và báo cho ai
Nếu không chỉ định rõ, người dùng sẽ chọn cách dễ nhất là tiếp tục đội chiếc mũ đã bung chỉ cho tới khi có ai đó nhìn thấy. Chỉ cần nói tên một người nhận báo và một cách báo, chẳng hạn nhắn cho tổ trưởng ca, là tỉ lệ báo sớm tăng lên rõ rệt.
Nên gắn việc kiểm mũ vào một mốc đã có sẵn trong tuần, ví dụ buổi họp đầu ca thứ hai. Tổ trưởng nhìn lướt qua đầu cả tổ trong mươi giây là biết ai đang đội mũ đã hỏng, không cần dựng thêm một quy trình kiểm riêng.
Hệ thống không lưu tài liệu hướng dẫn sử dụng kèm theo mã hàng này, nên nội dung buổi bàn giao do chính đơn vị soạn theo đặc điểm khu vực của mình. Đó cũng là cách hợp lý hơn, vì người soạn hiểu xưởng của mình rõ hơn bất kỳ tài liệu chung nào.
Một trang giấy dán ở tủ đồ là đủ
Toàn bộ nội dung trên gói gọn trong một trang: khu vực nào đội mũ vải, khu vực nào bắt buộc đổi sang loại khác, cách chỉnh vừa đầu, chỗ treo mũ giữa ca, và tên người nhận báo hỏng. Trang giấy này dán ở tủ đồ hoặc cạnh bảng tin của tổ.
Người mới vào chỉ cần đọc một lần là biết mình phải làm gì, tổ trưởng không phải giải thích lại từ đầu cho từng người. Khi đổi lô mũ mới, chỉ cần in lại trang đó với vài dòng bổ sung, không phải tổ chức lại buổi hướng dẫn.
