Cuối năm, danh sách quà tặng đối tác đã chốt gần xong thì có người đề nghị bỏ thêm chiếc mũ đồng phục vào hộp. Ý tưởng nghe hợp lý: mũ nhẹ, dễ gói, in được dấu hiệu của doanh nghiệp. Nhưng chiếc mũ đang may cho nhân viên và chiếc mũ nằm trong hộp quà phục vụ hai việc khác nhau, và trộn hai việc đó vào một đơn đặt thường tạo ra thứ không dùng được cho việc nào.
Cùng một mẫu, hai mục đích không giống nhau
Mũ cấp cho nhân viên phục vụ việc nhận diện bên trong: nhìn là biết ai thuộc tổ nào, ai đang ở đúng khu vực của mình. Nó được đội hằng ngày, bẩn nhanh, và tiêu chí quan trọng nhất là bền cùng dễ thay khi hỏng.
Mũ tặng đối tác phục vụ việc nhận diện bên ngoài. Người nhận có thể đội một lần trong dịp nào đó, có thể để trong tủ, và gần như chắc chắn không đội đi làm. Tiêu chí quan trọng nhất ở đây là chiếc mũ đủ trung tính để người ngoài doanh nghiệp mang được mà không thấy mình đang mặc đồng phục của nơi khác.
Người nhận quà sẽ đội chiếc mũ ở đâu
Câu hỏi này quyết định gần hết phần còn lại. Nếu hình dung người nhận đội mũ khi đi chơi cuối tuần, thì tông màu phải hiền, dấu hiệu doanh nghiệp phải nhỏ, và tuyệt đối không kèm tên bộ phận hay số hiệu tổ như bản dành cho nội bộ.
Nhiều doanh nghiệp có hai phiên bản dấu hiệu nhận diện: bản đầy đủ dùng trên giấy tờ và bản rút gọn dùng trên vật phẩm. Lô quà tặng nên lấy bản rút gọn. Bản đầy đủ đặt trên một chiếc mũ đội ngoài phố trông giống trang phục làm việc hơn là món quà.
Cỡ cũng cần nghĩ khác. Với lô nội bộ, đơn vị biết rõ mình có bao nhiêu người và ai đội cỡ nào. Với lô quà tặng thì không biết gì cả, nên chỉ có một lựa chọn an toàn là mẫu có khoá chỉnh phủ dải vòng đầu rộng.
Đóng gói và phần hậu cần ít ai tính trước
Lô nội bộ về kho theo thùng lớn, đếm theo tổ, không cần bao gói riêng. Lô quà tặng thì mỗi chiếc phải nằm trong một túi hoặc hộp riêng, và chiếc mũ bị ép dẹp trong thùng suốt quãng vận chuyển sẽ đến tay người nhận trong tình trạng méo lưỡi.
Hệ thống không lưu quy cách đóng gói lẻ từng chiếc, cũng không lưu loại hộp đi kèm, nên phần này phải hỏi rõ bên bán trước khi chốt đơn. Nếu bên bán chỉ giao theo thùng, đơn vị cần tính thêm công đóng gói lại và chỗ chứa tạm trước ngày phát quà.
Chi phí vận chuyển cũng lệch hẳn. Lô nội bộ về một địa chỉ, lô quà tặng thường chia đi nhiều nơi theo danh sách khách. Khi lập dự toán, hai khoản này nên nằm ở hai dòng riêng để về sau còn so được năm nay với năm ngoái.
Giữ khoảng cách giữa hai lô ngay từ đầu
Cách gọn nhất là đặt hai mã riêng trong sổ theo dõi, dù hai lô cùng một nhà cung cấp. Khi lô nội bộ hết hàng giữa năm, người phụ trách sẽ không vô tình lấy sang phần dành cho khách, và ngược lại.
Nếu ngân sách chỉ đủ cho một mẫu duy nhất, nên nghiêng về tiêu chí của lô quà tặng, vì nhân viên vẫn dùng được mẫu trung tính còn khách thì không dùng được mẫu ghi rõ tên tổ. Đây là lựa chọn thiệt một chút cho bên trong nhưng an toàn cho bên ngoài.
