Hai đầu nét khác bề rộng cho hai lớp đánh dấu trên cùng một trang
Cây bút này gắn hai ngòi ở hai phía thân, một ngòi vạt bản rộng và một ngòi nhỏ hơn. Điều đáng nói không nằm ở chỗ tiết kiệm chỗ trên bàn mà nằm ở chỗ nó cho phép một người đánh dấu hai lớp thông tin khác nhau trên cùng một trang mà không phải đổi cây, cũng không phải đổi màu.
Cách dùng hiệu quả nhất là phân vai rõ ràng ngay từ đầu: ngòi bản rộng quét trọn cả dòng hoặc cả đoạn để đánh dấu vùng cần đọc kỹ, ngòi nhỏ khoanh đúng con số, đúng ngày tháng, đúng tên riêng nằm bên trong vùng vừa quét. Người đọc lại sau đó thấy ngay đâu là bối cảnh và đâu là chi tiết.
Đổi lại, cây bút có hai đầu thì cũng có hai nắp, và mất một nắp là mất luôn nửa cây chứ không phải hỏng một chút. Ngòi hở lâu ngoài không khí sẽ khô cứng trong khi nửa còn lại vẫn đầy mực, nên thói quen đậy đủ hai phía trước khi bỏ vào hộp đáng được nhắc ngay từ buổi cấp phát.
Không tô lên trang sắp đem sao chụp làm bản chính
Việc nó làm tốt là đánh dấu trên bản in để đọc và rà: bản dự thảo, bảng số liệu cần đối chiếu, tài liệu học nghề, danh sách hàng phải kiểm. Toàn bộ những trang ấy có điểm chung là chúng phục vụ việc đọc trong một khoảng thời gian rồi thôi, không phải trang sẽ nằm lại trong hồ sơ.
Việc không nên giao cho nó là tô lên trang sắp được đem đi sao chụp để làm bản chính. Tuỳ màu mực và tuỳ máy, vùng đã tô có thể hiện thành một mảng xám đè lên chính hàng chữ cần đọc, và người nhận bản sao thì không có cách nào biết bên dưới mảng xám ấy vốn viết gì.
Cũng nên tránh tô lên chữ ký, con dấu và những phần đã được xác nhận trên bản gốc. Lớp mực phủ lên là một can thiệp nhìn thấy được vào tài liệu đã hoàn tất, và dù thiện chí tới đâu thì việc giải thích với bên thứ ba về vệt màu đó về sau cũng luôn khó hơn là đừng tô ngay từ đầu.
Tính chi phí theo cây chứ không theo số đầu bút
Khi lập định mức cho nhiều phòng, con số phải đưa vào bảng là số cây trên một người trong một kỳ, không phải số đầu bút. Một cây hai đầu nhìn như hai cây nhưng hai ngòi cùng ăn chung một thân mực, và ngòi bản rộng tiêu mực nhanh hơn hẳn nên cây thường hết vì nửa đó trước.
Với các phòng chuyên rà soát tài liệu, nên đặt thêm phần dự phòng theo mùa cao điểm thay vì chia đều mười hai tháng. Nhịp dùng của loại bút này bám rất sát nhịp công việc: kỳ quyết toán, đợt kiểm kê, mùa đấu thầu đều làm lượng tiêu hao vọt lên trong vài tuần rồi trở lại bình thường.
Bút nằm ngang trong khay chứ không cắm dựng đứng, hai nắp đậy kín, để xa chỗ nắng hắt vào cuối buổi chiều. Cây đang dùng dở thì trả về đúng khay của bàn mình thay vì bỏ vào hộp chung, vì hộp chung là nơi nắp bị tráo lẫn và nơi một nửa cây bắt đầu khô mà chủ nhân không hay.
Năm dấu hiệu nhìn thấy được báo nên bỏ cây cũ: nét quét ra loang lổ có sọc trắng chen giữa; ngòi bản rộng mòn vẹt một góc nên không còn kẻ hết bề ngang dòng chữ; ngòi nhỏ tòe ra khiến đường khoanh dày gấp đôi lúc mới; đầu ngòi bám xơ giấy đen sạm; thân bút lỏng ở khớp nối giữa hai phía.
Một trang tài liệu đọc lại sau nửa năm mà vẫn thấy ngay chỗ cần xem giúp người tiếp nhận công việc không phải dò lại từ dòng đầu, điều rất có giá trị ở các lớp huấn luyện nội bộ cấp quần áo dành cho nhân viên tạp vụ làm việc trong toà nhà theo từng đợt.
