Màu sắc: Xám
Đặc trưng: Còng bìa làm bằng thép chắc chắn, chống gỉ thép
Người mua quen hỏi bìa chứa được bao nhiêu tờ, nhưng đó là câu hỏi không có đáp số ổn định. Sức chứa thật do khoảng mở của cơ cấu còng quyết định, tính bằng bề dày tập giấy kẹp được. Cùng một bề dày, giấy nhẹ cho ra nhiều tờ hơn hẳn giấy dày, chênh nhau tới vài trăm tờ.
Định lượng giấy được xác định theo ISO 536 và tính bằng gam trên mét vuông. Hồ sơ trong doanh nghiệp hiếm khi thuần một loại giấy: bản in nội bộ, bản fax, giấy in hoá đơn, bìa ngăn và phong bì kẹp lẫn nhau. Vì vậy con số tờ ghi trên bao bì chỉ nên coi là ước lượng của nhà sản xuất.
Cách tính dùng được ngay là đo bề dày tập hồ sơ hiện có bằng thước, rồi so với khoảng mở của còng. Chừa lại khoảng một phần mười bề dày cho phần chèn thêm về sau. Bìa nhồi căng tới mức không gập được nắp là bìa sẽ hỏng bản lề trước khi hết niên hạn hồ sơ.
Bìa còng khổ lớn hợp với hồ sơ dày, ít lấy ra lấy vào, cần đứng vững trên giá và cần nhìn thấy gáy từ xa. Hồ sơ nhân sự theo năm, hồ sơ dự án đã đóng, tập hợp đồng theo quý và sổ theo dõi kho là những nhóm điển hình đặt đúng chỗ trong loại bìa này.
Không nên dùng nó cho hồ sơ đang luân chuyển hằng ngày giữa các bàn. Bìa lớn nặng, mở ra tốn diện tích mặt bàn, và mỗi lần tháo kẹp lại là một lần giấy bị kéo rách quanh lỗ. Hồ sơ dạng ấy thuộc về bìa mỏng hoặc bìa lá, không thuộc về bìa còng khổ lớn.
Cũng không nên nhét hồ sơ có kích thước lệch chuẩn vào chung. Tờ rộng hơn khổ bìa sẽ thò mép ra ngoài, bị quăn và rách dần mỗi lần rút bìa khỏi giá. Nếu buộc phải lưu chung, hãy gấp mép theo nếp cố định hoặc dán lên tờ nền đúng khổ trước khi đục lỗ.
Với phòng lưu trữ, đơn vị tính hợp lý không phải cái mà là mét giá. Đo tổng chiều dài giá kệ hiện có, chia cho bề dày gáy bìa, ra số bìa lấp đầy một tầng giá. Cách này cho biết luôn khi nào giá hết chỗ, thay vì mua theo cảm tính rồi chồng bìa nằm lên nhau.
Nên thống nhất một bề dày gáy cho toàn kho thay vì mua lẫn nhiều cỡ. Gáy đồng nhất giúp giá kệ xếp khít, nhãn dán cùng độ cao, và người tìm hồ sơ quét mắt theo hàng ngang được. Kho trộn nhiều cỡ gáy nhìn lồi lõm và luôn thừa những khoảng trống không dùng được.
Phần kê đỡ bên dưới cũng nên tính chung một lần. Hồ sơ giấy rất nặng, sàn kho ẩm làm đáy thùng và đáy bìa mục từ dưới lên, nên nhiều đơn vị kê hàng lên kệ pallet song nhựa kê kho trước khi xếp giá. Đây là khoản chi một lần cho nhiều năm.
Bìa còng phải xếp đứng, gáy quay ra ngoài, không xếp nằm chồng lên nhau. Nằm chồng làm trọng lượng dồn xuống cơ cấu còng của bìa dưới cùng và làm cong thanh kim loại. Kho nên khô ráo, tránh nắng hắt vào gáy vì lớp phủ ngoài bạc màu rất nhanh dưới tia nắng trực tiếp.
Những dấu hiệu nhìn thấy được cho biết phải thay bìa: hai vòng còng không khép kín để lộ khe hở, lẫy bấm không giữ được khi buông tay, bản lề gáy nứt trắng theo đường gập, mặt bìa phồng rộp tách lớp, và các lỗ giấy bên trong đã rách thành hình bầu dục.
Thay bìa đúng lúc rẻ hơn nhiều so với việc phục hồi một tập hồ sơ bị bung rơi lẫn thứ tự. Khi rà soát kho theo năm, có thể xem lại nhóm văn phòng phẩm lưu trữ hồ sơ để đặt bù đồng loạt thay vì mua lẻ nhiều đợt.
| Màu sắc | Xám |
|---|---|
| Chất liệu | Nhựa |
| Xuất xứ | Việt Nam |
