Bì dán một lần và bì quay vòng là hai dòng chi phí khác nhau
Trong cùng một phòng hành chính luôn tồn tại hai luồng gửi tài liệu. Luồng nội bộ đi giữa các phòng, mỗi ngày vài lượt, hồ sơ đi rồi lại quay về. Luồng ra ngoài đi tới khách hàng, ngân hàng, cơ quan quản lý, và hầu như không bao giờ quay lại.
Nhiều nơi dùng chung một loại bì cho cả hai luồng, và đó là chỗ tiền rơi rớt. Bì dán keo một lần dùng cho luồng nội bộ thì mỗi lượt gửi tiêu một chiếc; ngược lại, bì quay vòng dùng cho luồng ra ngoài thì không ai trả về, coi như mất luôn.
Tách rõ hai dòng ấy rồi tính riêng là việc mất một buổi nhưng cho kết quả dùng được cả năm: luồng nội bộ dùng loại đóng mở nhiều lần, luồng ra ngoài dùng loại dán một lần và tính theo số lượt gửi thực tế của tháng trước.
Gửi tài liệu phẳng thì đúng, gửi bản vẽ khổ lớn thì không
Lợi thế lớn nhất là nắp dán một lần: người nhận biết ngay bì đã bị mở hay chưa. Muốn giữ được lợi thế đó thì phải kiểm đủ tài liệu trước lúc dán, vì mở ra bổ sung một tờ đồng nghĩa với hỏng chiếc bì và phải bắt đầu lại từ đầu.
Giới hạn cần biết là lớp giấy không chống nước và không chống móp. Bộ tài liệu có bản vẽ, ảnh in hoặc trang cần giữ phẳng tuyệt đối thì phải lót thêm bìa cứng bên trong, hoặc dùng loại bao có lớp đệm, chứ không gửi trần trong bì giấy.
Đặt mua theo lượt gửi và một dòng ghi trên mặt bì
Đơn vị đóng gói theo xấp nhỏ khiến việc đặt hàng dễ bị hụt giữa kỳ, nhất là vào mùa đấu thầu hoặc cuối năm tài chính khi số lượt gửi tăng đột biến. Cách tính an toàn là lấy số lượt gửi trung bình ba tháng gần nhất rồi cộng thêm phần dự phòng cho mùa cao điểm.
Một việc nhỏ nên đưa vào quy trình: ghi danh mục tài liệu ngay trên mặt ngoài trước khi dán, kèm số tờ. Người nhận đối chiếu được ngay khi mở, và bên gửi cũng có căn cứ nếu về sau phát sinh tranh luận về việc thiếu một văn bản nào đó.
Để xấp bì nằm phẳng trong ngăn kéo hoặc trong hộp, nắp mở tự do và không gập sẵn theo nếp dán. Tránh nơi ẩm và nơi có nắng chiếu, vì lớp keo trên nắp là phần nhạy với cả hai yếu tố đó và cũng là phần quyết định chiếc bì còn dùng được hay không.
Năm dấu hiệu nhìn thấy được cho biết nên loại phần bì đó: lớp keo trên nắp đã khô cứng và không bám khi ép; keo ngược lại chảy dính làm nắp tự dán vào thân bì; giấy ố vàng thành mảng dọc mép; mép đáy bung sẵn khỏi đường dán; và mặt bì có nếp gãy làm tài liệu bên trong bị hằn.
Bộ hồ sơ gửi đi là thứ đối tác nhìn thấy trước cả khi đọc nội dung bên trong. Chiếc bì còn phẳng, dán kín và ghi rõ danh mục nói rằng bên gửi làm việc có quy trình, điều đó có giá trị hơn nhiều so với khoản chênh lệch vài đồng trên mỗi chiếc.
