Định lượng nhích lên thì kệ kho và người bê hàng gánh thêm
Định lượng là khối lượng của một mét vuông giấy, xác định theo ISO 536 và tính bằng gam trên mét vuông. Chênh lệch mười gam trên mỗi mét vuông nghe rất nhỏ khi cầm một tờ, nhưng nhân lên với số tờ trong một thùng thì phần chênh đó tính bằng kilôgam chứ không còn bằng gam.
Đó là con số mà bộ phận kho phải nhìn thấy trước. Kệ chứa có giới hạn tải của nó, và thùng giấy là loại hàng nặng dồn vào một diện tích rất nhỏ. Xếp chồng cao quá thì tầng dưới cùng bị nén biến dạng, còn thanh kệ võng xuống theo thời gian mà không ai để ý cho tới lúc thanh kệ cong hẳn.
Chiếc máy in cũng cảm nhận được sự khác biệt. Tờ dày hơn đi qua bộ phận nạp với lực kéo khác, và với lệnh in hai mặt thì mỗi tờ còn phải lật lại một lần nữa trong thân máy, nên nhịp in chậm hơn thấy rõ so với cùng lệnh in trên tờ mỏng.
Dành cho bản in hai mặt và bản gửi ra ngoài, không cho lệnh in nội bộ
Chỗ dùng đúng của dòng giấy dày hơn là bản in hai mặt, bản có đóng dấu ướt và tài liệu gửi ra ngoài doanh nghiệp. Trong nhóm vật tư văn phòng phẩm cấp cho phòng in nội bộ, đây nên là mã hàng riêng chứ không dùng lẫn.
Chỗ không cần dùng tới là các lệnh in nội bộ chạy suốt ngày. Trả thêm tiền cho phần định lượng mà bản in chỉ tồn tại vài giờ trên bàn họp là khoản chi không thu lại được gì, nhất là khi lượng in nội bộ thường chiếm phần lớn sản lượng của cả phòng trong mỗi tháng.
Cũng không nên tin rằng cứ nặng hơn là chắc chắn không nhìn xuyên qua. Mức nhìn xuyên phụ thuộc vào độ đục, đại lượng được xác định theo ISO 2471, chứ không do riêng định lượng quyết định; hai lô cùng số gam vẫn có thể cho kết quả khác nhau khi in hai mặt, nên phép thử duy nhất đáng tin là in thử một trang dày chữ.
Tách hẳn hai mã hàng trong kho để không cấp nhầm
Khi doanh nghiệp dùng song song hai dòng định lượng, việc quan trọng nhất không phải là mua ở đâu mà là tách chúng ra trong kho. Hai mã hàng nên nằm ở hai ngăn khác nhau, dán nhãn khác màu, và phiếu xuất phải ghi rõ mã nào đi tới bộ phận nào.
Vị trí đặt trong kho cũng nên tính lại. Thùng nặng thuộc về tầng kệ thấp, nên là ngang tầm hông người lấy hàng, để thao tác nhấc ra không phải với lên cao. Đây là chi tiết nhỏ nhưng lặp lại hàng chục lần mỗi tuần với người phụ trách cấp phát.
Nếu diện tích kho hạn chế, nên thoả thuận giao thành nhiều đợt nhỏ thay vì nhận trọn đơn một lần. Cách này giữ cho lối đi không bị chất hàng lấn ra, đồng thời tránh việc hàng nằm chờ quá lâu trong điều kiện không kiểm soát được nhiệt độ và độ ẩm.
Góc thùng bẹp và tờ dính đôi là lúc hạ xuống việc in nội bộ
Thùng nên đặt nằm đúng chiều in trên vỏ, không dựng nghiêng dựa vào tường và không chồng khác cỡ lên nhau. Thùng dựng nghiêng làm cả xấp giấy trượt dồn về một cạnh, tạo nếp bo tròn ở mép mà chỉ lộ ra khi tờ đã được đưa vào khay của máy in.
Năm dấu hiệu nhìn thấy được cho biết nên hạ tập giấy xuống dùng cho việc in nội bộ: góc thùng bẹp lõm vào; mép xấp bo tròn không còn vuông cạnh; hai tờ dính đôi khi rút; mặt tờ có vệt bóng khác nền do bị nén; và bụi trắng đọng lại ở đáy thùng khi dốc ra.
Dùng đúng dòng giấy cho đúng loại bản in giúp chi phí văn phòng phẩm bám sát nhu cầu thật thay vì trôi theo thói quen đặt hàng. Kho vật tư nên trang bị thêm dụng cụ cầm tay dùng khi mở thùng hàng để không rạch vào lớp giấy bên trong.
