Ô vuông đều theo hai chiều biến mặt giấy thành lưới toạ độ
Kiểu kẻ ô vuông khác hẳn kiểu kẻ dòng ngang ở chỗ nó chia mặt giấy theo cả chiều dọc lẫn chiều ngang. Mỗi cạnh ô trở thành một đơn vị đo có sẵn, nhờ vậy người ghi vẽ được cột bảng thẳng hàng, đánh dấu mốc trên trục và giữ tỉ lệ giữa hai chiều mà không cần đặt thước lên trang.
Dòng kẻ ngang chỉ giữ cho chữ khỏi chạy xiên, còn lưới ô giữ được cả vị trí theo chiều ngang. Vì thế trang ô vuông hợp với bảng số liệu ghi tay, biểu đồ cột phác nhanh, sơ đồ bố trí mặt bằng và các phép tính có nhiều cột phải thẳng nhau tới hàng đơn vị.
Giấy ruột của dòng tập học sinh vốn mỏng, nên bút đậm mực dễ để lộ nét sang mặt sau. Mức lộ nét này do độ đục của giấy quyết định cùng với định lượng, mà độ đục lại được xác định theo ISO 2471, chứ không phải cứ giấy nặng hơn là chắc chắn không nhìn xuyên qua. Muốn chắc thì viết thử một dòng rồi lật mặt sau soi ngược ánh sáng.
Ghi bảng số và sơ đồ nháp, không thay sổ theo dõi phải lưu
Chỗ dùng hợp lý là những trang ghi phục vụ công việc trước mắt: đo đạc ghi lại kích thước tại hiện trường, tính vật tư theo cột, phác lại vị trí máy trong xưởng. Đây là dòng văn phòng phẩm cấp cho lớp đào tạo nghề tại doanh nghiệp theo từng khoá.
Chỗ không nên dùng là các nội dung sau này phải mang ra làm căn cứ. Quyển ghim kẹp lưng cho phép rút hẳn một tờ mà quyển không để lại dấu vết gì; người đọc sau không biết quyển từng có tờ đó. Việc ghi bắt buộc thuộc về sổ đóng gáy có đánh số trang chạy liên tục.
Cũng không nên dùng quyển nháp để chép lại thông tin liên hệ của khách hàng. Quyển nháp không có người quản lý, không được cất vào tủ khoá và thường bị bỏ lại trên bàn hoặc mang về nhà, nên đó là đường rò rỉ dữ liệu mà không bộ phận nào theo dõi được. Dữ liệu khách hàng phải nằm trong biểu mẫu có người chịu trách nhiệm.
Cấp cho nhiều lớp thì chốt sẵn một kiểu kẻ duy nhất
Khi cấp phát cho nhiều lớp cùng đợt, nên chốt một kiểu kẻ duy nhất cho toàn bộ số quyển. Giảng viên hướng dẫn học viên kẻ bảng theo số ô, mà lớp lại cầm hai kiểu ruột khác nhau thì mỗi bàn ra một khổ bảng, phần chấm bài sau đó mất thêm thời gian đối chiếu.
Lúc nhận hàng nên mở ngẫu nhiên vài quyển ở giữa kiện. Cần soi hai chỗ: gáy ghim có nằm đúng đường giữa hay lệch sang một bên, và các tờ ruột có bị xén lệch làm mép ngoài so le. Hai lỗi này không sửa được và làm quyển xoè ra ngay từ tuần đầu.
Số lượng đặt nên cộng thêm phần dự phòng cho hao hụt trong khoá học. Học viên làm ướt, bỏ quên hoặc cần quyển thứ hai là chuyện thường xảy ra, và bổ sung lẻ giữa khoá thường không còn đúng lô cũ nên bìa lệch màu so với số đã phát đợt đầu.
Ghim lưng lỏng và mép gáy xoè là lúc chuyển sang quyển mới
Xếp tập dựng đứng trên kệ theo chiều gáy quay ra ngoài, không chồng ngang rồi đặt vật nặng lên trên. Nằm dưới sức nén lâu ngày, các tờ ruột bị ép dính vào nhau ở mép xén và bìa cong vênh theo chiều nén, mở ra là trang tự cụp lại chứ không nằm phẳng.
Năm dấu hiệu nhìn thấy được cho biết nên thay quyển: chân ghim ở gáy đã bung một bên; các tờ giữa quyển tụt xuống thấp hơn mép bìa; bìa tách rời khỏi ruột ở đường gấp; mặt giấy nổi vệt ố vàng loang; lưới ô mờ hẳn ở những trang nằm sát bìa.
Chốt sẵn một dòng ruột và một kiểu kẻ cho cả năm giúp bộ phận hành chính đặt bù nhanh mà không phải chọn lại từ đầu mỗi lần. Nhiều đơn vị gộp đơn cùng bộ trang phục cấp cho nhân viên tạp vụ và học viên để giao một lượt.
