Mười lăm phần chia sẵn buộc phải chốt sơ đồ hồ sơ trước khi đặt mua
Một bộ phân trang mười lăm lá không phải là mười lăm tờ nhựa rời bán kèm. Nó là một sơ đồ hồ sơ đã chốt sẵn: tập tài liệu nào đưa vào cũng buộc phải chia đúng mười lăm phần, không hơn không kém. Vì thế phần việc quyết định nằm ở bàn làm việc trước khi đặt hàng, chứ không nằm ở lúc xỏ tab vào gáy.
Cách làm gọn nhất là viết ra danh sách các phần của một bộ hồ sơ điển hình rồi đếm. Nếu chỉ có chín phần thì sáu lá thừa sẽ bị mỗi bàn tự đặt tên một kiểu, cấu trúc chung tan trong vài tuần. Nếu cần tới mười tám phần thì hai phần cuối bị nhét chung vào một tab rồi mất dấu ngay quý sau.
Số lá còn quyết định phần gáy bị chiếm chỗ. Mười lăm chân nhựa xếp chồng ở mép trái làm tập giấy vênh nhẹ về một phía, nên khi tính sức chứa của chiếc bìa còng đi kèm phải trừ đi khoảng này. Đo thử một bộ đầy đủ rồi mới chốt cỡ gáy cho cả tủ là cách tránh phải mua lại lần hai.
Chia phần cho tập đang chạy, không dùng thay vật chứa hồ sơ
Chỗ dùng đúng của bộ tab là tập dày một chủ đề nhưng nhiều phần rõ rệt: một bộ hồ sơ nhà thầu, một tập theo dõi thiết bị, một tệp hợp đồng khung kèm phụ lục. Người mở tập chỉ cần đưa ngón tay tới đúng lá tab là tới phần cần đọc, không phải lật từ trang đầu và không phải nhớ số trang.
Điều bộ tab không làm được là giữ tờ. Lá nhựa chỉ chia khoảng, còn tờ giấy vẫn treo trên chính vòng gáy của bìa còng. Rút một lá tab ra khỏi tập thì phần giấy phía sau nó không hề bị khoá lại, nên đừng coi bộ phân trang là lớp bảo vệ cho những trang nằm giữa hai tab.
Điểm phải cân nhắc thêm: tên các phần được viết ra mép ngoài, ai đi ngang qua bàn cũng đọc trọn mục lục của tập. Với hồ sơ chứa dữ liệu cá nhân người lao động hoặc nội dung nội bộ, nên ghi tab bằng ký hiệu ngắn và giữ bảng giải nghĩa ở nơi khác, đừng ghi thẳng nội dung ra tab.
Đặt mua theo số bộ tập, không đặt theo số tờ lẻ
Đơn vị mua ở đây là bộ chứ không phải tờ. Một tập hồ sơ tiêu tốn trọn một bộ, nên con số cần dự trù là số tập mở mới trong quý, cộng thêm phần tập cũ được tách đôi khi đầy. Đếm theo tờ sẽ ra một con số vô nghĩa vì không ai dùng lẻ vài lá của một bộ mười lăm.
Nên giữ đúng một mã hàng cho toàn bộ tủ hồ sơ. Mỗi nhà sản xuất xếp thứ tự màu tab một kiểu, mua xen kẽ hai nguồn thì hai ngăn tủ cạnh nhau có hai hệ màu khác nhau, và quy ước màu vốn dựng lên để đọc nhanh sẽ mất tác dụng ngay khi người quen việc nghỉ phép vài hôm.
Cuối cùng, bộ thiếu lá thì coi như hỏng cả bộ vì hầu như không mua bù được một lá đơn lẻ. Do đó tỉ lệ dự phòng nên tính theo bộ, khoảng một phần nhỏ trên tổng số bộ cấp ra mỗi kỳ, và ghi rõ trong phiếu cấp phát rằng người nhận chịu trách nhiệm về số lá của bộ mình giữ.
Soi mép tab và chân lỗ để biết khi nào một bộ phân trang hết dùng được
Cất bộ chưa dùng bằng cách xếp nằm phẳng trong bao gốc, các tab quay cùng một hướng, không đặt vật nặng đè lên hàng tab vì phần nhô ra là chỗ mỏng nhất. Bộ đang dùng thì để nguyên trong tập, đừng rút ra rồi cắm tạm vào tập khác vì mỗi lần xỏ lại là một lần chân lỗ bị kéo giãn.
Năm dấu hiệu nhìn thấy được báo phải thay: chân lỗ đã rách thành khe dài nối hai lỗ với nhau; một lá gãy sát gốc tab; nhãn chữ trên tab bong hoặc mờ tới mức phải ghé sát mới đọc được; tấm nhựa cong vênh tới mức không nằm phẳng khi đóng tập; mặt nhựa rạn chân chim và nứt dọc theo mép gấp.
Một bộ tab còn nguyên giữ cho mỗi lượt tra cứu dừng lại ở đúng phần cần tìm ngay lần lật đầu tiên, và đó là khác biệt giữa một tủ hồ sơ tra được và một tủ hồ sơ chỉ để đó. Đơn vị đặt may đồng phục công sở cấp cho bộ phận văn thư dựng cấu trúc hồ sơ thường đặt kèm nhóm hàng này theo cùng một đợt.
