Điểm cần nhớ trước tiên về loại giấy này nằm ở chỗ nó chỉ có một mặt mang lớp phủ, và lớp phủ ấy làm việc bằng cách nhả màu khi bị ép. Nghĩa là bất cứ vật gì tì lên đúng mặt đó đều nhận màu, không phân biệt đó là nét bút cần sang hay là cạnh một quyển sổ đặt đè lên.
Hệ quả trong kho rất cụ thể: một xấp giấy than để lẫn giữa ram giấy trắng sẽ in vệt xám lên tờ nằm kề sau vài tuần bị nén. Ngón tay cầm vào mặt phủ rồi lật tài liệu khác cũng để lại dấu, và những dấu ấy không lau ra khỏi giấy được.
Vì vậy đây là mặt hàng phải có chỗ cất riêng ngay từ lúc nhập, không phải sau khi đã bẩn một lô giấy. Một ngăn riêng, giữ nguyên bao gói, mặt phủ quay xuống, không xếp chung ngăn với bìa hồ sơ và biểu mẫu trắng là đủ để loại bỏ hẳn nhóm sự cố này.
Sang dấu xong thì tờ than phải rời khỏi tập ngay
Công việc nó làm tốt là chép lại đường nét bằng lực tì: sang đường rập lên lớp vải bên dưới, đồ lại một hình vẽ sang tờ thứ hai, hay truyền nét viết tay xuống liên dưới của một biểu mẫu điền tại chỗ. Toàn bộ giá trị nằm ở việc tay không phải vẽ lại lần nữa.
Điều không được làm là để tờ than nằm lại trong tập sau khi đã sang xong. Kẹp quên nó giữa các trang là tự tạo một mặt nhả màu áp sát tài liệu, và tới khi mở ra thì trang bên cạnh đã có vệt loang mà không ai biết vệt đó xuất hiện từ lúc nào.
Thao tác chuẩn vì thế gồm ba bước gắn liền nhau: đặt tờ than, sang nét, rút tờ than ra cất lại chỗ cũ. Bước thứ ba hay bị bỏ vì nó không tạo ra kết quả nhìn thấy ngay, nhưng đó lại là bước quyết định tập tài liệu có sạch hay không.
Nhập số lượng thì tách hẳn khỏi ngăn giấy trắng
Khi đặt hàng cho xưởng hoặc cho phòng kỹ thuật, số lượng nên tính theo số lượt sang trong một kỳ chứ không tính theo đầu người, vì một tờ dùng được nhiều lượt và mỗi tổ lại có nhịp dùng khác nhau. Đếm theo lượt cho con số sát hơn hẳn cách ước theo cảm giác.
Khi hàng về, phiếu nhập nên ghi rõ vị trí cất và người giữ, bởi đây là loại vật tư mà đặt sai chỗ là gây thiệt hại cho hàng khác trong cùng ngăn. Một dòng ghi chú trên phiếu rẻ hơn nhiều so với việc phải loại bỏ vài ram giấy trắng đã dính vệt.
Với các đơn vị vừa dùng cho khâu sang rập vừa dùng cho khối văn phòng, nên tách thành hai đầu cấp phát riêng và mua kèm các văn phòng phẩm dùng cho khâu sang mẫu và đánh dấu để mỗi bộ phận nhận đúng phần của mình.
Vệt sang mờ dần báo tờ than đã hết lực
Cất nằm phẳng trong bao gốc, mặt phủ quay xuống, không gấp và không cuộn tròn, vì nếp gấp là nơi lớp phủ nứt ra trước tiên. Chỗ cất nên khô ráo và tránh nắng chiếu thẳng; tờ đã dùng dở thì trả về đúng bao chứ không kẹp tạm vào một quyển sổ nào đó.
Năm dấu hiệu nhìn thấy được báo nên bỏ tờ than: nét sang ra mờ hẳn dù tay vẫn tì lực như cũ; mặt phủ bóng lên thành vệt láng ở vùng dùng nhiều; có nếp gấp trắng chạy ngang làm nét sang đứt quãng đúng chỗ đó; mép tờ rách sâu vào trong; tờ dính bết vào tờ kế bên khi tách ra.
Giữ vật tư nhả màu tách khỏi giấy sạch là cách giảm hao hụt rẻ nhất trong kho vật tư, nhất là ở đơn vị vừa sang rập vừa nhận đơn hàng đồng phục may sẵn giao theo số lượng lớn nên kho luôn có cả giấy lẫn vải trong cùng khu.
