Một trăm chiếc túi cố định là một trăm vị trí không đổi được
Quyển bìa nhiều túi nhựa có một đặc điểm quyết định mọi cách dùng nó: thứ tự các trang là cố định. Muốn chèn một tờ vào giữa thì phải rút và dồn toàn bộ phần phía sau, việc mà không ai làm quá hai lần trước khi bỏ cuộc và kẹp tờ mới vào cuối quyển.
Đó là lý do quyển bìa loại này phù hợp với tập tài liệu đã chốt xong và ít khi thay đổi. Với hồ sơ còn phát sinh từng ngày thì bìa có kẹp hoặc bìa còng mới là lựa chọn đúng, vì việc thêm bớt tờ ở giữa là chuyện xảy ra liên tục.
Một mẹo nhỏ khiến quyển bìa trở nên dễ tra: đánh số thứ tự từng túi bằng nhãn dán nhỏ ở mép ngoài, rồi lập một trang mục lục đặt ở túi đầu tiên. Người cần tìm chỉ đọc mục lục và lật thẳng tới số túi, không phải giở từng trang từ đầu tới cuối.
Việc đúng của nó và hai điều không nên làm
Nó hợp với bộ tài liệu cần đưa cho nhiều người xem mà vẫn giữ nguyên trạng: hồ sơ năng lực đưa khách, quy trình đã ban hành treo tại khu vực làm việc, tập chứng chỉ và bản công bố. Đây là văn phòng phẩm dùng để trưng bày bộ tài liệu đã ban hành.
Điều không nên thứ nhất là nhét hai tờ vào chung một túi cho đủ chỗ. Mặt tờ nằm trong không ai đọc được, và sau vài tháng thì chính người sắp xếp cũng quên rằng ở đó có hai tờ, dẫn tới việc kiểm đếm luôn ra thiếu so với danh mục.
Điều không nên thứ hai là dùng nó thay hồ sơ lưu chính thức. Tờ giấy nằm trong túi rút ra rất dễ và không để lại dấu vết gì, nên bản gốc cần bảo quản phải nằm ở chỗ khác; quyển bìa chỉ nên chứa bản sao dùng để đọc và giới thiệu.
Đặt mua theo số bộ tài liệu chứ không theo số nhân viên
Mỗi quyển tương ứng với một bộ tài liệu hoàn chỉnh, nên con số cần mua bằng số bộ đang lưu hành: mỗi khách hàng lớn một bộ hồ sơ năng lực, mỗi dây chuyền một bộ hướng dẫn, mỗi xe giao hàng một bộ giấy tờ phương tiện.
Về chất lượng, hai điểm đáng so là độ dày màng túi và cách gáy được cố định. Màng mỏng thì mờ đục sau vài chục lần lật; gáy dán yếu thì bung ra khi quyển đã đầy. Yêu cầu bên bán gửi một quyển mẫu để lật thử vài chục lượt trước khi chốt đơn số lượng lớn.
Túi nhựa và gáy quyển cho biết lúc nào nên thay
Dựng quyển đứng khít trên giá cùng chiều với các quyển khác, không đặt nằm chồng lên nhau vì lớp túi dưới cùng bị ép dính. Tránh chỗ nắng chiếu qua cửa kính, và khi mang đi thì cầm ở gáy chứ không xách bằng mép quyển đã đầy tài liệu.
Năm dấu hiệu nhìn thấy được cho biết cần thay quyển mới: màng túi mờ đục khiến chữ bên trong khó đọc; miệng túi rách chéo từ mép mở; các túi dính vào nhau khi lật; gáy bung khỏi phần dán làm rời từng cụm túi; và bìa ngoài cong võng không dựng thẳng trên giá được.
Bộ hồ sơ đưa cho khách là thứ họ cầm trên tay trước khi nghe báo giá. Một quyển còn trong, còn phẳng, có mục lục và đánh số túi làm cho buổi giới thiệu diễn ra gọn gàng, và người xem tìm được đúng trang họ muốn ngay trong lần lật đầu tiên.
