Kích thước: 12x43mm Đặc điểm: Mẫu mã đẹp, nhiều màu, lớp keo dán bền, chất liệu bằng nhựa nên chống thấm nước, không bị rách. Công dụng: Đánh dấu trang sách, tài liệu, giúp đơn giản hóa việc quản lý hồ sơ Quy cách: có 5 tép nhỏ, mỗi tép có 20 miếng phân trang
Năm màu chỉ còn lại năm sắc xám sau một lần nhân bản
Bộ tờ ngăn nhiều màu hoạt động rất tốt trên bản giấy đang nằm trên bàn: mắt bắt màu nhanh hơn bắt chữ, nên tay lật thẳng tới phần cần xem mà không đọc dòng nào. Đó là ưu thế thật của nó và cũng là lý do bộ tờ ngăn được dùng rộng rãi tới vậy.
Nhưng ưu thế ấy chỉ tồn tại trên đúng bản gốc. Qua một lượt sao chụp đen trắng hoặc một lượt quét lưu tệp không màu, năm màu khác nhau thu về vài sắc xám gần giống nhau, và hệ chỉ mục vừa dựng công phu thì biến mất trong đúng bản mà nhiều người sẽ dùng.
Vì thế nguyên tắc là màu không bao giờ được làm thông tin duy nhất. Mỗi tờ ngăn phải mang chữ viết hoặc nhãn dán ghi tên phần, còn màu chỉ đóng vai lớp phụ giúp tìm nhanh. Làm đúng thứ tự đó thì bản sao vẫn tra cứu được như bản gốc, chỉ chậm hơn một nhịp.
Việc chia phần một tập dày và việc màu không gánh nổi
Đúng việc của bộ tờ ngăn là cắt một tập dày thành các phần có ranh giới sờ được: hồ sơ thầu chia theo đầu mục, hồ sơ nhân sự chia theo loại giấy tờ, tập chứng từ chia theo tháng. Ranh giới nổi lên khỏi mép giấy nên tay tìm được cả khi tập đang nằm trong bìa.
Việc nó không gánh được là thay cho tờ mục lục đặt ở đầu tập. Tab cho biết ranh giới nằm ở đâu chứ không cho biết bên trong mỗi phần có bao nhiêu tờ; muốn biết tập có thiếu gì hay không thì vẫn phải có một trang liệt kê, và trang ấy mới là căn cứ lúc bàn giao.
Cũng đừng dùng tab để đánh dấu mức độ quan trọng hay trạng thái xử lý. Trạng thái thì thay đổi liên tục, mà tab thì cố định theo vị trí trong tập; gán hai thứ vào nhau là tới lúc trạng thái đổi lại phải tháo cả tập ra sắp lại từ đầu.
Đặt cho nhiều phòng thì chốt bảng nghĩa của màu trước
Mua số lượng cho cả khối văn phòng, việc phải làm trước khi chốt đơn là viết ra bảng nghĩa của từng màu và phát cho các phòng cùng một bản. Mỗi phòng tự nghĩ ra một quy ước riêng thì hồ sơ luân chuyển sang phòng khác lập tức mất hết ý nghĩa của màu.
Số bộ cần đặt tính theo số tập hồ sơ mở mới trong kỳ chứ không tính theo đầu người, vì tờ ngăn đi theo tập chứ không đi theo nhân viên. Cộng thêm một phần dự phòng cho các tập phải tách đôi giữa kỳ, đó là tình huống phát sinh thường xuyên nhất.
Bộ tờ ngăn cất nằm phẳng trong bao gốc, không dựng nghiêng và không kẹp chung với vật nặng, vì phần tab mỏng rất dễ quăn khi bị đè lệch. Đã lồng vào tập rồi thì tập nên đứng thẳng trong bìa để hàng tab không tì lên nhau và không cong về một phía.
Năm dấu hiệu nhìn thấy được báo phải thay tờ ngăn: chân tab rạn một đường trắng ngang chỗ nối với thân tờ; nhãn dán trên tab bong mép và cuộn lại; màu tab bạc hẳn so với những tờ còn lại trong bộ; lỗ đục ở gáy toác thành khe; tab gãy hẳn khiến phần đó không còn tìm được bằng tay.
Một tập hồ sơ vẫn tra cứu được sau khi sao chụp là tập không bắt người nhận phải gọi điện hỏi lại bản gốc, điều rất đáng giá khi hồ sơ đi kèm hợp đồng cấp trang phục đồng bộ cấp cho toàn thể người lao động cho nhiều đơn vị cùng lúc.
