Dây quấn là cách đóng mở lại được, không phải cách niêm phong
Kiểu bao giấy dày có nắp gập và hai nút tròn để quấn dây được thiết kế cho việc mở ra đóng lại nhiều lần. Sợi dây tháo ra rồi quấn lại như cũ, bao không rách, không có mép dán nào bị phá, nên chiếc bao sau mười lượt luân chuyển vẫn còn nguyên vẹn.
Đó chính là điểm mạnh khi dùng trong nội bộ. Một chiếc bao đi vòng quanh các phòng hàng chục lượt, mặt trước thường có sẵn khung để ghi tên người nhận rồi gạch đi ghi tên tiếp theo, nhờ vậy chi phí cho mỗi lượt chuyển gần như bằng không.
Nhưng cũng chính vì mở lại được mà sợi dây quấn không chứng minh được điều gì. Nhìn vào một chiếc bao đã quấn dây, không ai biết nó vừa được mở ra dọc đường hay chưa, vì thao tác mở không để lại bất kỳ dấu vết nào trên vật liệu của chiếc bao.
Chuyển tài liệu khổ lớn nội bộ, không gửi hồ sơ cần chứng minh nguyên vẹn
Việc hợp với nó là luân chuyển trong nhà: chuyển bản vẽ khổ lớn từ phòng kỹ thuật xuống xưởng, đưa tập biểu mẫu chưa dùng sang chi nhánh, gửi bản in mẫu cho bộ phận duyệt. Đây là món văn phòng phẩm dùng lại nhiều lượt trong nội bộ.
Việc không nên giao cho nó là gửi hồ sơ mà bên nhận phải tin rằng chưa ai mở ra. Hồ sơ dự thầu và tài liệu hạn chế tiếp cận cần cách niêm dùng một lần, chẳng hạn dán kín mép rồi ký giáp lai lên đường dán, để mọi thao tác mở đều để lại dấu vết nhìn thấy được.
Cũng đừng dùng bao giấy để đựng vật nặng hay vật có cạnh sắc. Giấy kraft chịu kéo khá tốt nhưng rách rất nhanh từ một điểm thủng ở góc đáy, và khi đáy bung thì toàn bộ tài liệu bên trong tuột ra cùng lúc chứ không rơi từng tờ một xuống sàn.
Chọn khổ bao theo tập dày nhất, không chọn theo khổ tờ giấy
Sai lầm hay gặp khi đặt hàng là chọn khổ bao vừa khít khổ tờ giấy. Tập tài liệu có bề dày, nên bao vừa khít sẽ buộc người gửi gập mép hoặc nhét chặt, và mép giấy bị quăn ngay ở lượt chuyển đầu tiên. Nên chọn theo tập dày nhất mà tuyến đó thường chuyển.
Nên đặt loại có in sẵn khung ghi thông tin ở mặt trước gồm người gửi, người nhận và ngày chuyển. Khung in sẵn giúp mỗi lượt chỉ mất vài giây để ghi, đồng thời cho biết chiếc bao đã đi qua bao nhiêu chặng, tới đâu thì nên rút ra khỏi vòng luân chuyển.
Số lượng nên tính theo số tuyến luân chuyển thay vì theo số lượt gửi. Mỗi tuyến giữ vài chiếc bao riêng thì không bao giờ rơi vào cảnh cần gửi gấp mà mọi chiếc bao đang nằm ở đầu bên kia, tình huống rất hay xảy ra vào tuần cao điểm cuối tháng.
Nút quấn tưa và mép đáy nứt là lúc rút bao khỏi vòng luân chuyển
Cất bao nằm phẳng ở nơi khô ráo, không dựng đứng trong ngăn ẩm và không đè vật nặng lên chồng bao. Giấy kraft hút ẩm rất nhanh, khi đã ngậm ẩm thì mặt giấy mềm ra, nút quấn nhũn lại và sợi dây cứa đứt phần giấy quanh chân nút chỉ sau vài lượt dùng.
Năm dấu hiệu nhìn thấy được cho biết nên rút chiếc bao ra: chân nút quấn tưa ra thành xơ; đường gấp ở đáy nứt thành khe; nắp gập rách một đoạn ở góc; sợi dây sờn tới mức quấn không còn chặt; và mặt giấy loang vệt ẩm sẫm màu không khô lại.
Phân biệt rõ chuyện đóng gói để tiện luân chuyển với chuyện niêm phong để chứng minh nguyên vẹn giúp doanh nghiệp tránh những tranh cãi khó gỡ khi hồ sơ tới tay bên thứ ba. Với đường dán cần mở một lần, hãy chọn băng keo dán mép bao thư gửi ra ngoài.
