Bộ phận lễ tân đón khách làm việc theo buổi chứ không theo ca, và mỗi buổi có một bảng phân công riêng. Bảng ghi giờ đoàn tới, tên người phụ trách, chỗ đứng của từng người, ai cầm sổ ký và ai dẫn đường lên phòng họp. Chiếc mũ đội ở bàn lễ tân được nhắc trong bảng ấy bằng đúng hai chữ, hoặc không nhắc gì. Không nhắc thì tới sát giờ mới có người chạy đi tìm, và thứ tìm được thường là chiếc chẳng vừa đầu ai. Ba câu này không có ai đáp: buổi đón khách tuần này có mấy lượt, ai lập bảng phân công đón, bàn lễ tân giữ sẵn bao nhiêu bộ.
Bảng phân công đón ghi những gì
Phần đầu bảng là giờ và lối vào, hai thứ quyết định người đứng đón phải có mặt lúc nào. Kế đó là danh sách người, thường kèm số điện thoại để gọi lúc đoàn tới sớm. Phần cuối để trống cho ghi chú, và ô ghi chú ấy là nơi duy nhất có thể nhắc chuyện đồ. Ai lập bảng cũng biết ô trống ấy có ích, nhưng ít người chịu bỏ công điền vào cho đủ.
Điền thì mất chừng mười giây, còn bỏ trống thì có buổi phải trả bằng mười phút lúng túng.
Khách nhận ra người của nhà bằng cách nào
Khách bước vào một sảnh lạ thì thường đảo mắt chừng vài giây rồi mới hỏi một người nào đó. Trong vài giây ấy, họ tìm thứ nào trông giống nhau ở nhiều người cùng lúc. Cái giống nhau ấy có thể là màu áo, có thể là thẻ tên, mà cũng có thể là phần đội trên đầu. Bày đủ bộ là một việc; khách nhận ra ai là người của nhà lại tuỳ ở chỗ bộ ấy có được đội đồng loạt hay không.
Đội đồng loạt nghe đơn giản nhưng lại vướng vì mỗi người một vòng đầu. Người thấy chật thì bỏ ra cầm ở tay, người thấy rộng thì đội lệch một bên, và thế là cả hàng đón mất đều. Cách chữa là giữ sẵn vài cỡ ngay tại quầy, chứ đừng để lẫn chung trong kho như mọi thứ khác. Quầy chỉ cần chừa một ngăn kéo, trong khi kho thì cách sảnh vài chục bước chân, đi về là mất một lúc.
Nửa tiếng trước giờ hẹn quyết phần lớn
Nửa tiếng ấy đủ để đi một vòng quanh bàn, đếm lại, cho thử lại, và gọi thêm người nếu thấy thiếu. Ai bỏ qua nửa tiếng đó thì mọi thứ dồn vào phút chót, lúc đoàn đã đứng ngoài cửa. Đoàn đứng ngoài cửa thì chẳng ai còn tâm trí soát lại thứ gì nữa. Vì thế nửa tiếng ấy nên được ghi hẳn vào bảng phân công như một mốc riêng.
Ghi thành mốc thì người phụ trách có cớ để nhắc, và nhắc theo bảng thì dễ nghe hơn nhắc theo ý mình. Nhiều nơi còn dán luôn tờ bảng lên mặt trong ngăn kéo quầy cho tiện mắt người trực. đồng phục bảo vệ mặc khi đứng đón thì cũng nên soát trong cùng nửa tiếng đó. Kèm theo là mũ nón đồng phục xếp cạnh bàn lễ tân để khỏi phải chạy vào kho.
Trước giờ khách tới thì làm gì
Ai chuẩn bị bàn đón hôm ấy? Câu hỏi nghe thừa nhưng lại là câu hay bị bỏ ngỏ nhất trong cả bảng. Có tên người thì có người chịu, còn ô để trống thì mỗi bên lại đinh ninh là bên kia lo. Cần nói cho rõ: mũ lễ phục chỉ lo phần nhận mặt, phần va chạm thì nó đứng ngoài. Ai đi từ sảnh sang khu xưởng thì đổi luôn sang món khác ngay ở cửa nối. Việc nên làm là soát lại bàn lễ tân trước giờ khách tới chừng nửa tiếng, đừng đợi nghe tiếng xe mới đứng dậy. dòng mũ kêpi ghi ở bảng phân công mở ra phần chưa nhắc.
