Một nhà máy có ba trăm lao động chính thức và, tuỳ tháng, thêm vài chục người của các tổ thuê ngoài: tổ vệ sinh công nghiệp, tổ bảo trì thiết bị, đội lắp đặt của nhà thầu phụ. Bộ phận mua hàng đặt đồng phục cho ba trăm người kia, còn số còn lại mặc thứ họ tự có. Đến lúc bảo vệ cổng phải trả lời trong xưởng lúc đó có những ai thì khoảng trống mới lộ ra.
Ngày tổ thuê ngoài bước vào xưởng
Chuyện này không phải vấn đề thẩm mỹ mà là vấn đề truy vết. Khi có sự cố, câu hỏi đầu tiên luôn là trong khu vực khi ấy có những ai. Nếu một phần số người trong khu vực mặc quần áo không phân biệt được thuộc bên nào, thì phần trả lời buộc phải dựa vào trí nhớ của người có mặt.
Nhà thầu phụ thường đã có đồng phục riêng, và điều đó không có gì sai, miễn là bên chủ nhà biết trước bộ ấy trông ra sao và ghi lại trong hồ sơ ra vào. Trường hợp khó hơn là tổ thuê ngoài nhận đầu việc ngắn ngày, sáng đến là vào việc luôn, không kịp chuẩn bị gì; lúc đó người quyết định lại là trưởng ca chứ không phải bộ phận mua hàng.
Một ngăn tủ ở cổng giải quyết phần lớn chuyện này
Cách nhiều nhà máy đang dùng khá đơn giản: đặt dư một số bộ ở khoảng cỡ trung, cất trong tủ tại phòng bảo vệ, dùng làm bộ mượn. Người ngoài vào làm trong khu sản xuất thì mượn một bộ lúc vào và trả lúc ra. Bộ mượn nên khác màu hoặc khác dải phối màu so với bộ của lao động chính thức, để nhìn từ xa là biết ngay đây là người thuộc diện ra vào.
Số lượng cần chuẩn bị thường ít hơn người ta tưởng. Đủ cho lượng người ngoài đông nhất từng có trong một ca, cộng thêm vài bộ đang nằm trong vòng giặt, là chạy được cả năm mà không phải bổ sung giữa chừng.
Bộ quay vòng đòi hỏi một cấu hình khác
Bộ mượn không thuộc về ai cả. Nó được mặc bởi nhiều người có vóc dáng khác nhau, đi qua vòng giặt nhiều hơn hẳn bộ cấp riêng, và không có người nào coi nó là đồ của mình để giữ gìn. Ba điều ấy cộng lại khiến nó hỏng nhanh hơn bộ thường vài lần.
Vì thế nên chọn cho bộ mượn một cấu hình khác hẳn: form rộng hơn chút ít để vừa được nhiều vóc dáng, ít chi tiết trang trí để bớt chỗ hỏng, và ưu tiên loại vải chịu được nhịp giặt dày. Đây là một trong số ít trường hợp mà chọn theo sức chịu giặt hợp lý hơn là chọn theo dáng.
Đúng ngay ở điểm chịu giặt ấy lại có một khoảng trống: số chu kỳ giặt công nghiệp đã thử của tấm vải là con số hệ thống không lưu, mà với một bộ quay vòng liên tục thì nó lại quan trọng hơn mọi thông số còn lại; nên khi hỏi nhà cung cấp, hãy hỏi thẳng bằng số lần giặt và đừng nhận lại một câu trả lời bằng chữ bền.
Bộ đồ chỉ là một dòng, phần còn lại là những dòng khác
Khi đã dựng xong ngăn tủ bộ mượn, bộ phận mua hàng thường phát hiện ra việc tiếp theo: người ngoài vào khu sản xuất còn cần thêm thứ khác. Đôi găng hợp với đầu việc họ làm, cặp kính khi bước vào khu có mảnh văng. Những món ấy không đi kèm bộ quần áo và cũng không được suy ra từ bộ quần áo.
Cách viết đơn cho gọn là liệt kê từng món thành từng dòng đúng như bản chất của nó. Và đây là ranh giới nên ghi ngay đầu bảng: một bộ đồng phục là một dòng trong danh mục trang cấp của doanh nghiệp chứ không phải toàn bộ danh mục ấy, những dòng còn lại do đánh giá rủi ro tại từng vị trí quyết định chứ không do bộ quần áo quyết định.
