Chuyến hàng về đủ số nhưng thiếu mất một cỡ là tình huống quen thuộc của mọi kho đồng phục. Lúc đó người giữ kho phải nhớ một điều mà lời hứa bù hàng thường bỏ qua: cùng một tên màu ở hai đợt đặt không có nghĩa là cùng một mẻ nhuộm, vì tên màu là chữ viết trong đơn còn mẻ nhuộm là một khối vật chất có thật, nhuộm vào một ngày cụ thể với một nồi thuốc cụ thể. Mẫu ở trang này là bộ kaki xám ghi, một tông rất dễ lệch nhẹ mà vẫn gọi đúng một tên.
Ba cách xử lý khi thiếu một cỡ
Cách thứ nhất là nhận trước phần đã về và đặt bù phần thiếu thành một lô nhỏ. Nhanh, giữ được tiến độ phát, nhưng lô nhỏ ấy gần như chắc chắn thuộc mẻ khác, nên vài tháng sau trong tổ sẽ có một nhóm người mặc tông hơi khác phần còn lại.
Cách thứ hai là hoãn phát cả tổ tới khi đủ. Màu đồng đều tuyệt đối, đổi lại có một khoảng thời gian người ta vẫn mặc đồ cũ, và nếu đợt đó rơi đúng dịp có khách tới thì phải chấp nhận. Cách thứ ba là xoay trong nội bộ, mượn cỡ gần nhất từ tổ khác rồi trả sau, chỉ dùng được khi kho có sổ ghi ai đang giữ bộ nào.
Đối chiếu bằng vật, không đối chiếu bằng chữ
Khi lô bù về, việc đầu tiên không phải là mở phiếu ra đọc mà là lấy một bộ của lô cũ đặt cạnh một bộ của lô mới. Hai bộ để cạnh nhau, cùng một nguồn sáng, cùng một mặt vải hướng lên. Chênh lệch nếu có sẽ hiện ra trong vài giây, còn đọc hai tờ phiếu ghi cùng một tên màu thì không bao giờ hiện ra.
Nguồn sáng là chỗ hay hỏng việc. So dưới đèn kho rồi kết luận giống nhau, mang ra sân lại thấy khác, đó là chuyện thường gặp và không ai sai cả. Vì vậy nên chọn sẵn một chỗ cố định để so, ghi rõ trong quy trình nhận hàng là so ở đâu, và giữ nguyên chỗ đó cho mọi đợt.
Ghi lại để lần sau không phải tranh cãi
Phiếu nhập nên có thêm một dòng: lô này thuộc đợt nào, đã đối chiếu với lô nào, kết quả ra sao. Một dòng như vậy biến chuyện màu sắc từ cảm nhận cá nhân thành một ghi chép có thể tra lại, và nó chấm dứt kiểu tranh luận trong đó mỗi bên nhớ một khác.
Với những đơn vị phát đồng phục theo nhiều đợt trong năm, cách gọn nhất là chấp nhận trước rằng sẽ có sai lệch tông giữa các đợt, rồi phân bổ sao cho sai lệch ấy rơi vào ranh giới giữa hai tổ chứ không rơi vào giữa lòng một tổ.
Thứ nên đưa vào đơn hàng ngay từ đầu
Mọi cách xử lý ở trên đều dễ hơn nếu kho có trong tay giấy tờ của lô. Đó là lý do nên đưa yêu cầu giấy tờ vào đơn từ lúc đặt, chứ không đợi tới lúc phát sinh chuyện.
