Trong góc kho có một bao tải đựng hai chục chiếc nón lưỡi trai đã hết dùng: sờn mép, bạc màu, vài chiếc gãy khoá. Không ai biết bao tải đó chờ đi đâu, và nó nằm ở góc kho từ đợt kiểm kê trước. Đây là khúc cuối ít được nghĩ tới nhất trong vòng đời một món đồng phục, dù nó lại là khúc dễ sinh chuyện nhất.
Chiếc mũ hết dùng nhưng dấu hiệu trên nó thì chưa
Một chiếc mũ sờn không còn giá trị sử dụng, nhưng phần dấu hiệu nhận diện thêu trên đó vẫn nguyên giá trị với người muốn dùng sai. Người lạ đội mũ mang dấu hiệu của đơn vị đi qua chốt bảo vệ trong giờ cao điểm thường không bị hỏi han gì.
Rủi ro không lớn ở nhà xưởng nhỏ, nhưng tăng nhanh theo quy mô và theo mức độ mở của mặt bằng. Với đơn vị có kho hàng, có bãi xe, có nhiều nhà thầu ra vào, một chiếc mũ mang dấu hiệu rơi ra ngoài là một lỗ hổng nhỏ nhưng có thật.
Thu lại hay để người dùng giữ
Có hai cách làm, và cách nào cũng chấp nhận được miễn là chọn dứt khoát. Cách thứ nhất là thu lại toàn bộ khi cấp chiếc mới, đổi một lấy một, người không mang chiếc cũ tới thì phải ghi lý do. Cách này chặt chẽ nhưng cần một người chịu trách nhiệm nhận và đếm.
Cách thứ hai là để người dùng giữ, kèm điều kiện tự tháo bỏ phần dấu hiệu. Cách này nhẹ nhàng hơn nhưng gần như không kiểm chứng được, nên chỉ hợp với đơn vị có mặt bằng khép kín và ít người ngoài qua lại.
Dù chọn cách nào cũng nên nói rõ chiếc mũ được xếp ở dòng nào khi lập danh sách thanh lý: nó nằm ở dòng quần áo đồng phục, tức là không có hạn sử dụng theo tiêu chuẩn an toàn, không có hồ sơ kiểm định phải lưu, và không có thủ tục loại bỏ bắt buộc như đối với thiết bị bảo vệ. Không ai phải làm biên bản kỹ thuật cho một chiếc mũ vải.
Xử lý phần dấu hiệu trước khi mũ rời khỏi đơn vị
Với dấu hiệu gắn bằng khoá dán, việc này mất vài giây và làm được ngay tại chỗ nhận. Với dấu hiệu thêu trực tiếp lên thân mũ thì phải cắt bỏ cả mảng vải mang hình thêu, và chiếc mũ sau đó chỉ còn là mảnh vải vụn, đúng như mong muốn.
Hệ thống không lưu cách cố định phù hiệu trên từng đợt hàng, cũng không lưu loại chỉ dùng để thêu, nên không biết trước gỡ ra có để lại lỗ kim hay không. Đơn vị nào muốn về sau gỡ được nhanh thì nên yêu cầu dạng gắn rời ngay từ lúc đặt hàng.
Phần vải còn lại đưa về nhóm rác sinh hoạt thông thường như với quần áo bỏ đi, trừ khi chiếc mũ đã dính hoá chất hay dầu mỡ nặng, khi đó nó theo đúng luồng xử lý mà đơn vị đang áp dụng cho giẻ lau nhiễm bẩn của khu vực đó.
Ghi lại một lần để lần sau đỡ mất công
Chỉ cần thêm hai cột vào sổ theo dõi đang có: cột ngày thu hồi và cột số lượng đã xử lý dấu hiệu. Hai cột này cho biết ngay bao nhiêu chiếc còn nằm ngoài tầm kiểm soát, con số mà hầu như không đơn vị nào trả lời được nếu bị hỏi bất chợt.
Nên gộp việc thu hồi vào một mốc có sẵn, chẳng hạn buổi kiểm kê cuối năm hoặc buổi tổng vệ sinh nhà xưởng. Đặt riêng một buổi chỉ để thu mũ thì lần nào cũng bị dời, còn ghép vào việc đang có thì gần như luôn xong.
