Cấp phát bảo hộ luôn kéo theo một tập giấy tờ. Bên kiểm tra nội bộ có thể hỏi tới bất cứ lúc nào. Vì thế bảng cấp phát thường được làm khá cẩn thận. Cẩn thận ở phần áo, phần quần, phần giày. Đến món đội đầu thì bảng hay bỏ lửng. Có nơi gộp nó vào dòng phụ kiện. Có nơi quên hẳn.
Món nhỏ trong bảng cấp phát hay bị gộp
Gộp dòng nghe qua thì gọn. Nhưng gộp rồi thì chẳng ai biết tổ đã nhận mấy chiếc. Bảng chỉ ghi phụ kiện, ký một chữ, xong. Đợt sau người khác đọc lại bảng ấy và rút ra được rất ít. Mẫu DPM0030 hay nằm trong dòng bị gộp đó. Đây là chiếc nón vải cấp theo tổ, thân mềm, có vành nhỏ phía trước. Nó nhẹ, giặt được, và thay theo đợt chứ chẳng dùng mãi. Chính vì thay theo đợt nên nó cần một dòng riêng. Dòng riêng cho biết đợt trước cấp khi nào và đợt sau tới lúc nào.
Nón vải khác món đội đầu có vỏ cứng ở chỗ tuổi dùng. Vỏ cứng thay theo năm, nón vải thay theo mức bạc màu và rách chỉ. Mức ấy phụ thuộc vào nơi làm. Tổ ngoài trời thay dày hơn tổ trong nhà. Bảng cấp phát vì thế nên chia theo tổ chứ đừng chia theo người. Chia theo tổ thì nhìn ra ngay tổ nào tiêu hao mau. Chia theo người thì bảng dài ra mà chẳng nói được điều gì. Đó là lựa chọn về cách kẻ bảng, không phải về món hàng.
Nón vải nên đi cùng đợt với phần còn lại
Nhiều nơi cấp áo quần một đợt, cấp món đội đầu vào đợt khác. Hai đợt tách nhau thì hai lần tập hợp người, hai lần ký. Gộp lại thì chỉ tốn một buổi. Nếu tổ đang đặt đồng phục bảo hộ lao động cấp cùng đợt thì kéo luôn phần nón vào cùng danh sách. Móc treo, túi đựng, nhãn tên cũng thuộc phụ kiện nón kê trong bảng cấp phát và nên nằm chung dòng. Cấp đủ cho tổ là một việc; chữ ký của tổ trưởng nằm trên bảng lại là việc khác hẳn khi rà lại hồ sơ. Thiếu chữ ký thì tờ bảng ấy vẫn chỉ ở mức nháp.
Ba dòng mà bảng cấp phát không có sẵn
Mẫu bảng cấp phát dùng chung có cột tên món, cột lượng, cột ngày, cột ký nhận. Bốn cột ấy đủ để chứng minh đã cấp. Chúng không đủ để tính trước cho đợt sau. Phần mềm nhân sự thì lưu danh sách người theo tổ. Nó chẳng nối danh sách ấy với hàng đã xuất. Tổ nào nhận nón theo đợt cấp thì không bảng nào tổng hợp, đợt cấp gần nhất của mỗi tổ cũng chẳng ai tra được, còn tên người ký bảng cấp phát theo tổ thì đổi liên tục mà không ghi lại. Ba dòng ấy nằm vừa trong một cột kẻ thêm sát mép.
Việc gọn nhất trong buổi cấp phát
Tập hợp tổ lại, phát xong, ký bảng cấp phát theo tổ vào ngày cấp. Ký cho cả tổ trong một lượt rồi ghi ngày lên đầu bảng, khỏi phải gọi từng người quay lại. Bảng ấy bỏ vào cặp lưu của tổ, đợt sau lấy ra là biết hai lần cách nhau bao lâu. Ai muốn xem kiểu vành nhỏ và cách may thân thì mở quầy nón vải cấp theo tổ sản xuất.
