Xưởng may đồng phục quen với đơn lớn. Một đơn vài trăm bộ thì mọi thứ đã có quy trình. Đơn lẻ dăm chục chiếc lại rơi vào vùng xám. Nó nhỏ tới mức chẳng ai lập hồ sơ riêng. Nhưng cộng dồn cả năm thì phần lẻ ấy không nhỏ. Rắc rối là chẳng có chỗ nào cộng dồn giúp, nên phần lẻ cứ trôi qua từng tháng.
Đơn lẻ hay đi qua mà không để lại dấu
Cửa hàng gọi điện, chốt kiểu, chốt lượng, chuyển khoản, nhận hàng. Cả vòng ấy có thể xong gọn trong một buổi làm việc. Chẳng ai mở hồ sơ khách hàng cho một đơn như thế. Đến khi cửa hàng gọi lần hai, người nghe máy lại hỏi từ đầu. Hỏi lại kiểu gì, hỏi lại màu gì, hỏi lại đã giao tới đâu. Khách trả lời được, nhưng cảm nhận thì đã khác. Mẫu DPM0010 nằm đúng trong dòng hay bán lẻ như vậy. Nó là chiếc mũ vành tròn cụp xuống, vành đều quanh đầu, thân cao vừa phải.
Kiểu này bán được cho nhiều nhóm khách khác hẳn nhau. Quán cà phê lấy dăm chục chiếc cho nhân viên. Cửa hàng đồ lưu niệm lấy để in hình lên thân. Đơn vị tổ chức sự kiện lấy cho một buổi rồi thôi. Mỗi nhóm có nhịp đặt riêng của họ, và nhịp ấy lặp lại khá đều. Nhóm sự kiện đặt một lần, nhóm quán thì đặt lại theo đợt tuyển người. Biết ai thuộc nhóm nào là biết nên gọi lại cho ai. Bán được lô đầu là một chuyện; biết cửa hàng nào sẽ đặt lại mới là chuyện đáng ghi.
Cuốn sổ đặt hàng có thể gánh phần lẻ
Đơn lớn đã có hợp đồng, có phụ lục, có biên bản. Đơn lẻ thì chỉ cần đúng một dòng là đủ. Một dòng gồm tên nơi đặt, kiểu, lượng, và ngày. Ghi ở cuối cuốn sổ đang dùng, khỏi phải mở sổ mới cho tốn chỗ. Sau dăm tháng, phần cuối sổ ấy thành danh sách khách lẻ. Ai lặp lại tên mình trong danh sách đó chính là nơi đáng gọi trước cho đợt sau.
Ba dòng nằm ngoài hệ thống bán hàng
Phần mềm bán hàng ghi được đơn và ghi được khoản đã thu. Nó không phân biệt đơn lớn với đơn lẻ. Nó cũng chẳng nối các đơn của cùng một nơi lại với nhau nếu tên gõ khác kiểu. Lô lẻ đặt của từng cửa hàng thì không báo cáo nào gom lại, ngày giao lô lẻ vừa rồi cũng không ai tra, còn cửa hàng nào đặt lại lần sau thì chỉ người nghe máy nhớ. Ba dòng ấy nằm gọn ở cuối cuốn sổ giấy, nơi ai cũng lật tới được.
Việc làm ngay sau cuộc gọi chốt đơn
Gác máy xong, ghi lô lẻ vào cuối sổ đặt hàng, đừng để tới cuối ngày. Lật cuối sổ đặt là thấy nơi nào đã quay lại, nơi nào mới lần đầu. Nếu đơn có kèm móc treo, túi đựng hay nhãn dệt thì kéo luôn nhóm phụ kiện nón gom theo lô lẻ vào cùng dòng. Ai muốn so kiểu vành cụp với kiểu vành mềm thì xem mũ tai bèo ghi vào cuối sổ đặt, còn bản vành tròn nằm ở chỗ chọn mũ nón đồng phục vành tròn cụp.
