Bộ phận kế hoạch kho dựng bảng đối chiếu vào tuần cuối mỗi kỳ. Bảng ấy trông khô khan, chỉ gồm cột cỡ với cột đầu bộ. Vậy mà trong cả kho chỉ mỗi nó nói được câu kỳ sau nên nhập gì. Bộ đồ nằm trong bảng đối chiếu vì thế mang hai vai: vừa là hàng, vừa là số liệu. Hiếm khi hai vai ấy do cùng một người trông; bên trông hàng đếm bằng mắt, bên trông số liệu đếm bằng phần mềm. Kỳ nào hai bên cũng ngồi lại, và kỳ nào cũng lệch. Chỗ lệch thường bé, chừng dăm bộ, nhưng cứ dồn qua vài kỳ là thành một con số phải giải trình. Không cột nào của bảng đối chiếu chứa nổi ba điều: bảng đối chiếu kỳ này khoá lúc nào, cỡ nào đang tồn nhiều nhất trong kho, ai lập bảng đối chiếu tồn kho. Điều thứ hai nghe lạ, bởi ai cũng tưởng nó phải nằm sẵn trong bảng. Thật ra bảng chỉ chép đầu bộ theo từng cỡ; xếp hạng là việc người đọc tự làm lấy.
Bảng đối chiếu dựng từ nguồn nào
Có ba nguồn, và ba nguồn ấy chẳng bao giờ cập nhật cùng lúc. Nguồn đầu là phiếu nhập, nguồn kế là phiếu xuất, nguồn cuối là lần đếm tay gần nhất. Phiếu nhập tới sớm, phiếu xuất tới muộn, lần đếm tay thì tuỳ ai rảnh. Khớp được cả ba nguồn là xong phần sổ sách; kỳ sau xưởng cần cỡ nào thì bảng ấy chưa nói được câu nào. Muốn nói được thì phải ghép thêm bảng nhân sự, mà bảng nhân sự nằm ở tầng trên. Các phòng trên nhà điều hành đếm riêng, nên đồng phục công sở đối chiếu tách riêng và không góp vào bảng này. Hai bảng đặt cạnh nhau mà chẳng cộng được, đó là chuyện quen của mọi kho.
Cỡ tồn lệch vì đâu
Cỡ bán chạy và cỡ tồn nhiều thường nằm ở hai đầu bảng, đầu này hết sớm còn đầu kia nằm im qua mấy kỳ. Nguyên do thứ nhất là nhập theo tỷ lệ sẵn của bên cung cấp chứ không theo bảng cỡ của xưởng. Nguyên do thứ hai là người nhận hay xin lên một cỡ cho rộng. Nguyên do thứ ba nằm ở chỗ ít ai ngờ: một đợt tuyển người làm lệch hẳn phân bố. Ba nguyên do cộng lại thì cỡ nhỏ đọng rất lâu. Ở nhiều kho, đồng phục tạp vụ tồn nhiều ở cỡ nhỏ là dòng đứng yên lâu nhất. Gỡ được chuyện này thì phải sửa từ khâu ký hợp đồng nhập, chứ khâu đếm không sửa nổi.
Khoá bảng vào lúc nào
Khoá sớm thì thiếu dữ liệu, khoá muộn thì kỳ sau đã bắt đầu. Quy ước ngắn nhất vỏn vẹn một câu: khoá bảng đối chiếu trước khi kỳ kiểm mới mở ra. Nơi nào quen khoá bảng đối chiếu trước kỳ kiểm mới thì số liệu hai kỳ chẳng lẫn vào nhau. Khoá xong thì bảng thành bản in, mà bản in thì không sửa được nữa. Ai thấy sai sau đó phải mở một phiếu điều chỉnh riêng. Phiếu điều chỉnh nhiều lên là dấu cho thấy giờ khoá đang đặt sai chỗ. Nơi nào mỗi kỳ chỉ mở đôi ba phiếu thì coi như giờ khoá ấy đã chọn đúng, khỏi bàn thêm nữa. Cái ngưỡng đôi ba phiếu ấy không ai quy định, nó là con số mà các kho tự rút ra sau vài năm.
Kỳ sau nên sửa chỗ nào
Bên kho chốt xong phần của họ, còn phần khó thì đẩy sang bộ phận kế hoạch. Kế hoạch phải quyết nhập bao nhiêu cho từng cỡ, quyết dựa trên một bảng đã cũ mất một kỳ. Lối gỡ thường thấy là giữ bảng của ba kỳ liền nhau rồi nhìn đường đi của từng cỡ. Đường đi nói được nhiều hơn một con số đứng lẻ. Một cỡ tụt dần qua ba kỳ là dấu hiệu đáng tin hơn nhiều, so với chuyện nó tụt mạnh đúng một lần rồi thôi. Cũng xin nói thẳng: bảng đối chiếu đếm cỡ và đếm đầu bộ, nó đứng ngoài mọi câu hỏi về mức chịu đựng. Câu hỏi ấy thuộc hồ sơ bên cung cấp, không thuộc bảng kho. Những mẫu chưa nhắc tới xếp trong khu đồng phục may sẵn đếm theo bảng đối chiếu.
