Trên mép gói có một dãy chữ in chìm, nhỏ và mờ, thường bị coi là ký hiệu của máy đóng gói. Người mở kiện lướt qua nó hàng trăm lượt mà không đọc. Dãy chữ ấy lại là thứ duy nhất phân biệt được chuyến hàng tháng này với chuyến hàng tháng trước. Mã QPS0051 đặt ra một việc phải làm trước cả việc kiểm đếm: chép lại dãy chữ ấy vào sổ nhập.
Cùng tên hàng, chưa chắc cùng một lô
Hai kiện dán nhãn giống hệt nhau vẫn có thể là hai chuyến ra khỏi hai dây chuyền khác nhau. Bên sản xuất đổi nguồn nguyên liệu, đổi ca chạy máy, đổi thông số ép — tên hàng vẫn giữ nguyên. Người mua chỉ nhận ra khi có một khác biệt đủ lớn để mắt thấy. Phần lớn khác biệt thì không đủ lớn, và chúng cứ tích lại.
Cùng tên hàng chưa đủ để kết luận là cùng một lô: mã lô và ngày ghi trên kiện là thứ duy nhất tách được hai chuyến hàng ra. Chép hai thứ ấy vào sổ nhập chiếm chừng chừng ba mươi giây cho mỗi kiện. Không chép thì tới lúc có chuyện, câu hỏi mở đầu của mọi cuộc rà soát đều không trả lời được. Câu hỏi ấy luôn là: lô nào, về ngày nào, ai nhận.
Mẫu giữ lại là công cụ gọn nhất
Mỗi lô về, giữ lại một bộ nguyên gói, cất riêng, dán nhãn ghi ngày. Lô sau về thì lấy bộ ấy ra đặt cạnh bộ mới. So bằng tay: sờ mặt vải, kéo thử đường ghép, kéo khoá lên xuống vài lượt, đo chiều dài tay bằng chính bộ cũ. Cách này không thay được phép thử, nhưng nó bắt được những thay đổi thô mà chẳng ai báo trước.
Bộ mẫu ấy chiếm chỗ bằng một quyển sách và giữ được vài năm. Nó cũng là vật chứng khi cần trao đổi lại với bên bán. Trao đổi bằng vật thật thì ngắn hơn trao đổi bằng lời rất nhiều. Mã lô sản xuất cùng ngày sản xuất của lô đang bán — trang bán hàng không giữ bản nào của phần này, nên nó là một mẫu giữ lại từ lô trước để so, và việc giữ mẫu thì bên mua tự làm. Bắt đầu từ lô đầu tiên thì về sau không phải bù.
Mở kiện đúng cách
Mở kiện nên làm ở một bàn trống, đừng làm dưới sàn kho. Đếm số gói, soát mép gói, chép mã lô, rồi mới xếp lên kệ. Kiện nào có gói rách thì tách riêng ngay, đừng trộn vào lô chung. Ba thao tác ấy thành nếp sau chừng chục lượt và sau đó không tốn thêm thời gian nào.
Mã này nằm ở đâu trên trang
Xếp theo nơi có dung dịch bắn ra, mã này thuộc hàng dùng ở nơi có dung dịch bắn; xếp theo ngành dùng, nó nằm trong bộ sưu tập dành cho cơ sở y tế; còn nếu tìm theo chỗ mặc thì nó cũng xuất hiện ở nơi mặc trong khu có kiểm soát. Ba lối vào cùng dẫn tới một chỗ, và biết trước điều đó thì đỡ phải dò. Bộ đồ này là lớp vật liệu xen vào giữa, chỉ vậy thôi; mức bảo vệ của nó không nằm trong những gì trang này giữ, còn phần thứ tự thao tác, phần người và phần chỗ thì kiện hàng nào cũng không chở theo. Vậy câu hỏi để lại cho người mua là: sau khi lô về, ai sẽ là người mở sổ chép dãy chữ trên mép gói?
