Phép chia đầu tiên bao giờ cũng ra một số lẻ. Số bộ cần cho ba tháng chia cho số bộ trong một thùng, kết quả là hai phẩy mấy thùng. Người lập dự trù làm tròn lên, rồi quên mất rằng mình vừa làm tròn. Nếu xếp theo cách dùng thì mã QPS0010 nằm ở nhóm bộ gọn nhiều món, và nhóm này bị làm tròn nhiều nhất vì nó đóng thùng theo bội số.
Bội số đóng thùng là một ràng buộc thật
Bên bán không giao lẻ từng bộ. Họ giao theo thùng, và thùng có bội số riêng. Vì thế con số đặt được luôn là bội số ấy, chứ không phải con số dự trù. Chênh lệch giữa hai con số nằm lại trong kho suốt cả kỳ.
Nhìn một lần thì chênh lệch ấy nhỏ. Cộng bốn kỳ trong năm, nó thành một góc kho. Cách gỡ không khó: đưa bội số vào công thức ngay từ bước đầu, thay vì làm tròn ở bước cuối. Muốn vậy thì phải biết bội số trước khi tính, và đó là dòng phải hỏi ngay lần chào hàng thứ nhất.
Quãng chờ mới là biến quan trọng
Dự trù thường chỉ tính phần tiêu hao. Phần bị bỏ qua là quãng từ lúc đặt tới lúc hàng nằm trên kệ. Con số tính ra không phải con số phải giữ trong kho: giữa hai lô còn một quãng chờ, và chính quãng ấy định ra mức tồn thấp nhất được phép chạm tới. Quãng chờ dài thì mức tồn phải cao, dù mức tiêu hao không đổi. Đây là chỗ hai đơn vị cùng quy mô lại ra hai bảng dự trù rất khác nhau.
Có một biến nữa ít ai đưa vào: mùa. Nhiều nơi có tháng đông việc và tháng vắng việc, chênh nhau tới gấp đôi. Dự trù chia đều mười hai tháng sẽ hụt đúng vào tháng cần nhất. Lấy số liệu của cùng kỳ năm trước, nếu có, là cách chỉnh gọn nhất.
Bộ gọn thì kéo theo món lẻ
Một bộ bốn món không bao giờ đứng một mình trong kho. Bên cạnh nó là những món lẻ mua rời để bù vào chỗ hụt. thứ hay phải mua bù nhất trong kho đứng đầu bảng ấy, vì nó hết trước cả bộ. Những món lẻ khác thì rải trong chỗ chứa các món bảo hộ mua rời, và chúng cần một dòng dự trù riêng. Gộp chung vào một dòng thì bảng trông gọn nhưng chạy sai.
Bảng dự trù nên có mấy cột
Bốn cột là đủ: mức tiêu hao mỗi tuần, quãng chờ, bội số thùng, và mức tồn thấp nhất. Ba cột đầu là số đo được, cột thứ tư là số phải quyết. Người ta hay nói mua đủ đồ bảo hộ là xong phần an toàn của khu vực; nói cho đúng thì mua đủ đồ mới xong phần vật tư, còn phần thứ tự, phần người và phần chỗ vẫn nằm nguyên đó. Bộ đồ chỉ là phần vật chất đứng chen giữa người và chỗ làm việc, và trang bán không gán cho nó một bậc nào. Quãng chờ thật khi đặt lô tiếp theo thì con số ấy chưa bao giờ được nhập vào đây, nên nó là một phép đếm phải tự làm: ghi ngày đặt và ngày nhận của ba lô liền nhau rồi lấy trung bình. Muốn so với các bộ nhiều món khác, mời sang phần trưng bày các bộ nhiều món.
