Biển cảnh báo chữ A là loại tài sản dễ biến mất nhất trong một nhà máy: nó nhẹ, gập được, ai cũng khiêng đi được và không ai ký nhận. Sau vài quý, bộ phận an toàn phát hiện khu vực nào cũng thiếu biển trong khi sổ mua sắm ghi số lượng khá lớn. Cách xử lý không nằm ở việc mua thêm mà nằm ở việc đưa nhóm hàng này vào một quy trình quản lý tài sản gọn nhẹ.
Vì sao biển di động cần được quản lý như thiết bị an toàn
Khác với biển gắn cố định trên cột, biển gập chữ A không có vị trí lắp đặt cố định, nên không thể kiểm tra bằng cách đi dọc tuyến. Nó cũng là biện pháp kiểm soát rủi ro được ghi trong hồ sơ an toàn, tức khi cần thì phải có mặt đúng chỗ, đúng lúc. Hai đặc điểm đó khiến nhóm hàng này rơi vào vùng xám: quá rẻ để lập thẻ tài sản cố định, nhưng quá quan trọng để bỏ ngoài sổ sách. Cách làm phù hợp là quản lý theo cụm khu vực chứ không theo từng chiếc, gắn trách nhiệm cho trưởng ca hoặc tổ trưởng khu vực đó.
Mã hoá và ghi sổ theo cách đơn giản nhất
Một mã ba phần đã đủ dùng cho hầu hết nhà máy: ký hiệu khu vực, ký hiệu loại biển, số thứ tự. Mã được sơn hoặc dán trực tiếp lên hai mặt biển để nhìn thấy được khi biển đang dựng. Sổ theo dõi chỉ cần các cột gồm mã biển, khu vực được giao, ngày cấp, người nhận bàn giao, tình trạng lần kiểm tra gần nhất và ghi chú. Với các doanh nghiệp đã dùng phần mềm quản lý bảo trì, nhóm hàng này có thể nhập chung vào danh mục dụng cụ dùng chung thay vì lập nhóm riêng. Điều quan trọng hơn cả cấu trúc mã là việc số lượng thực tế và số lượng trên sổ phải khớp sau mỗi kỳ kiểm kê.
Chu kỳ kiểm tra và tiêu chí loại bỏ
Chu kỳ kiểm tra nên gắn vào một mốc đã có sẵn trong doanh nghiệp để khỏi sinh thêm việc, chẳng hạn kỳ kiểm kê vật tư hoặc kỳ rà soát đánh giá nguy cơ rủi ro về an toàn vệ sinh lao động, vốn được thực hiện định kỳ ít nhất một lần trong năm. Tiêu chí loại bỏ nên viết thành ba dòng cụ thể để người kiểm tra không phải cân nhắc: bản lề gãy hoặc không giữ được biển đứng vững, mặt biển nứt hoặc thủng, chữ và hình đã bạc tới mức không đọc được ở khoảng cách sử dụng thông thường. Biển bị loại phải được đưa ra khỏi khu vực ngay trong ca, vì một tấm biển hỏng dựng ở đó gây cảm giác đã có cảnh báo trong khi thực tế không còn tác dụng.
