Có quãng xưởng phải gọi thêm người từ bên ngoài vào làm giúp ít hôm. Tổ điều phối nhận danh sách, xếp chỗ, rồi mở một bảng theo dõi cho quãng ấy. Bộ đồ giao cho người thuê ngoài đi kèm danh sách đó, nhưng lại được ghi ở tờ khác. Hai tờ nằm hai chỗ thì tới cuối quãng rất khó ghép lại thành một bức tranh.
Bảng chấm công ghi người, không ghi đồ
Bảng theo dõi công được dựng ra để tính công, nên cột của nó toàn ngày với buổi. Ai vào ngày nào, làm mấy buổi, nghỉ hôm nào, chấm xong là chuyển sang bộ phận thanh toán. Không cột nào hỏi hôm ấy người đó khoác gì lên người, vì câu hỏi đó chẳng liên quan tới việc tính công. Thế nên muốn biết đồ đi đâu thì phải mở tờ thứ hai, do người khác giữ.
Nói cho đúng ngay từ đầu: bộ đồ giao cho người thuê ngoài không thay cho buổi hướng dẫn trước ca.
Tuần công ngắn thì đồ luân chuyển nhanh
Người thuê theo tuần công thường chỉ ở lại vài ngày rồi sang công trình khác. Đồ phát ra buổi sáng thứ hai có khi thứ năm đã đổi sang tay người mới. Một mùa cao điểm, cùng bộ đồ ấy qua tay bốn năm người là chuyện thường. Đổi tay lần nào cũng kéo theo một lượt giặt, một lượt soi đường chỉ, một lượt đo lại cỡ.
Nhịp đổi tay nhanh khiến sổ sách bị bỏ lại phía sau rất nhanh. Người phát vội, người nhận cũng vội, cuối cùng chẳng ai kịp ký. Phần dữ liệu bên dưới hụt ba mục: tuần công này có mấy người thuê ngoài, ai ký bảng chấm công của tổ thuê, người thuê ngoài trả đồ vào hôm nào. Chừng ấy mục chỉ nằm ở tổ điều phối, và cũng chỉ nằm đó nếu tổ ấy chịu ghi.
Trả đồ về là khâu hay hụt nhất
Khâu phát ra thì ai cũng nhớ, vì không phát thì người ta không vào làm được. Khâu trả về thì khác hẳn, người ta xong việc là đi, đồ để lại đâu đó trong phòng thay. Cuối quãng kiểm lại thấy thiếu, mà thiếu từ hôm nào thì không ai trả lời nổi. Chấm đủ công là một việc, biết ai mặc gì trong tuần ấy thì chưa bộ phận nào nhận về mình.
Chỗ chữa chẳng nằm ở chuyện mua thêm đồ dự phòng cho nhiều lên. Nó nằm ở chỗ gắn hai tờ giấy làm một, để phát và trả cùng nằm trên một dòng. Gắn được rồi thì cuối quãng chỉ cần đọc dọc một cột là ra ngay chỗ hụt. Nhiều nơi làm việc này bằng một cuốn sổ kẻ tay, không cần phần mềm nào.
Phần thuộc bên thuê ngoài
Ngược lại, bên điều phối cũng có phần việc không đẩy sang ai được. Họ là người duy nhất biết ai sắp đến, ai sắp đi, và quãng nào đông nhất trong tháng. Việc gọn nhất là gắn tên người thuê ngoài vào từng dòng chấm công, đừng gộp cả nhóm vào một dòng chung. Làm vậy thì quãng sau có ai hỏi lại, tổ điều phối chỉ cần dò đúng một cột là ra. Kề bên là ô quần áo bảo hộ khác phát cho tổ thuê, và may tạp dề đặt theo tuần công cũng đi theo nhịp ấy. Ai cần đối chiếu thì mở dải quần áo chịu nhiệt giao cho người thuê ngoài.
