Phòng kế hoạch đầu tư mở một gói thầu thì việc đầu tiên là tả cho được thứ mình cần mua. Tả bằng chữ, tả bằng bảng, đôi khi tả bằng một tấm ảnh chụp món cũ đang dùng. Bộ đồ mua theo gói thầu vì thế được mô tả bởi người ngồi phòng, chứ không phải người sẽ mặc nó. Khoảng cách giữa hai bên ấy là nơi đẻ ra hầu hết trục trặc sau này.
Gói thầu mô tả món hàng bằng gì
Bản mô tả hay bắt đầu bằng công dụng, rồi tới kích cỡ, rồi tới số lượng cần trong kỳ. Công dụng viết chung chung thì bên dự thầu nào cũng chào được, và bảng so sánh cuối cùng chỉ còn mỗi cột con số ở mép phải. Viết chi tiết quá thì lại thành chỉ đích danh một món, dễ bị bắt bẻ lúc xét. Lối đi ở khoảng giữa là mô tả theo điều kiện chỗ làm chứ không theo đặc tính món hàng.
Mô tả theo điều kiện chỗ làm thì bên dự thầu buộc phải tự chứng minh món của họ hợp.
Bảng thông số đi kèm hay đi lạc
Bảng thông số thường được soạn riêng rồi ghim vào tập hồ sơ mời thầu ở phút chót. Ghim ở phút chót thì hay rơi mất, hoặc bị in thiếu trang khi nhân bản gửi các bên. Bên dự thầu nhận thiếu trang sẽ chào theo phần họ đọc được, và chuyện chỉ vỡ lở vào lúc mở bì. Khung mô tả im lặng trước ba câu: gói thầu này gồm mấy đầu mục, ai duyệt hồ sơ mời thầu, bên dự thầu nào nộp sớm nhất.
Ba câu ấy nằm trong cặp giấy của phòng kế hoạch, chẳng ô hàng nào chép hộ được. Cách phòng tránh đỡ công nhất là đánh số trang liên tục cho cả tập, kể cả phụ lục. Đánh số rồi thì bên nhận đếm trang là biết đủ hay thiếu ngay lúc bóc bì. Soạn mẫu chỉ tốn một buổi, rồi dùng lại cho mọi gói kế tiếp.
Chỗ làm quyết trước, thầu quyết sau
Nói cho sòng phẳng: bộ đồ này là hàng mua theo thầu, không thay cho bước khảo sát chỗ làm. Khảo sát phải xong trước lúc soạn bản mô tả, chứ chẳng ai bù vào lúc hàng đã về tới sân kho. Một buổi đi xem mặt bằng cho ra nhiều dòng mô tả hơn cả tuần ngồi tra tài liệu. Người đi xem nên là người sẽ nghiệm thu, để hai đầu khớp nhau.
Buổi đi xem ấy nên có cả người sẽ mặc, dù họ không có tên trong tổ soạn thầu. Họ nói được những câu chẳng tập tài liệu nào chép hộ. Chẳng hạn chỗ nào hay vướng, ca nào phải cúi nhiều, mùa nào thấy bí nhất. Mở thầu đúng thủ tục là một chuyện, chọn được thứ hợp với chỗ làm thì phải đổi bằng công đi lại. Cùng gói còn có áo bảo hộ đưa vào cùng gói thầu và bình chữa cháy mở thầu chung đợt.
Chốt gói thầu bằng cách nào
Nếu gói thầu đã chốt, phần còn lại là giữ cho hồ sơ đủ và tra được về sau. Đủ nghĩa là bản mô tả, bảng thông số, biên bản mở và bảng so sánh nằm chung một tập. Tra được nghĩa là có mục lục ở trang đầu, kèm ngày tháng rõ ràng. Việc nên làm sớm là kẹp bảng thông số cùng tập hồ sơ thầu, đừng để rời ra rồi tìm lại từng tờ. nhóm quần áo chịu nhiệt mở theo gói thầu bày cả nhánh cho ai muốn so.