Hàng nhập khẩu vẫn thuộc diện phải công bố hợp quy như hàng sản xuất trong nước
Có một hiểu lầm rất phổ biến ở khối mua hàng: mũ nhập từ nước có nền công nghiệp tốt thì mặc nhiên đủ điều kiện lưu thông, khỏi cần giấy tờ gì thêm. Thực tế thì văn bản quy chuẩn quốc gia dành cho mũ an toàn công nghiệp áp cho cả hàng sản xuất trong nước lẫn hàng nhập khẩu và hàng đang lưu thông trên thị trường.
Quy chuẩn ấy do Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội ban hành, quy định mức giới hạn của các chỉ tiêu liên quan tới an toàn và yêu cầu quản lý chất lượng, đồng thời buộc đơn vị cùng cá nhân chế tạo hoặc đưa hàng từ nước ngoài về đều buộc công bố hợp quy rồi in dấu hợp quy lên món hàng.
Bên cạnh đó, hệ tiêu chuẩn trong nước có một tiêu chuẩn riêng cho mũ an toàn công nghiệp, chấp nhận nguyên bản một tiêu chuẩn quốc tế, quy định yêu cầu kỹ thuật, phương pháp thử và cách ghi nhãn. Tiêu chuẩn ấy chia rõ phần bắt buộc cho mũ dùng chung và phần tính năng tuỳ chọn khi có đòi hỏi đặc biệt.
Dùng làm trang bị cấp phát chính thức, không dùng làm hàng đối phó khi có đoàn kiểm tra
Chỗ dùng đúng của một mã có đủ hồ sơ là danh mục trang bị bảo hộ chính thức: cấp cho người lao động theo chức danh, ghi vào sổ cấp phát, có chữ ký nhận và có mốc thời gian để tính tới đợt thay tiếp theo. Đó là dòng hàng đi vào hồ sơ an toàn của doanh nghiệp và cần chịu được soi xét.
Điều tuyệt đối không nên làm là mua một lô đẹp để trong kho, chỉ mang ra khi có khách tham quan hoặc có đoàn kiểm tra, còn ngày thường thì người lao động vẫn đội mũ cũ đã bạc màu. Cách làm đó không giảm được một phần trăm rủi ro nào và còn khiến hồ sơ mô tả sai thực tế đang diễn ra.
Một ranh giới nữa cần nói rõ: giấy tờ không thay được việc kiểm tra bằng mắt. Bộ hồ sơ chứng minh mẫu sản phẩm đã qua thử nghiệm, nó không nói gì về chiếc mũ cụ thể đang nằm trong tay người thợ sau hai mùa nắng. Hai việc này song song với nhau, không việc nào thay được việc nào.
Bộ giấy tờ cần yêu cầu và cách lưu để tra lại sau ba năm
Khi đặt hàng, nên ghi thẳng vào đơn ba yêu cầu: bản công bố hợp quy còn hiệu lực, chứng chỉ hoặc báo cáo thử nghiệm của model đúng như model sẽ giao, và tài liệu hướng dẫn sử dụng bằng tiếng Việt. Ba thứ này là điều kiện giao hàng, không phải thứ xin thêm sau khi hàng đã nhập kho.
Điểm dễ bị bỏ sót là chứng chỉ cấp cho một model không phủ sang model khác cùng hãng. Nhà cung cấp gửi một bộ giấy tờ chung của thương hiệu là chưa đủ; phải đối chiếu tên model trên giấy với tên model dập trong lòng mũ, và hai tên đó phải trùng khớp từng ký tự.
Về cách lưu, hãy quét bộ giấy tờ thành tệp, đặt tên tệp theo model và số lô, rồi ghi số lô ấy vào phiếu nhập kho. Ba năm sau, khi cần chứng minh trang bị cấp cho một người vào một thời điểm cụ thể, việc tra cứu chỉ là mở đúng một tệp chứ không phải lục lại cả năm chứng từ.
Tem trong lòng mũ mờ hoặc bong là mất khả năng chứng minh nguồn gốc
Mũ chờ cấp nên nằm trong thùng gốc, xếp theo tháng nhập và dán nhãn tháng ra ngoài vách thùng để lấy theo thứ tự cũ trước mới sau. Không bóc lẻ mũ ra bày trên kệ hở, vì vừa bụi vừa dễ mất tem hướng dẫn kèm theo, mà tem ấy lại là phần chứa thông tin cần cho hồ sơ.
Năm dấu hiệu nhìn thấy được báo phải đưa chiếc mũ ra khỏi diện sử dụng: tem trong lòng mũ mờ tới mức không đọc được tên model; phần ghi năm và quý sản xuất bị che hoặc bong mất; vỏ có vết nứt hở; lồng đỡ mục hoặc đứt chỉ ở điểm nối; và mũ không còn khớp đúng với hồ sơ đang lưu của lô đó.
Bộ hồ sơ đầy đủ biến một khoản mua sắm bình thường thành thứ đứng vững trước mọi cuộc soi xét, và người phụ trách an toàn không phải đi giải thích thay cho một tờ giấy đang thiếu. Cùng nguyên tắc ấy nên áp cho giày bảo hộ nhập khẩu kiểm cùng đợt với trang bị bảo vệ đầu.
