Kiểm tra định kỳ là việc của tổ chức, khác hẳn với việc người dùng tự nhìn
Hai hoạt động này hay bị gộp làm một và cả hai đều yếu đi vì thế. Người dùng nhìn mũ của mình trước ca là để bắt những hư hại lớn xảy ra hôm qua. Còn đợt rà định kỳ do bộ phận an toàn tổ chức là để bắt thứ khác hẳn: sự xuống cấp diễn ra chậm mà người dùng hằng ngày không nhận ra.
Sự xuống cấp chậm ấy có gốc từ chính môi trường. Vật liệu vỏ suy giảm theo thời gian do tia cực tím, do chu kỳ nóng lạnh, do tiếp xúc hoá chất và do hao mòn thường ngày; càng xuống cấp thì càng giòn và càng kém khả năng hấp thụ cùng phân tán năng lượng khi có va đập.
Vì diễn biến này rất chậm, người đội mũ mỗi ngày sẽ không thấy khác biệt. Chỉ khi đặt chiếc mũ đang dùng cạnh một chiếc cùng mã còn nguyên trong kho, sự chênh lệch mới hiện ra rõ ràng về màu, về độ bóng và về tiếng kêu khi bóp vành. Đó là lý do đợt rà cần một chiếc đối chứng.
Rà theo lô và theo môi trường, không rà theo cảm nhận của người đang đội
Cách rà hiệu quả là gom theo lô và theo khu vực làm việc chứ không gọi từng người ngẫu nhiên. Mũ cùng lô, cùng phơi nắng ngoài bãi suốt hai năm sẽ xuống cấp gần như nhau, nên khi phát hiện một chiếc có vấn đề thì phải xem kỹ toàn bộ số còn lại của lô đó thay vì coi là trường hợp cá biệt.
Điều không nên làm là dựa vào câu trả lời của người đang đội. Ai cũng nói mũ của mình vẫn tốt, phần vì quen mắt, phần vì ngại thủ tục đổi. Đợt rà cần một người ngoài cầm mũ lên, xoay dưới ánh sáng, so với chiếc đối chứng, và quyết định dựa trên những gì nhìn thấy chứ không dựa trên lời kể.
Nhịp rà nên khác nhau theo môi trường. Nhóm làm ngoài trời quanh năm cần rà dày hơn nhóm làm trong nhà xưởng có mái, bởi tia cực tím là tác nhân đẩy nhanh chính và mũ dùng ngoài trời ở vùng nắng gắt xuống cấp nhanh hơn hẳn. Chia nhịp theo môi trường tiết kiệm công mà vẫn bắt đúng nhóm rủi ro.
Ba việc phải ghi vào biên bản mỗi đợt rà
Thứ nhất là số lượng đã rà theo từng lô, kèm năm và quý sản xuất của lô đó. Con số này cho biết đợt rà đã phủ được bao nhiêu phần trang bị đang lưu hành, và phần chưa phủ nằm ở đâu để bổ sung trong đợt sau chứ không rơi vào quên lãng.
Thứ hai là danh sách những chiếc bị loại kèm lý do cụ thể, viết theo dấu hiệu nhìn thấy được chứ không viết chung chung là hỏng. Danh sách này về sau trở thành dữ liệu chọn hàng: nếu một mã liên tục bị loại vì cùng một dạng hư hại, đó là căn cứ để cân nhắc lại nhà cung cấp.
Thứ ba là số chiếc đã cấp bù và ngày cấp. Không có dòng này thì đợt rà chỉ dừng ở việc phát hiện, còn người bị thu mũ có thể phải chờ nhiều ngày mới nhận được chiếc mới, và trong những ngày đó họ hoặc không có mũ, hoặc mượn tạm một chiếc không rõ nguồn gốc.
Mũ đã đánh dấu loại bỏ phải rời khỏi khu vực làm việc ngay trong ngày
Bố trí một thùng riêng có nhãn dành cho mũ bị loại, đặt ngay tại chỗ tổ chức rà, và chuyển đi trong ngày. Không để chiếc mũ bị loại quay lại giá treo dù chỉ một đêm, bởi sáng hôm sau sẽ có người cầm nhầm và cả công sức của đợt rà trở thành vô nghĩa.
Năm dấu hiệu nhìn thấy được để đánh dấu loại bỏ ngay tại đợt rà: bề mặt đã phấn hoá thấy rõ khi so với chiếc đối chứng; có vết nứt dù mảnh ở bất kỳ vị trí nào trên vỏ; vỏ kêu khô và mất đàn hồi khi bóp; các điểm gài lồng đỡ nứt chân; và mũ vượt quá mốc tuổi tính theo năm quý sản xuất ghi trên vỏ.
Một đợt rà có biên bản biến an toàn từ chuyện tin tưởng lẫn nhau thành chuyện có số liệu, và người phụ trách trả lời được ngay khi có ai hỏi tới. Mũ đã loại nên đi vào thùng thu gom trang bị bảo hộ đã hết hạn dùng chứ không quay lại giá treo.