Chiếc mũ bắt đầu già đi từ trong kho chứ không từ lúc đội lên đầu
Có một khoảng thời gian gần như không ai tính tới: quãng từ lúc chiếc mũ ra khỏi dây chuyền tới lúc nó được phát cho người dùng. Trong quãng đó chiếc mũ vẫn nằm trong tuổi thọ của nó, vẫn chịu nhiệt, chịu ẩm và chịu ánh sáng, chỉ khác là không ai chứng kiến quá trình ấy.
Điều này quan trọng vì tuổi vỏ được tính từ ngày sản xuất. Một lô nằm trong nhà kho mái tôn không cách nhiệt, sát vách hướng tây, suốt hai mùa hè, sẽ ra khỏi kho trong tình trạng khác hẳn một lô nằm ở gian mát cùng khoảng thời gian, dù trên giấy tờ hai lô có cùng ngày sản xuất.
Vì vậy kho không chỉ là chỗ chứa mà là một phần của vòng đời sản phẩm. Bố trí kho tốt kéo dài phần đời hữu ích mà doanh nghiệp thật sự dùng được; bố trí kém thì một phần đáng kể tuổi thọ đã bị tiêu mất trước khi có người đầu tiên đội chiếc mũ lên đầu.
Trữ trong bóng tối và khô ráo, không trữ chung gian với sơn và dung môi
Kho đúng cho mặt hàng này rất đơn giản: mát, tối, khô, thoáng khí. Thùng để trên kệ hoặc trên tấm kê cách nền, cách vách một khoảng để không khí lưu thông, và tránh mọi vị trí có nắng chiếu trực tiếp qua cửa sổ hay cửa cuốn mở cả ngày.
Điều không nên làm là để mũ chung gian với sơn, dung môi, keo hoặc bình xịt. Hơi bay ra từ các thùng ấy tác động lên bề mặt nhựa theo thời gian dài mà không để lại dấu vết tức thời nào, và tới lúc phát hiện thì cả một khu vực kho đã bị ảnh hưởng chứ không riêng vài chiếc.
Cũng đừng dùng khu vực để mũ làm chỗ chứa tạm hàng nặng. Một pallet hàng đặt đè lên chồng thùng mũ trong vài tuần đủ để phần vành của những chiếc dưới cùng bị ép biến dạng, và biến dạng đó không hồi lại sau khi dỡ hàng ra.
Ba thông số của một kho mũ đúng chuẩn mà không cần thiết bị đo
Thứ nhất là ánh sáng: đứng ở vị trí để thùng vào giữa trưa, nếu thấy vệt nắng chiếu tới thì phải che hoặc dời. Không cần máy đo nào, chỉ cần một lần quan sát vào đúng khung giờ nắng gắt nhất trong ngày và ghi lại kết quả vào sổ kho.
Thứ hai là chiều cao xếp chồng: chốt một con số cụ thể cho số thùng chồng lên nhau và kẻ vạch lên cột để người xếp hàng nhìn thấy. Con số này nên lấy theo khuyến cáo in trên vỏ thùng của nhà sản xuất, và khi vỏ thùng không ghi thì lấy mức thấp hơn để an toàn.
Thứ ba là thứ tự xuất: nhãn ghi tháng nhập quay ra ngoài, lối lấy hàng bố trí sao cho lô cũ nằm ở phía dễ với tay hơn. Cách bố trí vật lý này hiệu quả hơn mọi quy định bằng văn bản, vì nó khiến người thủ kho làm đúng ngay cả khi đang vội và không nhớ tới quy định nào.
Chiếc dưới đáy chồng bị hằn vành là dấu hiệu kho xếp sai
Khi kiểm kho định kỳ, hãy mở thùng ở đáy chồng chứ không mở thùng trên cùng, bởi thùng trên cùng luôn ở trạng thái gọn gàng nhất và không nói lên điều gì về cách xếp. Rút vài chiếc ở đáy ra đặt cạnh một chiếc ở thùng trên cùng cùng lô để so sánh trực tiếp.
Năm dấu hiệu nhìn thấy được cho biết kho đang có vấn đề: chiếc ở đáy chồng có vết hằn theo hình vành của chiếc bên trên; vỏ thùng ẩm mềm hoặc mốc ở góc dưới; mũ ở lớp ngoài cùng của thùng sáng màu hơn hẳn lớp trong; bề mặt bám bụi dầu nhờn; và mùi dung môi còn phảng phất trong gian kho.
Một kho được bố trí đúng khiến mỗi chiếc mũ phát ra còn nguyên phần lớn vòng đời của nó, và khoản mua sắm được dùng hết giá trị thay vì mất một nửa trong lúc chờ. Thùng mũ nên đặt trên pallet nhựa kê thùng mũ trong kho vật tư bảo hộ thay vì đặt thẳng xuống nền.