Trong cùng một họ sản phẩm, nhà sản xuất thường làm song song hai kiểu vỏ: kiểu khoét lỗ thoáng khí và kiểu vỏ kín. Mẫu GM3 có núm vặn phía sau bán tại đây thuộc kiểu khoét lỗ. Với người phụ trách vật tư, đó không phải một chi tiết trang trí mà là một thuộc tính phải quản lý riêng, vì hai kiểu vỏ đi tới hai nhóm công việc khác nhau và tên model in trên thùng thì lại giống nhau đến mức dễ nhầm.
Cùng một dòng nhưng hai kiểu vỏ khác nhau trong kho
Lỗ trên vỏ mũ giải quyết một việc rất thật ở khí hậu Việt Nam: hơi nóng tích dưới vỏ thoát ra được, người thợ đỡ bị ngộp và vì thế chịu đội mũ suốt ca thay vì tháo ra lúc không ai để ý. Nhưng cái lỗ đó là một đường xuyên qua thành vỏ, và mọi hệ tiêu chuẩn đều xử lý mũ khoét lỗ như loại không có tính chất cách điện. Hệ quả trực tiếp cho khâu vật tư: chiếc vỏ khoét lỗ không được đưa vào khu vực có rủi ro điện, dù nó cùng tên model, cùng màu, cùng cơ cấu điều chỉnh với chiếc vỏ kín xếp ngay bên cạnh. Đây là ranh giới nhìn thấy bằng mắt, không cần thiết bị đo, nên không có lý do nào để nhầm ngoài lý do sắp xếp kho.
Vì sao thùng hàng phải ghi cấu hình vỏ, không chỉ ghi tên model
Cách làm gọn nhất là quy định một trường bắt buộc trên nhãn thùng và trong mã hàng nội bộ: kín hay khoét lỗ. Khi trường này tồn tại, thủ kho không phải mở thùng để đoán, người viết phiếu xuất không phải hỏi lại, và tổ trưởng nhận hàng biết ngay mình đang nhận thứ gì. Khi trường này không tồn tại, sai sót xảy ra ở đúng một chỗ quen thuộc: đợt hàng về gấp, hai lô xếp chung một dãy giá, rồi một tổ làm việc gần tủ điện nhận nguyên thùng vỏ khoét lỗ mà không ai nhận ra. Việc sắp xếp danh mục bảo hộ lao động chia theo từng nhóm bộ phận cơ thể được bảo vệ cũng nên áp cùng nguyên tắc: phân loại theo công dụng thật, không phân loại theo tên thương mại.
Phiếu phát hàng ba dòng và một quy tắc không trộn
Dòng một: khu vực làm việc của người nhận, ghi theo tên khu trong sơ đồ nhà máy.
Dòng hai: cấu hình vỏ được phép cho khu đó, do bộ phận an toàn ký một lần cho cả năm.
Dòng ba: số lô và quý sản xuất của chiếc mũ thực tế trao tay.
Quy tắc kèm theo chỉ có một câu: không trộn hai cấu hình vỏ trong cùng một thùng, cùng một lần phát, cùng một tổ. Trộn một lần là mất khả năng kiểm bằng mắt từ xa, và người giám sát sẽ phải lật từng chiếc lên soi thay vì đứng ở cửa khu nhìn một lượt. Với những vị trí thật sự làm việc gần phần mang điện, thiết bị phải chọn từ nhóm thiết bị an toàn điện dành cho công việc gần phần mang điện và phải có công bố riêng cho từng món.
Ba chỗ nhìn khi nhận hàng để biết mình nhận đúng dòng nào
Thứ nhất là bề mặt trong của vỏ, nơi ghi tên kiểu và cỡ; hai thông tin này bắt buộc phải có ở cả mặt trong lẫn mặt ngoài theo yêu cầu ghi nhãn của mũ công nghiệp, và nếu mặt trong trống trơn thì đó là dấu hiệu đầu tiên cần dừng lại. Thứ hai là vùng đỉnh: đếm số lỗ và xem gờ khoét có bavia hay không, vì gờ nhám là chỗ tay hay xước và cũng là chỗ bụi đọng. Thứ ba là bề mặt ngoài của chính chiếc mũ mẫu trong thùng: vỏ mới có ánh bóng đều, còn vỏ đã nằm phơi sáng lâu thì bợt đi như phủ một lớp sương mờ và mất hẳn độ bóng đó. Vỏ bợt nghĩa là hàng đã tồn lâu, và tuổi của vật liệu tính từ ngày sản xuất chứ không tính từ ngày nhập kho.
Hệ thống hiện không lưu bản công bố hợp quy, báo cáo thử nghiệm hay bảng thông số kỹ thuật nào cho mã này, nên phần tính năng cần được nhà cung cấp trả lời bằng văn bản trước khi đặt số lượng lớn. Khi cần đặt cho nhiều khu vực khác nhau, hãy xem toàn bộ mũ bảo hộ chia theo cấu hình vỏ kín và vỏ khoét lỗ rồi lập bảng phân bổ trước, bởi việc chia đúng ngay từ đơn đặt đầu tiên rẻ hơn nhiều so với việc đi thu lại mũ đã phát sai khu.