Bốn mươi chiếc mũ giống hệt nhau treo trong một nhà xe và không chiếc nào có tên
Ở một tổ thi công vừa, toàn bộ trang bị bảo vệ đầu mua cùng một đợt nên trông y hệt nhau. Người thợ về cuối ca treo mũ lên móc chung, sáng hôm sau lấy đại chiếc gần tay nhất. Sau vài tuần thì không còn ai biết chiếc mình đang đội được cấp ngày nào, đã qua tay mấy người, hay có nằm trong số bị vật rơi trúng hồi tháng trước hay không.
Vấn đề không phải là thiếu ý thức mà là thiếu một cái tên. Chừng nào bốn mươi chiếc mũ còn ẩn danh thì mọi việc quản lý về sau đều bất khả thi: không tính được tuổi từng chiếc, không truy được ai đang giữ chiếc nào, và mỗi lần cần loại bỏ một chiếc thì cả tổ phải mang mũ ra xếp hàng để tìm.
Con số ghi trên mũ nói được chủ nhân của nó, không nói được tình trạng của nó
Cần tách bạch ngay điều này để cuốn sổ không trở thành chỗ dựa sai. Mã số cá nhân chỉ giải quyết bài toán ai giữ chiếc nào và chiếc đó vào tổ từ ngày nào. Nó không nói lên chiếc mũ còn khả năng bảo vệ hay không, và nó cũng không thay được thao tác nhìn kỹ vỏ với lồng đỡ mỗi lần đội lên.
Hai việc tuyệt đối không làm khi đánh số. Thứ nhất, không khắc, không dập hay rạch số trực tiếp lên vật liệu vỏ, vì mọi can thiệp làm thay đổi kết cấu đều làm mất tính toàn vẹn bảo vệ và mất hiệu lực tuân thủ. Thứ hai, không dán nhãn số đè lên vùng đã in tên kiểu, năm quý sản xuất và cỡ, vì che đi mấy dòng đó là mất luôn khả năng tính tuổi và truy lô về sau.
Cách hiểu đúng là cuốn sổ trả lời câu hỏi hành chính, còn mắt người trả lời câu hỏi kỹ thuật. Hai việc chạy song song, không việc nào thay được việc kia. Một tổ có sổ đầy đủ mà không ai nhìn kỹ vỏ trước ca thì vẫn để lọt chiếc mũ đã nứt, và ngược lại, một tổ kiểm rất kỹ mà không có sổ thì tới kỳ thay hàng loạt sẽ không biết bắt đầu từ chiếc nào.
Đánh số vào đâu và ghi những cột nào trong cuốn sổ
Chọn vị trí dán ở mặt ngoài phía sau vỏ, cách xa vùng nhãn in sẵn, và giữ nguyên vị trí đó cho cả tổ để dễ đọc từ phía sau.
Ghi thêm số đó lên mặt trong của đai gáy bằng bút dạ khô, phòng khi nhãn ngoài bong mất thì vẫn còn một bản.
Dùng nhãn dán bám tốt nhưng bóc ra được, tránh loại keo phải dùng dung môi để tẩy sạch.
Cuốn sổ cần đúng sáu cột: số hiệu, ngày cấp, người giữ, ngày sản xuất đọc trên vỏ, lần thay lồng gần nhất, và ghi chú sự cố.
Mỗi lần đổi người giữ thì thêm một dòng mới thay vì tẩy xoá dòng cũ, để còn nhìn thấy đường đi của chiếc mũ.
Cột ghi chú sự cố để trống là bình thường; một khi đã có chữ trong đó thì chiếc mũ ra khỏi tổ chứ không quay lại.
Cuốn sổ còn giúp bắt sớm những chiếc xuống cấp nhanh hơn phần còn lại của đợt. Vết ố vàng ăn sâu quanh chỗ dán số, mặt nhựa chuyển sang hơi mờ khi soi nghiêng dưới nắng, hoặc mép sau vỏ bị vẹo hẳn về một bên đều là dấu hiệu nên soi lại chiếc đó trước cả tổ.
Người giữ sổ nên là tổ trưởng hoặc người phụ trách vật tư của tổ, không phải một cán bộ ngồi ở văn phòng cách công trường vài cây số. Sổ đặt ngay chỗ treo mũ thì mới có người ghi, còn sổ cất trong ngăn kéo phòng hành chính thì sau đợt đầu là bỏ trống.
Mũ công trường mua theo đợt và cách đánh số nối tiếp giữa các đợt
Khi tổ mua bổ sung, số hiệu nên chạy tiếp chứ không bắt đầu lại từ một. Cách đơn giản là gắn hai chữ số đầu theo năm nhập rồi mới tới số thứ tự, nhờ vậy chỉ nhìn số hiệu là biết chiếc mũ thuộc đợt nào mà chưa cần mở sổ. Đợt mua sau cũng nên giữ cùng một kiểu vỏ để phần lồng đỡ và đệm trán dùng lẫn được cho nhau.