May áo thun thể thao nam theo đơn thường đi kèm một lô hàng lớn giao một lần, và ngay sau ngày giao là công việc mà không bộ phận nào muốn nhận: phát cho vài trăm người, ghi ai lấy cỡ nào, ai đã ký, ai chưa. Đây chính là chỗ mà việc số hoá mang lại hiệu quả nhìn thấy ngay.
Sổ giấy hỏng ở đâu khi số lượng tăng lên
Với vài chục người thì quyển sổ ký nhận vẫn chạy tốt. Vượt qua ngưỡng vài trăm, sổ giấy bắt đầu bộc lộ ba điểm yếu: chữ viết tay khó đọc, khó tổng hợp theo cỡ, và không tra cứu được khi cần biết một người đã nhận những gì trong ba năm gần đây.
Điểm yếu thứ tư nghiêm trọng hơn cả: quyển sổ chỉ có một bản. Ướt, mất hoặc thất lạc khi chuyển phòng là mất luôn toàn bộ dấu vết trang cấp, và không có cách nào dựng lại ngoài việc hỏi lại từng người.
Dữ liệu tối thiểu cần có trong bản số hoá
Mỗi lần phát nên ghi được sáu trường: mã nhân sự, bộ phận, tên món hàng, cỡ, số lượng và thời điểm. Sáu trường này đủ để tổng hợp theo bộ phận, theo cỡ và theo kỳ, đồng thời trả lời được phần lớn câu hỏi phát sinh về sau mà không phải mở lại chứng từ gốc.
Việc nhập liệu nên gắn với mã vạch hoặc mã phản hồi nhanh in trên thẻ nhân sự, để người phát chỉ quét thay vì gõ tay. Thao tác quét cũng loại bỏ được nhóm lỗi hay gặp nhất là ghi nhầm mã nhân sự giữa hai người trùng tên.
Bảng dữ liệu nên tách quyền: người phát chỉ được thêm bản ghi, không được sửa hay xoá bản ghi cũ. Muốn điều chỉnh thì tạo bản ghi hiệu chỉnh mới. Nguyên tắc này giữ cho lịch sử luôn liền mạch và là điều kiện để bản số hoá có sức thuyết phục khi cần đối chiếu.
Chữ ký điện tử của người nhận cần thoả điều kiện gì
Một hình ảnh chữ ký dán vào tệp không đủ. Chữ ký điện tử chỉ có giá trị khi thoả bốn yêu cầu thường được nhắc tới trong pháp luật giao dịch điện tử: xác định được người ký, gắn chặt với chính dữ liệu được ký, phát hiện được mọi thay đổi sau thời điểm ký, và phương tiện ký nằm trong sự kiểm soát của người ký.
Trong thực tế ở nhà máy, giải pháp phổ biến là ký trên màn hình cảm ứng của thiết bị phát hàng, kèm dấu thời gian và mã phiên. Đơn vị nào chưa sẵn sàng thì vẫn ký giấy rồi chụp lại lưu kèm bản ghi số, cách này chưa gọn nhưng vẫn hơn hẳn chỉ có mỗi sổ giấy.
Về phía sản phẩm, số lần giặt và mức bền của mã này không được chúng tôi quy thành con số trong tài liệu bán hàng, do các trị số ấy chỉ tồn tại trên kết quả thử của lô vải cụ thể. Đơn vị muốn ghi mốc thay đồ trong hệ thống nên lấy khuyến nghị bằng văn bản từ bên cung cấp.
Chuẩn bị dữ liệu trước khi lô hàng về kho
Danh sách nhân sự và bảng cỡ nên được nhập trước ngày giao, để hôm phát chỉ còn thao tác quét và ký. Với đơn áo thun đồng phục may theo đơn cho số lượng lớn, chuẩn bị trước một buổi có thể rút ngắn ngày phát xuống còn vài giờ.
Nếu đơn vị đặt nhiều dòng cùng lúc, hãy dùng chung một mã hàng hoá cho cả quần áo thể thao cấp cho hoạt động phong trào lẫn các dòng khác, để báo cáo tổng hợp không phải ghép thủ công từ nhiều bảng rời.
Phần đi kèm như giày vải cấp cùng đợt với bộ đồ thể thao cũng nên nằm trong cùng phiên phát để người nhận chỉ ký một lần. Xin nói rõ, dòng áo này thuộc nhóm trang phục nhận diện và không mang chức năng che chắn, nên bản ghi của nó không thay thế hồ sơ trang cấp của các vị trí có mối nguy. Nên xin bảng cỡ dạng tệp để nhập thẳng vào hệ thống thay vì gõ lại từ bản in.
