Tổ tiếp đoàn tham quan giữ một cái tủ riêng ngay cạnh phòng khách, và một cuốn sổ mượn đồ mỏng. Mỗi lần có đoàn báo trước là họ mở tủ, đếm ra đủ số, xếp thành hàng trên bàn dài. Vành nhựa gắn quanh nón nằm trong nhóm hay phải soạn ra nhất, vì đoàn nào cũng có người ngại nắng. Soạn thì nhanh, cái mất công là lúc đoàn về và mọi thứ quay trở lại tủ.
Đoàn tới thì mượn ở đâu
Có nơi để đồ tiếp khách chung với đồ cấp cho người làm, lấy chung một tủ cho gọn. Cách ấy tiện lúc soạn nhưng rối lúc trả, vì hai luồng đồ có hai nhịp hoàn toàn khác nhau. Đồ của người làm đi theo tháng, đồ tiếp khách đi theo từng buổi lẻ. Trộn hai nhịp vào một tủ thì cuối quý không ai nói được món nào thuộc luồng nào. Dành đứt một ngăn tủ cho phía khách là lối gọn nhất, lại dễ chỉ lại cho người mới vào tổ. Nhân đây nói rõ một điều: vành nón che nắng cho mặt, không phải phần đội lên đỉnh đầu.
Phần đội lên đỉnh đầu là món khác hẳn, và món ấy phải soạn riêng chứ không thay thế cho nhau được.
Cỡ nào cũng vừa là chuyện khó
Đoàn tham quan gồm người lớn, có khi có cả sinh viên, có khi có cả khách nước ngoài. Một tủ đồ tiếp khách không thể phủ hết mọi vòng đầu, và cũng không nên cố phủ hết. Cách nhiều nơi chọn là giữ ba mức thông dụng và chấp nhận vài trường hợp phải xoay xở. Xoay xở ở đây nghĩa là mượn tạm của tổ nào đang không đi làm, rồi trả về ngay chiều ấy.
Muốn xoay xở trơn thì phải biết trước tủ nào đang rảnh, và biết trước thì phải hỏi từ hôm trước. Hỏi từ hôm trước lại đòi tổ tiếp đoàn nhận được lịch sớm hơn nửa ngày. Nửa ngày ấy nghe ít nhưng đúng là ranh giới giữa chuẩn bị và chạy vội. Nơi nào chốt được lịch đoàn trước một ngày thì hầu như chẳng khi nào thiếu đồ.
Sổ mượn ghi lúc phát, quên lúc thu
Lúc phát thì ai cũng ghi, vì phát là lúc mọi người còn đứng chờ và có thời gian. Mượn đủ cho đoàn là một việc; đếm lại đủ lúc đoàn về lại là việc thường bị bỏ dở giữa chừng. Đoàn về thường vội, xe chờ ngoài cổng, khách vừa trả đồ vừa bắt tay chào. Người của tổ tiếp đoàn lúc ấy đang tiễn khách chứ không đứng cạnh cái thùng để đếm.
Cách chữa rất thô sơ: đặt cái thùng ngay lối ra và cắt một người đứng đó suốt lúc tiễn. Một người đứng đếm trong mười phút giải quyết được thứ mà cả buổi chiều dò lại không xong. Nếu không cắt được người thì ít nhất phải đếm ngay sau khi xe lăn bánh, đừng để tới hôm sau.
Đón đoàn xong thì xếp lại thế nào
Giả sử đoàn khách tới sớm hơn hẹn, tổ tiếp đoàn vẫn kịp nếu tủ đã soạn từ hôm trước. Ba mục ấy chưa từng được điền: đoàn khách hôm nay có bao nhiêu người, ai giữ sổ mượn đồ của tổ tiếp đoàn, đồ mượn hôm trước đã trả đủ chưa. Ba mục ấy nằm trong cuốn sổ treo trong tủ, và bên ngoài thì chịu, không nơi nào chép hộ ba con số ấy cho tổ tiếp đoàn. mũ nón đồng phục mang ra đón đoàn cho khách dễ nhận ra nhau giữa xưởng đông. Kèm theo là mũ trùm đầu chuẩn bị sẵn cho khách nếu đoàn phải đi qua khu nhiều bụi. Nên đếm lại đồ mượn ngay lúc đoàn khách rời cổng, chứ đừng để tới buổi sau mới mở tủ ra dò. Ai cần chọn tiếp thì sang góc phụ kiện nón cho khách đoàn mượn.