Tổ ghi số liệu tại chỗ có một quy định rất cũ: cái gì ghi trong buồng thì ghi bằng tay, chẳng gõ máy. Quy định ấy sinh ra từ thời chưa ai mang máy vào được, rồi nó ở lại vì tiện. Cuốn sổ mang vào buồng do đó phải chịu được điều kiện bên trong suốt cả ca. Xin nói trước cho khỏi lệch nghĩa: cuốn sổ chịu được điều kiện trong buồng, còn số ghi trong đó đúng hay sai là việc người ghi. Hai chuyện ấy tách bạch, và người kiểm về sau phải soi đúng chuyện thứ hai.
Sổ nào được mang vào buồng
Không phải cuốn nào cũng qua được cửa. Sổ bìa mềm hay bung gáy, sổ có lò xo hay rụng vụn kim loại, sổ giấy thường thì tơi ra khi tay ẩm. Người trực cửa nhìn ba thứ ấy trước khi cho vào, và họ nhìn rất nhanh. Nhìn quen thì chỉ cần bẻ thử gáy một cái là biết cuốn ấy trụ được mấy ca. Ghi đủ dòng trong ca là xong phần người ngồi trong; số ấy có ra được khỏi buồng hay không thì cuốn sổ chẳng bảo đảm. Nhiều nơi băng keo quấn bìa sổ cho khỏi bung, vì gáy là chỗ hỏng trước tiên. Ai ngồi ghi lâu còn phải giữ nguyên mũ trùm đầu đội lúc ngồi ghi, chớ kéo xuống cho mát.
Ghi tại chỗ khác gì ghi ngoài
Ghi tại chỗ thì thấy gì biên nấy, ghi ngoài thì phải nhớ lại. Nhớ lại qua một lớp cửa và một lần thay đồ là mất chừng vài chi tiết. Ai từng làm đều biết cảm giác đứng ở gian đệm mà cố dựng lại thứ tự việc vừa xong. Chi tiết mất thường là giờ, chứ ít khi là con số chính. Nhưng thiếu giờ thì cả bảng mất trật tự, và bảng mất trật tự thì chẳng dựng lại được. Câu dặn của tổ vỏn vẹn một dòng: đóng biểu ghi chép ngay lúc rời khỏi buồng. Ai quen đóng biểu ghi ngay lúc rời buồng thì tối về khỏi ngồi dựng lại giờ giấc.
Số liệu ra khỏi buồng bằng đường nào
Có hai đường: mang cả cuốn ra, hoặc đọc qua kính cho người bên ngoài chép. Đường thứ nhất nhanh mà tốn một lượt làm sạch cho cuốn sổ. Đường thứ hai không tốn gì, đổi lại nó thêm một người, và thêm người là thêm chỗ sai. Số ghi tại chỗ và số nhập lại vào máy thường lệch đúng một dòng. Dòng lệch ấy hay nằm ở cuối trang, chỗ người đọc chuyển sang trang mới. Đánh số trang bằng bút đỏ trước khi mang vào là mẹo cũ, tốn ít công mà bịt hẳn chỗ hở này. Không cột nào của biểu ghi chép chứa nổi ba điều: cuốn sổ trong buồng đã ghi tới trang nào, ai mang sổ ra khỏi buồng chiều qua, biểu ghi chép kỳ này gồm mấy tờ. Muốn rõ thì phải hỏi người vừa ra, và hỏi ngay lúc họ còn đứng ở gian đệm.
Kỳ sau nên đổi chỗ nào
Người trong buồng khép lại phần của mình rồi, còn phần rắc rối đổ về bên nhập liệu. Bên nhập phải đoán chữ, đoán dấu, và đoán cả chỗ viết đè. Cách gỡ ít tốn nhất là kẻ sẵn ô cho từng loại số, đừng để trang trắng. Ô kẻ sẵn ép người ghi viết đúng chỗ, và ép luôn cả người đọc nhìn đúng hàng. Kỳ sau chỉ cần đổi một thứ: in thêm cột giờ ở mép trái mỗi trang. Cột ấy hẹp thôi, rộng chừng hai đốt ngón tay, nhưng nó đỡ gần hết việc sắp lại trật tự khi bảng đã ra ngoài. Những món chưa nhắc xếp trong trang thiết bị phòng sạch giở khi soạn biểu ghi.
