Toà nhà văn phòng nào cũng chia thành nhiều khu do các bên khác nhau lo. Khu sảnh, khu hầm để xe, khu nhà vệ sinh dùng chung, khu văn phòng cho thuê. Người dọn ở mỗi khu có phạm vi và giờ giấc riêng. Khách thuê nhìn vào thì thấy ai cũng giống ai, chẳng phân biệt nổi bên nào phụ trách chỗ nào. Ban quản lý cũng khó theo nếu chỉ đứng nhìn. Lối gỡ quen thuộc là cho mỗi khu một màu.
Màu chỉ chạy khi có bảng quy ước kèm theo
Cho màu thì dễ, giữ cho màu còn nghĩa mới khó. Người mới vào chưa nắm được sắc nào thuộc khu nào. Đợt bổ sung sau lấy nhầm sắc gần giống thì hai khu hoá một. Nhà cung cấp đổi lô nhuộm cũng đủ làm rối. Chỉ cần lệch một nấc sắc là bảng phân công mất tác dụng. Thứ chốt lại là tấm bảng quy ước treo ở nơi ai cũng đi qua. Bảng ấy ghi tên khu, ô màu, và tên người phụ trách.
Mẫu DTV0004 là bộ tạp vụ chia màu theo khu, cổ tàu, đặt được nhiều sắc trên cùng một dáng. Cùng một dáng là điểm đáng giữ, bởi nó khiến cả toà nhà nhìn thống nhất. Khác màu thì mắt nào cũng nhận ra; màu ấy trỏ đúng khu nào trong bảng quy ước lại là điều buộc phải viết xuống. Không viết thì sau dăm đợt tuyển, màu chỉ còn là màu. Cổ tàu cũng giúp phần khác biệt dồn hết vào sắc vải chứ chẳng tán ra kiểu dáng. Đó là lựa chọn có chủ ý, không phải chuyện tình cờ.
Ba dòng không nằm trong hệ thống nào
Ban quản lý dùng phần mềm theo dõi công việc và theo dõi hợp đồng. Phần mềm ấy biết khu nào do bên nào lo. Nó không biết bên ấy mặc màu gì, cũng chẳng có ô nào để điền vào. Kho thì biết đã xuất bao nhiêu bộ màu xanh, song chẳng biết xanh dành cho khu nào. Màu gán cho từng khu thì chẳng phần mềm nào giữ hộ, khu nào vừa đổi màu cũng chẳng ai chép lại, còn người giữ bảng quy ước màu thì thay theo nhiệm kỳ. Cả ba dòng lọt gọn trên một tờ dán ở cửa kho.
Khi toà nhà mở thêm khu mới
Khu mới thường chạy gấp, và đồng phục là thứ chờ lâu nhất. Không ít nơi rút tạm từ mảng đồ may sẵn bổ sung cho khu mới rồi đặt sắc riêng sau. Lối ấy hợp lý miễn là bảng quy ước ghi rõ đây mới là màu tạm. Khu dịch vụ trong toà nhà cũng có nhu cầu tương tự, và đồ spa gán màu riêng đi theo đúng cách làm ấy. Một dòng ghi chữ tạm giữ cho cả bảng khỏi bị hiểu sai về sau. Người tiếp quản đọc tới đó là biết còn việc chưa xong.
Tờ giấy nên dán ngay ở cửa kho
Kẻ ba cột, gán màu cho từng khu trong bảng quy ước. Dán bảng màu lên cửa kho, đúng chỗ người phát đồ vẫn đứng. Ai lấy hàng cũng nhìn thấy, và người mới khỏi phải hỏi ai. Bảng bạc màu thì in lại, tốn đúng một tờ giấy. Muốn coi dáng cổ tàu cùng các sắc đang có thì mở kệ đồng phục tạp vụ chia màu theo khu.
