Bộ quần áo bảo hộ màu cam cháy có phản quang, mã DBH0055, thường được mua theo lô vài trăm bộ. Ở quy mô đó, câu hỏi đáng chuẩn bị trước không phải là hàng có tốt hay không, mà là nếu lô hàng về không đúng như đã thoả thuận thì doanh nghiệp làm gì, làm trong bao lâu, và dựa vào giấy tờ nào.
Khiếu nại là một quy trình có thời hạn, không phải một cuộc cãi vã
Khiếu nại chất lượng chỉ có sức nặng khi được nêu ra trong thời hạn. Thời hạn ấy không do luật ấn định cho hàng may mặc mà do hợp đồng quy định, thông thường là bảy tới mười lăm ngày kể từ ngày nhận. Quá hạn thì mọi lập luận đều yếu đi, kể cả khi lỗi đã rõ mười mươi.
Vì thế việc đầu tiên khi hàng về không phải là nhập kho mà là kiểm. Kiểm toàn bộ thì không ai làm nổi, nên cách thông dụng là mở ngẫu nhiên hai tới năm phần trăm của lô, rải đều trên nhiều thùng thay vì dồn vào một thùng, và kiểm ngay trong ngày nhận. Cách này áp cho mọi áo bảo hộ nhận theo lô nên mở kiểm ngẫu nhiên trước khi nhập kho.
Bốn dạng lỗi lô hàng và cách chứng minh từng dạng
Dạng thứ nhất là sai số lượng theo cỡ: tổng số đúng nhưng phân bổ cỡ lệch so với đơn đặt. Đây là dạng dễ chứng minh nhất, chỉ cần đếm rồi đối chiếu với bảng đặt hàng, nên cũng là dạng được hai bên xử lý nhanh nhất mà ít khi phải tranh luận.
Dạng thứ hai là lệch màu giữa các thùng, thường do vải đến từ hai lần nhuộm khác nhau. Cách chứng minh là chụp hai chiếc đặt cạnh nhau dưới cùng một nguồn sáng, kèm ảnh tem lô trên từng chiếc. Đừng chụp dưới đèn vàng của kho, vì bên bán sẽ phản bác bằng đúng chi tiết đó.
Dạng thứ ba là sai thông số may, chẳng hạn dài tay lệch so với mẫu đã duyệt; cách chứng minh là đo trên mặt phẳng và chụp ảnh có thước nằm trong khung hình. Dạng thứ tư là lỗi vật liệu: chỉ bung, khoá kẹt, vải lỗi sợi. Dạng này phải thống kê theo tỷ lệ trên số chiếc đã mở kiểm, vì một chiếc lỗi không đủ làm căn cứ cho cả lô.
Hồ sơ phải có sẵn từ trước khi lỗi xảy ra
Ba thứ phải chuẩn bị từ trước mới khiếu nại được. Thứ nhất là mẫu đã duyệt, niêm phong, có chữ ký hai bên và ghi ngày. Thứ hai là bảng thông số kèm hợp đồng, ghi rõ số đo thành phẩm cho từng cỡ cùng dung sai cho phép. Thứ ba là biên bản giao nhận có ghi lại tình trạng bao bì lúc mở.
Thiếu mẫu duyệt thì mọi tranh luận về màu và về form biến thành tranh luận về cảm nhận, mà bên mua luôn thua trong loại tranh luận đó. Chi phí để có một mẫu duyệt chỉ là một bộ sản phẩm cộng mười phút ký tên, rẻ hơn hẳn mọi phương án chữa cháy về sau.
Chúng tôi không ghi dung sai cho phép về số đo hay về sắc màu cho mã này, bởi dung sai là điều khoản trong hợp đồng giữa bên mua và nơi sản xuất chứ không phải thuộc tính của sản phẩm trên trang bán hàng. Con số đó phải được thoả thuận trước lúc ký, không phải đi tra sau khi hàng đã về.
Ba mức xử lý và cách chọn mức cho từng tình huống
Mức thứ nhất là đổi phần lỗi và giữ phần đạt: nhanh nhất, ít xáo trộn nhất, hợp với lỗi phân bổ cỡ và lỗi vật liệu rải rác. Mức thứ hai là giảm giá cho phần lỗi rồi giữ nguyên hàng, hợp khi lỗi thuộc về hình thức và tiến độ cấp phát không cho phép chờ đợt bù. Mức thứ ba là trả toàn bộ lô, chỉ nên dùng khi lỗi mang tính hệ thống.
Có một loại lỗi mà bộ này không thể bị khiếu nại, vì nó chưa bao giờ được cam kết: hạng của trang phục cảnh báo. Mã DBH0055 không đi kèm phép đo diện tích vật liệu phản quang nào, nên doanh nghiệp cần một mức hiệu năng ràng buộc được vào hợp đồng thì phải mua từ áo cảnh báo có báo cáo thử là căn cứ khiếu nại rõ ràng hơn, nơi con số ấy nằm sẵn trong hồ sơ của chính sản phẩm.
Điều khoản nghiệm thu nên được viết vào hợp đồng ngay từ đơn đầu tiên, kể cả với lô nhỏ, bởi đó là lúc hai bên còn dễ nói chuyện nhất, tham khảo bộ đồng phục lao động ký hợp đồng có điều khoản nghiệm thu rõ. Nên thoả thuận kiểm đếm theo cỡ trước khi giao và gửi kèm bảng kê cho từng thùng, để bên mua có sẵn căn cứ đối chiếu ngay trong ngày nhận hàng.
