Phần lớn doanh nghiệp cấp áo cảnh báo theo thói quen mỗi người một chiếc mỗi năm. Con số đó không dựa trên gì cả. Định mức đúng phải tính ngược từ tần suất giặt, bởi giặt mới là thứ tiêu hao khả năng phản quang, và tần suất giặt lại phụ thuộc vào công việc chứ không phụ thuộc vào lịch tài chính.
Bốn số liệu cần có trước khi tính
Số thứ nhất là số người theo từng vị trí công việc, không phải tổng số lao động, vì tổ làm ngoài bãi và tổ văn phòng có nhu cầu khác hẳn. Số thứ hai là tần suất giặt thực tế của từng nhóm. Số thứ ba là số chu kỳ bảo quản mà nhà sản xuất công bố trên nhãn hoặc trong tờ hướng dẫn của chính lô hàng đang dùng. Số thứ tư là tỷ lệ hao hụt vì rách, mất, và vì người mới vào.
Xin lưu ý số thứ ba phải đọc từ nhãn của lô hàng cụ thể. Bộ tiêu chuẩn quốc tế không ấn định một con số cố định cho mọi sản phẩm; trách nhiệm công bố thuộc về nhà sản xuất và người dùng phải tính theo con số được công bố đó.
Một ví dụ tính bằng con số giả định
Giả sử một tổ ngoài bãi giặt áo hai lần mỗi tuần, tương ứng khoảng một trăm lần giặt trong một năm làm việc. Nếu nhãn của lô hàng ghi hai mươi lăm chu kỳ, chiếc áo hết hiệu lực bảo vệ sau chừng ba tháng, nghĩa là mỗi người cần khoảng bốn chiếc một năm. Cũng tổ ấy nếu chỉ giặt mỗi tuần một lần thì con số rơi xuống còn hai chiếc.
Chênh lệch gấp đôi này không đến từ chất lượng hàng mà đến từ cách vận hành. Doanh nghiệp nào giảm được tần suất giặt bằng cách phân công hợp lý và làm sạch tại chỗ các vết bẩn nhỏ sẽ kéo dài tuổi thọ áo mà không phải trả thêm đồng nào.
Cộng thêm phần đệm và phần thời gian chờ hàng
Trên con số vừa tính, nên cộng thêm khoảng một phần mười cho hao hụt và cho lao động mới tuyển giữa năm. Nếu áo được đặt may riêng theo màu và theo nhãn của doanh nghiệp, phải cộng tiếp thời gian chờ sản xuất, thường tính bằng tuần chứ không phải bằng ngày, và giữ một lượng tồn tối thiểu để không rơi vào cảnh có người đi làm mà không có áo để phát.
Đưa định mức vào văn bản để nó tồn tại được lâu
Định mức chỉ có giá trị khi được viết thành một dòng trong danh mục trang cấp, ghi rõ vị trí công việc, số lượng mỗi người mỗi năm, và căn cứ tính. Có văn bản thì năm sau người khác tiếp quản vẫn hiểu vì sao lại là con số đó, và khi tần suất giặt thay đổi thì chỉ cần sửa một tham số thay vì tranh luận lại từ đầu.